Az Automatizálás playbook Automatizáld az utánkövetést. A kapcsolatot tartsd meg.
Nem egy gyenge ajánlat miatt veszíted el az ügyfeleket. Azért veszíted el őket, mert egyik lépés és a következő között rés van. Ez az útmutató megmutatja, melyik átadásokat bízd előbb egy gépre, hogyan építsd fel őket, hogy jól működjenek, és mikor kapcsold ki őket.
Az elejtett átadás nem csinál zajt.
Valaki péntek este kitölti az űrlapodat, és kedd előtt senki nem válaszol. Egy hívás így ér véget: „Holnap elküldöm”, de a holnap tele van. Egy új ügyfél fizet, és a köszöntés azon múlik, eszedbe jut-e. Mindegyik egy átadás tőled önmagadnak, pár nappal később, és nincs, aki elkapja. Együtt többe kerülnek, mint bármelyik ellenvetés, amit egy érdeklődő valaha felhozott.
Egyik sem az, hogy „időt spórolsz”.
Az érdeklődés romlandó. A jelentkezőre akkor is válasz érkezik, ha éppen megbeszélésen vagy, alszol, vagy távol vagy. Ez nem a mennyiségről szól. Arról szól, hogy soha ne maradjon válasz nélkül egy felemelt kéz.
Öt érdeklődőnél mindenkire emlékszel. Ezernél már nincs legjobb igyekezet, csak az van, amit a rendszer csinál. Egy munkafolyamatnak nincsenek kedvencei, és nem fárad el.
Egy feladat, amit neked hoz létre, egy érdeklődő a megfelelő listára irányítva, egy megcímkézett rekord, hogy a következő lépés megtalálja. Itt hullanak el valójában az átadások.
Egy munkafolyamat építése arra kényszerít, hogy leírd a lépéseket. Sokan rájönnek, hogy a folyamat, amiről azt hitték, hogy van, nem az, amit valójában követnek.
Vedd ki a adminisztrációt a kapcsolatból, és a figyelmed arra jut, ami számít: az átgondolt válaszra és a hívásra, amit meg kellett tenni.
Egyszer megírod, és mindenkinek lefut, aki eléri az eseményindítót. Minden javítás utána mindenkire érvényes, olyan estéken is, amikor valami mással foglalkozol.
Az automatizálás az a munkatárs, akid nincs.
Nem azért, hogy helyetted beszéljen. Hanem hogy helyetted emlékezzen. Hogy a dolgok, amiket már eldöntöttél, megtörténjenek, minden alkalommal, minden emberrel, a megfelelő pillanatban.
Öt rész, sorrendben.
Hat mechanizmus, amellyel egy megbízható gép felülmúl egy jó szándékú embert egy elfoglalt héten, és az őszinte korlát: felerősíti azt a folyamatot, amit futtat, a rosszat is.
Kezdd az elejtett átadásokkal, csak azt automatizáld, ami már kézzel is működik, olyan műveletekkel indulj, amelyek csak téged érintenek, és írd le, mit nem fogsz soha automatizálni.
Eseményindítók, feltételek és műveletek. Először írd le mondatokban, olyan eseményre indíts, ami biztosan megtörtént, olyan tények alapján ágaztass, amiket rögzítesz, és egy művelet egy feladat legyen.
Duplikációk, elavult üzenetek, tesztelés magadon, a leiratkozások tiszteletben tartása, annak elolvasása, mit tettek valójában a munkafolyamataid, és mikor kapcsolj ki egyet.
Válassz és tervezz, mielőtt bekapcsolod, és a havi felülvizsgálat. Minden sor egy négyzet, amit vagy ki tudsz pipálni, vagy nem.
Kilenc mód, ahogy az automatizálás megbízhatóságból kockázattá válik. Mind a kiválasztás, a tervezés és a figyelem hibája, nem az eszközöké.
Írd le az átadásokat, amelyek tényleg elesnek, ne azokat az üzeneteket, amelyeket szeretnél elküldeni. Rangsorold őket aszerint, milyen gyakran fordulnak elő és mennyibe kerülnek, és a lista tetejéről indulj.
Két-három egyszerű mondat: ha ez történik, ha ez igaz, tedd ezeket. Ha nem tudod így leírni, még nincs megtervezve, és egy vizuális szerkesztő csak elrejti a zavart.
Egy feladat neked, egy címke, egy emlékeztető. Ezek tévedhetnek úgy, hogy kívülálló nem tud róla. Szerezz bizalmat az eseményindítóidban, mielőtt ügyfelekre irányítod őket.
- Egyszemélyes vállalkozást vezetsz, és növelni szeretnéd anélkül, hogy valakit felvennél az utánkövetések küldésére.
- Tudod, hogy a sűrű heteidben dolgok elesnek, és azt szeretnéd, hogy ez megszűnjön.
- Hajlandó vagy kézzel végigcsinálni egy folyamatot, mielőtt automatizálod.
- Olyan módszert szeretnél, amit te magad át tudsz nézni, nem munkafolyamatok halmát, amit senki nem ellenőriz.
- Több üzenetet akarsz küldeni több embernek, és ezt növekedésnek hívod.
- Azt vársz, hogy egy gép valakivel elhitesse, hogy ismerik.
- Egy konkrét eszköz lépésről lépésre, gombról gombra történő bemutatását szeretnéd.
- Panaszokat, rossz híreket vagy tárgyalást akarsz automatizálni.
Hagyd, hogy a gép betartsa az ígéretet. A kapcsolatot te tartsd meg.
A legtöbb ígéretet nem egy döntés szegi meg. Egy kedd szegi meg. Egy gép nem tud elérni, hogy valaki ismertnek érezze magát, és ez a rész marad a tiéd. Azt viszont meg tudja tenni, hogy minden felemelt kézre válasz érkezik, és minden ígéret eléri azt a napot, amire szánták. Soha ne kérd egyiktől a másik munkáját.
Luis Gonçalves
Húsz év digitális termékfejlesztés. Vezette az agilis átalakítást a Nokiánál. A Porto Business School-ban tanít. Az elmúlt tíz évet alapítókkal töltötte Szaúd-Arábiában, Portugáliában, Brazíliában és a tágabb feltörekvő piaci startup-ökoszisztémában.
Sötét Vállalkozónak nevezi magát, mert szerinte az alapítók világa allergiás az őszinteségre. Nincs sikerszínház. Nincsenek összeállított legjobb pillanatok. Csak a valódi munka, amit el kell végezni.