Ferramentas para freelancers:o que precisa um negócio solo

As ferramentas para freelancers e negócios de uma só pessoa resumem-se a sete tarefas: planear o trabalho, manter os clientes, chegar às pessoas, publicar, captar contactos, tratar do dinheiro e perceber o que funciona. Um negócio de uma pessoa precisa de cada tarefa coberta uma vez, e ligada, não de dez aplicações que nunca falam umas com as outras.

É a parte que a maioria das listas de ferramentas salta. Dão-te trinta logótipos e chamam-lhe stack. Este guia faz ao contrário: primeiro as tarefas, depois o que dispensar, depois uma forma de correr tudo num só sistema, que é o que nós próprios fazemos.

Ferramentas para freelancers: as sete tarefas que o teu negócio precisa de ver feitas

Começa pelo trabalho, não pelas marcas. Seja o que for que vendas, um negócio de uma pessoa tem de fazer estas sete coisas:

Repara no que não está na lista: um cap table, um sistema de processamento salarial, um pacote de recursos humanos. Não precisas deles no primeiro dia, e voltaremos a quando precisas.

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O problema da stack tecnológica de um EUpreendedor: as costuras, não as subscrições

A maioria dos EUpreendedores não gasta demais em nenhuma ferramenta. Cada uma é boa por si. O dano está nos espaços entre elas. A tua lista de clientes vive numa aplicação, a tua lista de email noutra, as tuas faturas numa terceira e os teus números numa folha de cálculo que reconstróis à mão todos os meses.

Assim, uma pergunta simples como «que origem me trouxe o melhor cliente?» demora uma hora a copiar entre separadores. Um EUpreendedor não tem uma pessoa de operações para o fazer. Tu és a pessoa de operações, por isso cada costura custa-te tempo que preferias gastar a vender.

A stack que usei para reconstruir o meu próprio software aos 45 anos, ainda com emprego, custou cerca de 3.250 € em ferramentas. O que lá estava está em A stack de 3.250 €. O ponto aqui é mais estreito: menos ferramentas, ligadas, vencem mais ferramentas, separadas, porque uma ferramenta que tens de te lembrar de alimentar é uma ferramenta que vais deixar de alimentar.

É por isso que a pergunta útil não é «qual é a melhor ferramenta para cada tarefa?». É «em quantos sítios vive o meu negócio?»

O que um EUpreendedor precisa mesmo no primeiro dia (e o que dispensar)

Não precisas das sete tarefas totalmente montadas antes de teres um cliente. Nas primeiras semanas, importam três coisas:

• Uma lista das pessoas com quem estás a falar. Uma folha de cálculo serve para as primeiras dez. Depois disso queres uma lista de clientes a sério. Comparamos as opções em CRM para freelancers.
• Uma forma de receber. Processamento de pagamentos, faturação e contabilidade básica. Vê como emitir recibos verdes e receber pagamentos e o programa de faturação certificado para um negócio de uma só pessoa.
• Um sítio para publicar e captar interesse. Uma página, um formulário, um primeiro email. Vê os criadores de sites para EUpreendedores e as ferramentas de email marketing gratuitas.

Dispensa isto até se tornarem problemas reais: um cap table (não tens cofundadores), processamento salarial e RH (não tens empregados) e um sistema de gestão de projetos com sprints. Uma aplicação de gestão de projetos simples chega e sobra para uma pessoa.

A regra é a mesma que usamos para os produtos: constrói a menor versão que funciona e acrescenta a peça seguinte quando a dor aparecer.

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Software para EUpreendedores num só sistema: como a FIKR cobre as sete tarefas

Esta é a versão que construímos para nós. A FIKR é uma única plataforma com um só conjunto de dados, por isso as sete tarefas acima são módulos da mesma coisa, não sete produtos separados. O que cada um faz, em termos simples:

• O FIKR OS é onde planeias. Estratégia e OKRs que descem para roadmaps, backlogs e quadros kanban, para que o objetivo trimestral e a tarefa desta semana sejam o mesmo plano.
• O FIKR Hub é o teu lado de clientes. Um CRM com contactos, organizações, um pipeline de vendas e atividades, mais campanhas e sequências de email, formulários, fluxos de trabalho e análise de tráfego e atribuição. Um só sítio para ver de onde veio cada cliente e onde está agora.
• O FIKR Content é onde publicas. Formulários, funis, uma plataforma de podcast, uma biblioteca multimédia e análise de conteúdo. As ferramentas de páginas, blogue e SEO dentro do Content estão marcadas como ainda em lançamento no produto hoje, por isso não planeies à volta delas ainda.
• O FIKR Score transforma o teu método num motor de contactos: avaliações com a tua marca que produzem relatórios em PDF gerados por IA, com o contacto a cair no teu pipeline.
• O FIKR Money cobre o lado do dinheiro: contas bancárias e transações, folga financeira e previsão, acompanhamento de despesas e receitas, lucros e perdas, orçamentos, e contas a pagar e a receber.

Como é um só modelo de dados, as ligações fazem o trabalho que antes as costuras faziam. Um contacto que termina uma avaliação aparece no pipeline já pontuado. A origem de um cliente fica atribuída à faturação que produziu. A tua folga financeira é calculada a partir das transações que realmente registaste.

O que a FIKR não é: um processador de pagamentos, um consultor fiscal ou um banco. Vais continuar a ligar um fornecedor de pagamentos para cartões, e vais continuar a precisar de um contabilista para as declarações. Desconfia de qualquer plataforma que diga o contrário. Em Portugal, por exemplo, a emissão de faturas tem de ser feita com um programa certificado pela Autoridade Tributária.

Usamo-la nós próprios

Isto não é um discurso vindo da bancada. O Corporate Suffocation Index que podes fazer neste site é uma avaliação do FIKR Score. Os artigos deste blogue são guardados e publicados pelo próprio CMS da FIKR. É esse o ponto de construir um sistema e não uma stack: testas primeiro no teu próprio negócio.

Startup ou serviço: que versão se ajusta a um EUpreendedor?

A FIKR vem em duas formas, porque os dois tipos de negócio a solo funcionam de maneira diferente.

• FIKR Startup é para construir um produto. Reúne OS, Hub, Content, Cap, People, Money e Pitch. Os módulos de cap table, contratação e angariação de fundos estão lá para o dia em que aceitares um cofundador, uma contratação ou investidores, e ficam fora do teu caminho até lá.
• FIKR Service é para consultores, coaches e agências de uma pessoa. Reúne OS, Hub, Score, Tracking, Money, People, Content, Academy e Affiliate. O Tracking cobre tempo, avenças e taxa efetiva (quanto rende realmente uma hora). A Academy e o Affiliate servem para transformar o teu método num curso ou numa rede de parceiros quando estiveres pronto para deixar de vender só horas.

Se hoje vendes o teu próprio tempo, lê primeiro Diferença entre empreendedor e empresário. A diferença entre vender horas e construir algo que rende sem ti decide que versão precisas.

O acesso é neste momento por lista de espera nas duas páginas.

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Audita as tuas ferramentas em cinco passos

Uses ou não a FIKR, faz isto uma vez. Demora uma hora e costuma eliminar uma ou duas ferramentas:

1. Lista tudo o que pagas. Inclui as pequenas subscrições de que te esqueceste.
2. Associa cada ferramenta a uma das sete tarefas. Tudo o que não corresponde a nada é candidato a cancelar.
3. Encontra as duplicações. Duas ferramentas a fazer uma tarefa significa que uma delas é o custo de uma decisão passada.
4. Marca cada copiar-colar manual entre ferramentas. São as tuas costuras, e a primeira coisa a ligar ou eliminar.
5. Escolhe uma fonte de verdade para os clientes. Tudo o resto lê dela.

Perguntas frequentes

Que ferramentas precisam os EUpreendedores?

Sete tarefas: planeamento, uma lista de clientes e pipeline, email e formulários, um sítio para publicar, uma forma de captar contactos, gestão do dinheiro e analítica. Podes começar com três: uma lista de clientes, uma forma de receber e uma página que capte interesse.

Qual é a melhor stack tecnológica para um EUpreendedor?

A menor stack que cobre essas tarefas e mantém os dados dos clientes num só sítio. Poucas ferramentas ligadas vencem muitas separadas, porque o tempo que perdes está em mover dados entre elas.

Devo usar uma plataforma tudo-em-um ou ferramentas separadas?

É uma troca. As ferramentas especializadas separadas podem ir mais fundo numa tarefa, mas pagas isso em costuras e configuração. Uma plataforma tudo-em-um elimina as costuras e dá-te um só sítio onde olhar, ao custo de dependeres de um só fornecedor. Verifica com que facilidade consegues exportar os teus dados antes de te comprometeres. A FIKR indica que os dados podem ser exportados em formatos standard.

Preciso de um CRM como EUpreendedor?

Quando estiveres a gerir mais do que um punhado de conversas, sim. Antes disso, uma folha de cálculo chega. Comparamos as opções em CRM para freelancers.

Como consigo acesso à FIKR?

Pela lista de espera nas páginas do FIKR Startup e do FIKR Service. E se não tens a certeza de que queres sequer começar um negócio a solo, faz primeiro o Corporate Suffocation Index.