Cap table limpia:noventa minutos cada trimestre

Para mantener una cap table limpia, registra cada emisión el día en que ocurre, guarda cada documento firmado donde otra persona pueda encontrarlo y concilia la tabla con los registros legales cada trimestre. Noventa minutos, cuatro veces al año, ahorran semanas después.

Cómo mantener una cap table limpia cuando eres el único nombre en ella

Aquí tienes una prueba. Es martes, no pasa nada, y un comprador o inversor serio te escribe: "Envíame, por favor, un historial completo y conciliado de quién posee qué."

¿Puedes hacerlo para mañana por la mañana? ¿Sin una semana de arqueología?

Si sí, sáltate este artículo. Si dudaste, sigue leyendo.

Quizá pienses que esto es un problema de otros. Eres dueño de todo. Hay un nombre en la tabla. ¿Qué hay que mantener limpio?

Mucho. Porque el día que escales, la tabla deja de tener un nombre. Una segunda persona con capital. Un asesor al que le prometiste algo tomando un café. Un instrumento convertible que firmaste para financiar un impulso. Un autónomo al que dijiste "ya te arreglaremos con acciones". Cada uno es una línea que existe en la memoria de alguien mucho antes de existir en papel.

Lo feo es cuándo importa. Una cap table limpia responde a una due diligence en una tarde. Una desordenada es un impuesto que pagas justo cuando tu atención vale más.

Por qué es un estado permanente, no un evento

La mayoría trata la cap table como algo que se monta cuando alguien lo pide. Ese es el error.

Cuando se monta bajo presión, encuentras cosas. Un documento sin firmar. Una concesión prometida que nadie emitió. Un calendario de vesting que nadie siguió. No son exóticas. Es lo que pasa cuando los registros se actualizan de vez en cuando.

Y las encuentras cuando el tiempo es más corto y la palanca más débil. El problema existía desde siempre. La due diligence solo lo revela en el peor momento.

Así que haz de la cap table limpia el estado por defecto. Registra cada emisión cuando ocurre, guarda cada documento firmado, sigue cada calendario de vesting, anota cada convertible con sus condiciones. Eso es todo. El valor de esto es poco glamuroso y llega justo el día en que no tienes tiempo para crearlo.

Disciplina aburrida. Alto retorno.

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Los noventa minutos trimestrales

Ponlo en el calendario. Cuatro veces al año, noventa minutos. No "cuando me ponga", porque no lo harás.

Divídelo en tres pasadas. La tabla de abajo es la revisión entera de una cap table limpia.

Fíjate en la expresión "concilia con los registros legales, no solo consigo misma". Una hoja de cálculo puede cuadrar de maravilla y estar mal. Solo demuestra que la aritmética es coherente. La prueba es si coincide con los documentos firmados.

Exactitud: la pasada que casi todos suspenden en silencio

Empieza por esta. Lo demás depende de ella.

Repasa el trimestre. ¿Qué emitiste, prometiste o firmaste? Todo entra con fecha y con el documento que lo respalda.

Luego caza la categoría traicionera: prometido pero no emitido. Dijiste a alguien que tendría capital. Fue una conversación cálida, quizá un mensaje. Nunca se hizo ninguna concesión. En tu cabeza, está hecho. En los registros, no existe. En la suya, posee algo.

Es la mina clásica. O lo emites como es debido o tienes la conversación honesta de que no va a ocurrir. Dejarlo vago es la única respuesta equivocada.

Luego la prueba de almacenamiento. Si estuvieras ilocalizable un mes, ¿podría otra persona encontrar los documentos firmados? "En algún sitio de mi correo" suspende. Un único lugar localizable aprueba.

Un hábito más pertenece a esta pasada. Busca cualquier cosa que solo exista en tu cabeza. Un acuerdo verbal sobre capital, un apretón de manos sobre una concesión futura, un convertible que firmaste y nunca anotaste con su tope, su descuento y su fecha. Si afecta a la propiedad del negocio, pasa a papel este trimestre. La memoria no es un registro, y es el que no puedes entregar a un comprador.

Hazlo cuando no pase nada. Todo el valor del hábito es que ya esté hecho el día que lo necesitas.

Vesting y personas: los que se van

En cuanto una segunda persona tiene capital, el vesting no es opcional.

El vesting decide cuándo se gana el capital. El patrón habitual son cuatro años con un cliff de un año. Parece desconfianza cuando lo propones. No lo es. Es un seguro para quien se queda, que lo protege de alguien que se va pronto con una porción grande de lo que construisteis juntos.

Si estás de verdad solo, esto importa menos. Pero mantén también al día tu propio calendario si lo tienes, porque un futuro inversor lo preguntará. La ausencia es un defecto que te harán corregir en un momento peor.

Luego las salidas. Cuando alguien se va, tienen que pasar tres cosas: gestionar las acciones no consolidadas, comunicar los plazos de ejercicio y actualizar la tabla. Deja cualquiera sin hacer y la revisión del próximo trimestre hereda el desorden.

Por último el pool, si tienes uno. ¿Cuánto se ha concedido y cuánto queda? ¿Basta lo que queda para el plan, o sabes más o menos cuándo no bastará? Un pool que se vacía en silencio convierte la siguiente ronda en una sorpresa. Si quieres la mecánica de por qué muerde un pool, qué es un pool de opciones lo cubre.

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Preparación: da por hecho que alguien preguntará

Esta pasada es sobre la versión futura de ti. La que tiene un plazo y una bandeja llena de preguntas.

Vuelve a calcular tu camino de dilución futura con tus expectativas actuales. Los planes cambian. Una nueva contratación cambia el pool. Una salida cambia el vesting y quizá la propiedad. Un cambio de rumbo cambia el tamaño de la siguiente ronda, y con él todo el camino posterior.

Son entradas de estrategia, no hechos contables. Quienes solo miran el modelo durante una ronda se sorprenden de su propio negocio dos veces al año. Si quieres ese camino futuro detallado, cómo calcular tu participación tras una ronda de financiación te lo muestra.

Y termina con una lista. Todo lo que sorprendería a una due diligence entra en ella, con un responsable con nombre. Para un solopreneur, el responsable eres tú, pero escríbelo igualmente. Un problema conocido con un nombre al lado es una tarea. Uno desconocido es una crisis esperando fecha.

Un solo modelo para una cap table limpia, no cuatro hojas de cálculo

El enemigo de todo esto es la obsolescencia, no la imprecisión.

Un modelo obsoleto se desconfía en silencio. Luego se esquiva. Luego vuelves a adivinar con un archivo abierto. Un modelo algo tosco pero al día supera a uno precioso de hace seis meses.

Así que mantén una única fuente de verdad. Un solo lugar para quién posee qué, actualizado cada vez que algo cambia. No cuatro hojas de cálculo en tres bandejas de entrada con cuatro juegos de supuestos.

Uses la herramienta que uses, la regla es la misma: un registro, actualizado en el momento del hecho, con el documento firmado enlazado.

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Sé honesto con el coste de saltártelo

Puedes ignorar todo esto. Mucha gente lo hace. No pasa nada, durante un tiempo.

Luego empieza una conversación que no planeaste: un comprador, un inversor, un socio que quiere entrar. Necesitas registros limpios y tienes una hoja de cálculo vieja.

La brecha no es administrativa. Es un descuento en tu próxima transacción y un riesgo para tu palanca en ella. Ese es el precio real de los noventa minutos que no reservaste.

Si estás sopesando captar dinero, pon esto en tu lista junto a las otras decisiones que resolver primero. Si un solopreneur debe captar inversión es la pregunta que responder antes de que importe la tabla. Y cuando ya haya una oferta sobre la mesa, los errores de dilución que debes evitar incluye el hábito de la hoja de cálculo obsoleta como uno de los nueve.

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Preguntas frecuentes

Soy dueño de todo el negocio. ¿Necesito una cap table?

Necesitas un registro, sí. Aunque la tabla tenga una sola línea hoy, quieres un hábito instalado antes de que aparezca una segunda persona, un asesor o un instrumento convertible. En el momento en que se promete capital, debe quedar escrito.

¿Con qué frecuencia debo revisarla?

Trimestralmente basta para la mayoría de los negocios de una persona, unos noventa minutos cada vez. Revísala también cuando algo cambie, como una nueva concesión, una salida o un cambio de plan.

¿Qué es una concesión prometida pero no emitida?

Es capital que se dijo a alguien que recibiría y que nunca se emitió formalmente. En tu memoria está hecho. En los registros no existe. O lo emites como es debido o tienes la conversación honesta de que no va a ocurrir.

¿Basta una hoja de cálculo?

Una cap table limpia puede vivir en una hoja de cálculo, si es la única fuente de verdad y se mantiene al día. El peligro no es la herramienta. Es un archivo que se actualiza de vez en cuando, que se desconfía, se esquiva y se sustituye por conjeturas.

El método completo, con las listas de comprobación, está en El Playbook de la dilución de capital, un manual gratuito de 25 páginas.