Registar conversas de vendas em três linhas, sem esforço

Para registar conversas de vendas como solopreneur, escreve três linhas logo a seguir a cada chamada: o que disseram que importa, o que foi combinado, e o que acontece a seguir e quando. Faz isso antes de abrires o email seguinte. Curto e imediato vence completo e tardio.

Como registar conversas de vendas como solopreneur sem que se torne uma maçada

Eis a mentira que a maioria conta a si própria antes de registar conversas de vendas. "Eu lembro-me." Não te lembras. Nem às onze da noite, nem depois de uma semana de lançamentos, nem depois de quinze dias de folga.

E a parte cruel é que esquecer não deixa rasto. Nunca reparas no follow-up que esqueceste. Nunca reparas na promessa que não cumpriste. O negócio fica calado e inventas uma razão depois.

Uma cabeça humana aguenta uma dúzia de negócios ativos. Aguenta mal cinquenta. Se queres escalar um negócio de uma só pessoa, vais passar o que a tua memória segura muito antes de ficares sem leads. Por isso a questão não é se deves manter um registo. É como manter um que vais mesmo atualizar.

A resposta é mais pequena do que pensas. A maioria das pessoas que decide manter registos exagera e desiste em menos de um mês. Não escrevas transcrições. Escreve apenas o suficiente para que tu, ao pegares nesta conta sem contexto daqui a três meses, saibas em que pé estão as coisas.

Registar conversas de vendas em três linhas

É este o sistema todo. Depois de cada conversa relevante, três linhas:

1. O que disseram. Só o que importa. A preocupação que levantaram, o prazo que mencionaram, a pessoa que tem de aprovar.
2. O que foi combinado. Incluindo o que prometeste. Sobretudo o que prometeste.
3. O que acontece a seguir, e quando. Uma ação concreta e uma data.

É só isso. Imagina uma chamada em que um prospect diz que a ideia é boa mas não consegue decidir antes da sua própria revisão trimestral. A tua nota pode ser: quer ver o período de retorno antes de decidir; envio o âmbito revisto na quinta-feira; falamos na semana seguinte, depois de o mostrar a quem aprova. Três linhas. Trinta segundos.

Agora compara com a nota que escreverias no fim da semana. É vaga. Falta-lhe o único pormenor que importava. É bem possível que nunca tenha chegado a ser escrita.

O valor de uma nota decai tão depressa como o negócio. Por isso a regra não é "regista as tuas chamadas". A regra é "regista antes de a coisa seguinte começar". Antes do email seguinte. Antes da chamada seguinte. Antes de fazeres café.

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O que merece uma linha e o que não merece

O teste é simples. Precisarias de saber isto ao pegar na conta sem contexto? Se sim, regista. Se não, salta.

Repara no que falta quando queres registar conversas de vendas. Humor. Impressões. Resumos longos de como a chamada correu. Se queres escrever isso, escreve noutro sítio.

Regista primeiro as tuas próprias promessas

Toda a gente regista o que o comprador disse. Quase ninguém regista aquilo a que se comprometeu.

É ao contrário. As palavras do comprador já estão, em grande parte, registadas; repete-as se for importante. As tuas promessas não vivem em lado nenhum senão na tua cabeça. "Envio o exemplo." "Vejo se conseguimos fazer isso." "Apresento-te a alguém."

Cada uma é uma pequena dívida. As dívidas por pagar são como uma boa chamada se transforma num negócio calado. Quem espera pelo teu exemplo não te vai perseguir. Vai concluir em silêncio que és desorganizado, o que, para um negócio de uma só pessoa, é a pior conclusão que um comprador pode tirar.

Por isso dá às tuas promessas uma linha própria. Depois, uma vez por semana, verifica que cada uma foi cumprida ou renegociada. Só este hábito faz mais pela confiança do que qualquer charme.

Guarda onde consigas encontrar a história toda

Uma boa nota num mau sítio não vale nada. Se as três linhas estão espalhadas por um caderno, um telemóvel, um post-it e a tua caixa de entrada, não construíste um registo. Construíste uma caça ao tesouro.

Para cada cliente ou prospect deve haver um só lugar onde a história toda se lê por ordem: quando apareceram pela primeira vez e de onde vieram, cada chamada, cada nota, cada negócio, o que foi combinado e o que aconteceu. Um CRM faz isto. Um documento partilhado bem cuidado pode fazê-lo durante algum tempo. O que importa é que seja um só lugar, e que consigas encontrar qualquer relação nele em segundos.

Pensa nele como a memória do negócio, não a tua. Faz algo que a tua cabeça não consegue:

• Podes voltar de duas semanas de folga e retomar cada conversa onde parou.
• Um cliente que regressa ao fim de um ano é recebido por alguém que sabe o que foi dito da última vez.
• Quando ganhas um negócio, sabes exatamente o que prometeste antes de começares a entregar.
• Quem trouxeres mais tarde, um assistente, um prestador ou uma automatização, pode ser útil desde o primeiro dia sem te ligar.

Este último ponto é o que os solopreneurs em crescimento subestimam. Queres crescer sem contratar uma equipa. Ótimo. Mas no momento em que acrescentas um prestador ou uma sequência automática, eles precisam de saber o que tu sabes. Se isso só vive na tua cabeça, não podem. Passas a ser o estrangulamento de que querias fugir.

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Deixa as ferramentas escrever, não pensar

Captura o que uma ferramenta consegue capturar. Um resumo de chamada. Uma conversa anexada. Uma submissão de formulário que já diz de onde veio o lead. Não voltes a escrever o que o software já guarda.

Mas confirma tu as três linhas. Uma máquina diz-te o que foi dito. Não te diz o que importa, e não te diz o que prometeste nos últimos trinta segundos, quando a chamada estava a terminar. Esse juízo é teu, e leva um minuto.

A armadilha aqui é confiar num resumo gerado automaticamente que nunca lês. Parece um registo. É uma pilha de texto que ninguém vai abrir daqui a três meses. Uma nota curta escrita por ti, com uma data ao lado, vence uma longa que não escreveste.

Regista com honestidade ou nem te dês ao trabalho

Um último aviso, e é o que as pessoas perdem. No momento em que registas para seres visto, o registo deixa de ser verdadeiro.

Se registas para provares a ti próprio que trabalhaste muito, vais encher. Se mais alguém o lê e te julga por ele, vais encher mais. O registo enche-se de ruído, e um registo falso é pior do que nenhum, porque vais confiar nele.

Por isso o registo está lá para te ajudar a lembrar. Não para provar que estiveste ocupado. Quando perdes um negócio, regista também isso, com o motivo, mesmo que o motivo seja "sem resposta". Essa honestidade é o que torna tudo útil quando o reveres mais tarde.

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O que fazer na segunda-feira

Para registar conversas de vendas de vez, escolhe a casa do registo. Um só lugar. Escreve o formato de três linhas e cola-o onde o vejas. Depois da tua próxima chamada, regista antes de fazeres qualquer outra coisa, mesmo que a chamada tenha corrido mal.

Depois, no fim da semana, abre o registo e faz uma pergunta direta: conseguiria gerir cada uma destas contas só com as notas? Onde a resposta for não, encontraste a tua falha. Preenche-a. Faz isto durante um mês e terás algo que a maioria dos negócios de uma só pessoa nunca constrói: uma memória que não depende de uma boa noite de sono. Combina naturalmente com uma revisão diária curta, que é onde o registo mostra o seu valor, e com uma cadência escrita que te diz ao que cada nota deve levar.

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Perguntas frequentes

Que nível de detalhe devo pôr numa nota de vendas?

Três linhas. Para registar conversas de vendas bem, anota o que disseram que importa, o que foi combinado, e o que acontece a seguir com uma data. Se não conseguisses pegar na conta sem contexto, ao fim de três meses, só com a nota, acrescenta o pormenor em falta. Se uma linha não te ajudasse nessa altura, deixa-a de fora.

Devo registar todos os emails?

Não. Os emails de rotina que não dizem nada de novo não precisam de entrada própria. Regista chamadas e reuniões, decisões e compromissos, e qualquer mudança na relação. Anexa uma conversa quando ela contiver algo de que vás precisar mais tarde.

E se me esquecer de registar logo a seguir a uma chamada?

Fá-lo assim que reparares, mas trata a falha como um sinal. O hábito só funciona se acontecer antes de a tarefa seguinte começar. Põe a nota em primeiro lugar na tua rotina, antes do email, e mantém-na curta o suficiente para que saltá-la nunca pareça justificado.

Posso confiar em resumos automáticos de chamadas?

Usa-os para poupar escrita, nunca para substituir o teu juízo. Uma ferramenta captura o que foi dito. Só tu sabes o que prometeste e o que importa. Lê-o e depois confirma tu as três linhas.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de follow-up de vendas, um guia gratuito de 21 páginas.