Problema de capacidade ou de fluxo? Como os distinguir

Para distinguir um problema de capacidade de um problema de fluxo, vê quanto da vida de um item típico foi passada sem ser trabalhada. Sobretudo à espera quer dizer fluxo, e a solução é o processo. Trabalhado a ritmo constante e ainda assim demasiado quer dizer capacidade, e a solução é menos compromissos ou mais prazo.

Como distinguir um problema de capacidade de um problema de fluxo no teu negócio

"Não estou a lançar depressa que chegue."

Já o disseste. Toda a gente que constrói sozinha já disse. Parece um problema. São dois, e as soluções apontam em sentidos opostos.

Problema de capacidade: realmente não há serões que cheguem para o que prometeste. Problema de fluxo: os serões existem, mas o trabalho pára, é começado antes de outra coisa acabar, ou fica à espera de uma decisão.

Corrige um problema de capacidade com ajustes de processo e não ganhas nada, porque a carga era simplesmente grande demais. Corrige um problema de fluxo trabalhando mais serões e pioras, porque despejas horas extra num sistema que tem fugas.

Aqui está a parte desconfortável. Sem dados não consegues saber qual dos dois tens. Por isso escolhes o padrão. E o padrão é sempre capacidade.

Porque culpas sempre os serões

Porque é a única hipótese disponível.

Funciona por feeling, e toda a conversa sobre velocidade vira conversa sobre esforço. Sentes-te atrasado. A causa óbvia é que não trabalhaste que chegue. Então o plano é: arranjar mais horas. Manhãs mais cedo. Noites mais tarde. Fins de semana.

Esse plano raramente ajuda. Se a causa real é o fluxo, as horas extra vão parar às mesmas paragens. Não acabas nada mais depressa, ficas mais cansado, e o cansaço em si atrasa-te ainda mais. Depois concluis que precisas de ainda mais horas. É um ciclo, e acaba na versão de ti que já não consegue abrir o portátil.

Se queres escalar sem contratar, este ciclo é a primeira coisa a quebrar. Escalar é tirar mais dos mesmos serões. Não o consegues empurrando com mais força contra um bloqueio.

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O teste: para onde foi o tempo?

Uma pergunta separa-os. Pega num item típico que pareceu lento. Quanto da sua vida foi passada sem ser trabalhada?

Mede o tempo decorrido do início ao fim. Depois pergunta quanto disso foi trabalho real. A diferença é espera. Por uma decisão que foste adiando. Por algo externo. Por um serão que nunca chegou.

A maioria das pessoas que mede isto pela primeira vez fica surpreendida. Quase toda a vida de um item passou intocada. Se é esse o teu retrato, não tens um problema de capacidade. Tens um problema de fluxo disfarçado de problema de capacidade.

Agora põe os sinais lado a lado:

Lê as três primeiras linhas. Parecem preguiça ou falta de tempo. Não são. São a forma de um problema de processo, e um problema de processo tem soluções de processo.

Dois arquétipos, a mesma queixa

Imagina dois operadores solo que dizem ambos ser demasiado lentos. O primeiro tem um quadro arrumado. Cada item é trabalhado de seguida, vai para o ar, e começa o próximo. Simplesmente há mais promessas do que serões. Isso é capacidade. Corta alguma coisa.

A segunda tem um quadro que parece ocupado. Muita coisa começada. Vários itens intocados há semanas, um à espera de uma escolha sobre preços que ela continua a adiar. Os serões dela estão bem. O fluxo dela é que está entupido. As horas extra desapareceriam no mesmo entupimento.

A mesma frase, curas opostas. Só os números mostram qual dos dois és.

Verifica primeiro os três suspeitos do costume

Quando o fluxo é mau, a causa é quase sempre uma de três. Verifica-as por esta ordem antes de recorreres a algo exótico.

Demasiado em curso. Tudo começado, nada acabado, cada sessão gasta a recarregar contexto. Conta o que está aberto. Quase sempre é mais do que pensas. O remédio está em como limitar o trabalho em curso.

Parado numa decisão. O trabalho espera por algo que não decidiste. E vai esperar indefinidamente, porque ninguém te anda a cobrar. É o assassino silencioso dos negócios solo. Ninguém pergunta "já decidiste?", por isso a resposta nunca é forçada. Olha para os itens mais lentos. Quantos esperavam que escolhesses?

Itens grandes demais. Um trabalho que não se consegue acabar nas sessões que realmente tens fica meio feito durante semanas e apodrece. Se o teu tempo de trabalho vem em blocos curtos, um item que precisa de uma sequência longa e ininterrupta nunca vai acabar. Corta-o.

Estas três explicam a grande maioria dos problemas de fluxo, e todas se resolvem pela forma como trabalhas, não trabalhando mais. Só depois de darem em nada deves suspeitar de capacidade.

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Como é um verdadeiro problema de capacidade

Existe. Não leias este artigo e decidas que o fluxo é sempre o culpado.

Um problema de capacidade é assim: o trabalho mexe-se quando lhe tocas, os itens raramente ficam parados, o teu quadro está arrumado, e a soma do que prometeste continua a exceder os serões que tens. Nenhuma paragem para encontrar. A aritmética simplesmente não bate certo.

É outra conversa. Menos compromissos, ou mais prazo. Diz não a alguma coisa. Adia um lançamento. Larga aquilo que soava bem em janeiro. É menos satisfatório do que um truque de processo, porque te pede que queiras menos. Mas é a solução honesta, e sai mais barata do que um burnout.

A parte surpreendente: podes ter os dois. Muitas vezes tens. Um aperto real de capacidade com um processo com fugas por cima. Nesse caso corrige primeiro o fluxo. É grátis, é rápido, e podes descobrir que o aperto era menor do que parecia. A decisão completa sobre o que cortar pertence à tua olhadela mensal, explicada em como rever o teu sistema de trabalho todos os meses.

Faz o diagnóstico uma vez por mês, não em pânico

O pior momento para diagnosticar é quando te sentes atrasado e cansado. O teu instinto já está a gritar "mais horas". Faz-o num dia calmo, na hora mensal, com os números à frente.

1. Olha para a distribuição e para a cauda, não para a média.
2. Investiga os poucos itens mais lentos um a um. Bloqueado numa decisão? Grande demais? Começado e abandonado?
3. Verifica se o trabalho em curso está a subir.
4. Calcula quanto da vida de um item típico não foi passada a ser trabalhada.
5. Só então decide: correção de fluxo, correção de capacidade, ou as duas.

A cauda faz o trabalho pesado. As médias escondem tudo o que importa. As coisas que demoraram cinco vezes mais do que as restantes são onde vivem os problemas sistémicos. Cada uma pode ser investigada individualmente. Como lê-las está em como ler os dados de entrega sem médias.

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Muda uma coisa, depois olha

Escolhe uma correção. Faz. Espera o suficiente para o sinal se mexer. Verifica.

Se limitas o trabalho em curso e resolves duas decisões paradas na mesma semana, não vais saber qual funcionou. E vais carregar as duas para sempre, porque não consegues justificar largar nenhuma. Uma mudança e uma verificação, repetidas, constroem uma compreensão real de como trabalhas de facto. Dão-te também algo mais raro do que hábitos novos: a confiança para largar os que não ajudam.

E se os dados disserem capacidade, acredita. Isso não é uma falha do método. É o método a fazer o seu trabalho. Impediu-te de passar um ano à procura de horas que nunca foram o problema, ou um ano a enfiar mais em horas que já estavam cheias.

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Perguntas frequentes

Posso ter um problema de capacidade e um problema de fluxo ao mesmo tempo?

Sim, e é comum. Corrige primeiro o fluxo, porque não custa nada e pode encolher a diferença aparente de capacidade. O que sobrar depois disso é a verdadeira questão de capacidade.

Porque é que a capacidade é o pressuposto por defeito?

Porque, sem dados, o esforço é a única hipótese disponível. A sensação de estar atrasado aponta direto para não trabalhar que chegue. É por isso que a resposta habitual é arranjar mais horas, e por isso que raramente ajuda.

E se eu não registar o tempo de todo?

Não precisas das horas trabalhadas. Precisas das datas de início e fim de cada item e de uma noção de quanto desse intervalo foi trabalho real. As horas estão na lista do que não se deve medir.

Qual é a verificação mais rápida que posso fazer hoje?

Pega no teu item recente mais lento e pergunta pelo que esperava. Uma decisão adiada, uma dependência externa, ou ser grande demais para acabar nas tuas sessões. Só essa resposta diz muitas vezes que problema tens.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Métricas de Entrega, um guia gratuito de 21 páginas.