Cycle time para EUpreendedor:defina uma vez só

O que é cycle time para um EUpreendedor? É quanto tempo um trabalho leva do momento em que realmente começa até o momento em que está genuinamente pronto. O número importa menos que suas duas definições. Escolha-as uma vez, anote e nunca as mude em silêncio.

O que é cycle time para um EUpreendedor, em palavras simples?

Começo. Fim. O intervalo entre os dois.

É só isso. Um trabalho começa, termina, e você conta os dias no meio. O cycle time é o número mais antigo, mais chato e mais útil da entrega. E é o que você deve medir primeiro.

Por que primeiro? Porque ele é um fato sobre o seu sistema. Quantas coisas você terminou é um fato sobre como você fatiou o trabalho. Fatie mais fino e a contagem sobe. Nada melhorou. O cycle time é mais difícil de maquiar, porque o relógio corre queira você ou não.

Se você levar só uma coisa deste post, leve esta. O número não é o ponto. As duas definições por trás dele são o ponto.

A definição é a resposta

Aqui está o detalhe que ninguém conta. O cycle time não tem uma versão única e correta. A definição que você escolhe decide o número que você recebe.

Quando o relógio começa? Quando você decide fazer a coisa? Quando você a coloca no quadro? Quando abre o editor pela primeira vez?

Quando ele para? Quando funciona na sua máquina? Quando está publicado? Quando um usuário real consegue de fato usar?

Escolha qualquer resposta. Não existe uma universalmente certa. Existe só uma consistente. Mas veja o quanto a resposta muda o resultado:

Olhe o padrão. O começo tarde e o fim cedo produzem um número lindo e curto. Os dois apagam em silêncio a parte da jornada em que o trabalho fica parado. E a espera é exatamente o que você quer encontrar.

Meu conselho, e é só um conselho: incline-se para as pontas honestas. Comece quando realmente começar. Termine quando chegar a um usuário. Sua definição de pronto deve combinar com o que chega ao cliente, não com o que parece pronto para você às dez da noite.

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Escreva. Sério.

Digamos que você vende um serviço produtizado e acompanha cada entrega a um cliente como um item. No trimestre passado você contou o relógio a partir do contrato assinado. Neste, sem pensar, conta a partir da primeira conversa. A linha cai. Você se sente genial. Nada mudou, só a data que você escolheu. Esse é o risco inteiro, e ele é invisível se a definição não estiver no papel.

Você não vai lembrar.

A sua versão de daqui a três meses vai definir "começou" de outro jeito. Um pouco. Sem perceber. Aí a tendência vai parecer estranha, uma linha que se curva sem motivo, e você vai gastar uma noite caçando uma causa que é só a sua própria definição mudando.

Duas frases numa folha. "O relógio começa quando eu trabalho nela pela primeira vez. Ele para quando um cliente consegue usar." Pronto. Cole ao lado do quadro.

Um bom teste: você conseguiria tirar o mesmo número dos mesmos dados daqui a três meses? Se não, a definição não está escrita direito. Outro teste: você sabe o que cada status do seu quadro deve significar? Uma coluna chamada "em andamento" que guarda tanto trabalho vivo quanto coisas que você abandonou em silêncio vai arruinar o número. Os dois testes estão na primeira lista de verificação do guia.

Por que uma boa média ainda pode te machucar

Agora a parte que a maioria erra. Calcula a média, se sente bem ou mal, e segue em frente.

A média é quase inútil para planejar. O que você realmente quer saber é: quanto isto vai levar, provavelmente, no pior caso? Essa resposta mora na dispersão.

A maioria das coisas termina em poucas noites. Algumas levam três semanas. As de três semanas são as que quebram seus planos. A média as lixa até virar um valor médio respeitável que não descreve nada que você viveu.

Então olhe o formato. Quais itens ficam na ponta curta? Quais ficam lá longe, na ponta longa? Uma dispersão apertada com média medíocre vence uma boa média com cauda longa. Dá para planejar em volta da primeira. A segunda te embosca.

A cauda tem um post próprio: como ler dados de entrega sem usar médias. Por ora, lembre de uma regra. Ao abrir os números, vá primeiro aos poucos itens mais lentos.

O que o cycle time mostra e você não vê

Ele mostra o atrito.

A maior parte da vida de um item não é construção. É espera. Por uma decisão que você vai adiando. Por algo externo. Por uma noite que nunca veio. Por dentro, você não enxerga. Estava ocupado com outra coisa, nada parecia travado, e o tempo derreteu em "levou três semanas".

Ponha os números lado a lado. O tempo realmente trabalhado nele. O tempo do começo ao pronto. A diferença é o atrito. Quem vê isso pela primeira vez costuma se assustar. Na maior parte da vida do item, ninguém estava trabalhando nele.

Essa diferença é o conserto mais barato que você tem. Nenhuma ferramenta nova. Nenhuma habilidade nova. Uma decisão que você vinha evitando, ou algo que começou cedo demais, ou uma tarefa grande demais para terminar nas sessões que você realmente tem.

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Como começar, esta semana

Mantenha pequeno. Instrumentação completa é o jeito de a medição virar um projeto e depois uma planilha abandonada.

1. Escreva as duas definições. Começo, fim.
2. Garanta que todo item do quadro tenha data de início e data de término. Não um sistema perfeito. Uma data.
3. Rode por pelo menos um mês antes de mudar qualquer coisa. Você precisa de uma linha de base.
4. Aprenda a sua variação normal, para reconhecer uma semana ruim comum quando ela vier.
5. Registre de onde você partiu, para poder conferir qualquer melhora.

Depois confira o bom senso. Os dados batem com como o mês pareceu? Se não, o instrumento provavelmente está errado. Trabalho acontecendo fora do quadro. Um status que significava duas coisas. Isso é um relatório de bug sobre a sua medição, não uma notícia sobre o seu talento.

O que o cycle time não é

Não é uma nota. Não é uma comparação com ninguém. O cycle time de um amigo em outro tipo de trabalho não diz nada.

Também não é uma meta. No segundo em que você diz "meu cycle time deveria ser cinco dias", você mandou a si mesmo fazer o número parecer bom. Sempre há um jeito de fazer isso sem melhorar nada. Os itens são fatiados menores. O pronto é redefinido. A linha desce e o negócio não se mexe. Mantenha como linha de base e tendência. O número mudou depois que eu alterei algo? Só para isso ele serve.

E nunca o leia sozinho. Ao lado do número de velocidade, ponha um de qualidade. Se o cycle time cai e a quantidade de retrabalho sobe, você não ficou mais rápido. Você empurrou trabalho para o futuro. Esse par faz parte de por que as métricas de entrega valem a pena.

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Cycle time e o que está em andamento

Mais um elo, porque ele muda o que você faz na segunda-feira.

Quanto mais coisas você tem em andamento, mais cada uma demora. Mais troca de contexto, mais recarga do que você estava pensando. Quando sua sessão de trabalho são noventa minutos depois do jantar, esse custo é brutal. Então, se o seu cycle time é longo, o primeiro suspeito não é a sua velocidade. É quantas coisas você começou e não terminou. Limitar isso não custa nada e aparece em quinze dias. O passo a passo está em como limitar o trabalho em andamento.

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Perguntas frequentes

Qual é um bom cycle time?

Não existe um bom número para mirar. Uma meta só convida a maquiar. O que importa é a sua própria linha de base e se ela se mexe, na direção certa, depois que você muda a forma de trabalhar.

O relógio deve começar quando decido fazer algo ou quando começo?

Qualquer um serve, se você aplicar sempre. Começar no momento em que você começa a trabalhar é mais fácil de defender. O que quebra a medida é mudar de ideia no meio do ano.

Por que não contar as tarefas concluídas por semana?

Porque uma contagem descreve como você fatiou o trabalho, e o fatiamento se ajusta sozinho no instante em que é contado. O cycle time descreve quanto tempo o trabalho realmente levou para fluir.

Quanto tempo até o número me dizer algo?

Colete pelo menos um mês antes de mudar qualquer coisa. Você precisa de uma linha de base e de uma noção da variação normal, para distinguir uma semana ruim comum de uma mudança real.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Métricas de Entrega, um guia gratuito de 21 páginas.