Das Workflow-Automatisierung Playbook Automatisieren Sie das Nachfassen. Behalten Sie die Beziehung.
Sie verlieren Kunden nicht durch einen schwachen Pitch. Sie verlieren sie in den Lücken zwischen zwei Schritten. Diese Workflow-Automatisierung zeigt, welche Übergaben Sie zuerst einer Maschine überlassen, wie Sie sie sauber bauen und wann Sie sie ausschalten.
Eine verlorene Übergabe macht kein Geräusch.
Jemand füllt Freitagabend Ihr Formular aus, und bis Dienstag antwortet niemand. Ein Gespräch endet mit „Ich schicke das morgen“, und morgen ist voll. Ein neuer Kunde zahlt, und die Begrüßung hängt davon ab, ob Sie daran denken. Jede davon ist eine Übergabe von Ihnen an Sie selbst, ein paar Tage später, und niemand fängt sie auf. Zusammen kosten sie mehr als jeder Einwand, den ein Interessent je hatte. Genau hier setzt Workflow-Automatisierung an.
Keiner davon heißt „Zeit sparen“.
Interesse verfällt. Wer die Hand hebt, bekommt eine Antwort, auch wenn Sie im Termin sind, schlafen oder unterwegs. Es geht nicht um Menge. Es geht darum, keine gehobene Hand unbeantwortet zu lassen.
Bei fünf Leads erinnern Sie sich an jeden. Bei tausend gibt es kein Bestmögliches mehr, nur noch das, was das System tut. Ein Workflow hat keine Lieblinge und wird nicht müde.
Eine Aufgabe für Sie, ein Lead auf der richtigen Liste, ein Datensatz mit Tag, damit der nächste Schritt ihn findet. Genau hier gehen Übergaben tatsächlich verloren.
Wer einen Workflow baut, muss die Schritte aufschreiben. Viele merken dabei, dass der Prozess, den sie zu haben glaubten, nicht der ist, den sie leben.
Nehmen Sie die Buchhaltung aus der Beziehung, und die Aufmerksamkeit geht in die sorgfältige Antwort und das Gespräch, das geführt werden musste.
Einmal geschrieben, läuft sie für alle, die den Auslöser erreichen. Jede Verbesserung gilt für alle danach, an Abenden, die Sie mit etwas anderem verbringen.
Automatisierung ist das Personal, das Sie nicht haben.
Nicht, um für Sie zu sprechen. Um für Sie zu erinnern. Damit sicher geschieht, was Sie ohnehin beschlossen haben, jedes Mal, für jede Person, im richtigen Moment. Das ist Workflow-Automatisierung.
Fünf Teile, der Reihe nach.
Sechs Gründe, warum eine verlässliche Maschine in einer vollen Woche einen gutwilligen Menschen schlägt, und die ehrliche Grenze: Sie verstärkt jeden Prozess, auch einen schlechten.
Beginnen Sie bei den Übergaben, die verloren gehen, automatisieren Sie nur, was von Hand schon funktioniert, starten Sie mit Aktionen, die nur Sie betreffen, und schreiben Sie auf, was Sie nie automatisieren.
Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Erst als Sätze schreiben, auf Ereignisse auslösen, die sicher eingetreten sind, nach erfassten Fakten verzweigen, eine Aufgabe pro Aktion.
Duplikate, veraltete Nachrichten, an sich selbst testen, Abmeldungen respektieren, lesen, was Ihre Workflows wirklich getan haben, und wann Sie einen abschalten.
Auswählen und entwerfen, vor dem Einschalten und die monatliche Prüfung. Jede Zeile ist ein Kästchen, das Sie abhaken können oder nicht.
Neun Wege, wie aus Verlässlichkeit ein Risiko wird. Alle sind Fehler bei Auswahl, Entwurf und Aufmerksamkeit, nicht beim Werkzeug.
Schreiben Sie die Übergaben auf, die wirklich verloren gehen, nicht die Nachrichten, die Sie gern geschickt hätten. Ordnen Sie sie nach Häufigkeit und Kosten und beginnen Sie oben.
Zwei oder drei einfache Sätze: wenn das passiert, und das stimmt, tue dies. Wenn Sie es so nicht schreiben können, ist es nicht entworfen, und ein visueller Editor versteckt nur das Durcheinander.
Eine Aufgabe für Sie, ein Tag, eine Erinnerung. Die dürfen falsch sein, ohne dass es jemand draußen merkt. Gewinnen Sie Vertrauen in Ihre Auslöser, bevor Sie sie auf Kunden richten.
- Sie führen ein Ein-Personen-Unternehmen und wollen wachsen, ohne jemanden fürs Nachfassen einzustellen.
- Sie wissen, dass in vollen Wochen Dinge durchrutschen, und wollen, dass das aufhört.
- Sie sind bereit, einen Prozess erst von Hand zu machen, bevor Sie ihn automatisieren.
- Sie wollen eine Methode, die Sie selbst prüfen können, keinen Haufen Workflows, die niemand kontrolliert.
- Sie wollen mehr Nachrichten an mehr Leute schicken und das Wachstum nennen.
- Sie erwarten, dass eine Maschine jemandem das Gefühl gibt, gekannt zu werden.
- Sie wollen eine Anleitung für ein bestimmtes Werkzeug, Klick für Klick.
- Sie wollen Beschwerden, schlechte Nachrichten oder Verhandlungen automatisieren.
Lassen Sie sie das Versprechen halten. Die Beziehung halten Sie selbst.
Die meisten Versprechen brechen nicht durch eine Entscheidung. Sie brechen an einem Dienstag. Eine Maschine kann niemandem das Gefühl geben, gekannt zu werden, das bleibt Ihres. Sie kann aber sicherstellen, dass jede gehobene Hand eine Antwort bekommt und jedes Versprechen den Tag erreicht, für den es gedacht war. Verlangen Sie von keinem von beiden die Arbeit des anderen.
Luis Gonçalves
Zwanzig Jahre Erfahrung in der digitalen Produktentwicklung. Hat die agile Transformation bei Nokia geleitet. Lehrt an der Porto Business School. Hat das letzte Jahrzehnt mit Gründerinnen und Gründern in Saudi-Arabien, Portugal, Brasilien und im weiteren Startup-Ökosystem der Schwellenländer gearbeitet.
Er nennt sich den Dark Entrepreneur, weil er glaubt, dass die Gründerwelt allergisch auf Ehrlichkeit reagiert. Kein Erfolgstheater. Keine Highlight-Videos. Nur die echte Arbeit, die getan werden muss.