O Playbook de Automatização de Processos Automatiza o seguimento. Mantém a relação.
Não perdes clientes por uma proposta fraca. Perdes nos intervalos entre um passo e o seguinte. Este guia de automatização de processos mostra que passagens de testemunho deves entregar primeiro a uma máquina, como as construir para que se comportem e quando as desligar.
Uma passagem falhada não faz barulho.
Alguém preenche o teu formulário numa sexta ao fim do dia e ninguém responde até terça. Uma chamada acaba com "envio isso amanhã" e o amanhã está cheio. Um cliente novo paga e a receção depende de te lembrares. Cada caso é uma passagem de ti para ti, uns dias depois, e não há ninguém para a apanhar. Juntos, custam mais do que qualquer objeção de um potencial cliente. A automatização de processos existe para fechar estes buracos.
Nenhuma delas é "poupar tempo".
O interesse é perecível. Quem levanta a mão recebe resposta, mesmo quando estás numa reunião, a dormir ou fora. Não se trata de volume. Trata-se de nunca deixar uma mão levantada sem resposta.
Com cinco leads lembras-te de todos. Com mil já não há melhor esforço, só o que o sistema faz. Um fluxo de trabalho não tem favoritos e não se cansa.
Uma tarefa criada para ti, um lead encaminhado para a lista certa, um registo etiquetado para o passo seguinte o encontrar. É aqui que as passagens realmente se perdem.
Construir um fluxo obriga-te a escrever os passos. Muita gente descobre que o processo que julgava ter não é o que executa.
Tira a contabilidade administrativa da relação e a atenção vai para a resposta cuidada e para a chamada que era preciso fazer.
Escrito uma vez, corre para todos os que cumprem o gatilho. Cada melhoria aplica-se a todos os seguintes, em noites que passas a fazer outra coisa.
A automatização de processos é a equipa que não tens.
Não para falar por ti. Para se lembrar por ti. Uma forma de garantir que o que já decidiste fazer acontece, sempre, para cada pessoa, no momento certo.
Cinco partes, por ordem.
Seis mecanismos pelos quais uma máquina fiável vence uma pessoa bem-intencionada numa semana carregada, e o limite honesto: amplifica o processo que executa, incluindo um mau.
Começa pelas passagens que se perdem, automatiza só o que já funciona à mão, começa por ações que só tocam em ti e escreve o que nunca vais automatizar.
Gatilhos, condições e ações. Escreve primeiro em frases, dispara em eventos que aconteceram mesmo, ramifica em factos que registas, um trabalho por ação.
Duplicados, mensagens desatualizadas, testar em ti, respeitar quem se desinscreveu, ler o que os teus fluxos fizeram de facto e quando desligar um.
Escolher e desenhar, antes de ligar e a revisão mensal. Cada linha é uma caixa que podes ou não marcar.
Nove formas de a automatização passar de fiabilidade a risco. Todas são falhas de escolha, desenho e atenção, não de ferramentas.
Anota as passagens que realmente se perdem, não as mensagens que gostarias de ter enviado. Ordena-as por frequência e pelo custo de cada uma, e começa pela primeira.
Duas ou três frases simples: quando isto acontece, se aquilo é verdade, faz estas coisas. Se não o consegues escrever assim, ainda não está desenhado, e um editor visual só esconde a confusão.
Uma tarefa para ti, uma etiqueta, um lembrete. Podem estar errados sem ninguém de fora saber. Ganha confiança nos teus gatilhos antes de os apontares a clientes.
- Geres um negócio de uma pessoa e queres escalá-lo sem contratar alguém para enviar seguimentos.
- Sabes que as coisas se perdem nas semanas carregadas e queres que isso pare.
- Estás disposto a fazer um processo à mão antes de o automatizar.
- Queres um método que possas rever sozinho, não um monte de fluxos que ninguém verifica.
- Queres enviar mais mensagens a mais pessoas e chamar-lhe crescimento.
- Esperas que uma máquina faça alguém sentir-se conhecido.
- Queres um passo a passo de uma ferramenta específica, botão a botão.
- Queres automatizar reclamações, más notícias ou negociação.
Deixa que ela cumpra a promessa. A relação é tua.
A maioria das promessas não se quebra por uma decisão. Quebra-se por uma terça-feira. Uma máquina não faz ninguém sentir-se conhecido, e essa parte continua tua. O que ela pode fazer é garantir que cada mão levantada recebe resposta e que cada promessa chega ao dia para que foi feita. Nunca peças a um que faça o trabalho do outro.
Luis Gonçalves
Vinte anos no desenvolvimento de produtos digitais. Liderou a transformação ágil na Nokia. Dá aulas na Porto Business School. Passou a última década a trabalhar com fundadores na Arábia Saudita, em Portugal, no Brasil e no ecossistema mais vasto de startups de mercados emergentes.
Chama-se a si próprio o Dark Entrepreneur porque acredita que o mundo dos fundadores é alérgico à honestidade. Sem teatro de sucesso. Sem montras de conquistas. Apenas o trabalho real que tem de ser feito.