Documenter son entreprise pour qu'un autre la dirige

Documenter son entreprise pour que quelqu'un d'autre puisse la diriger, c'est écrire ce que vous faites, dans l'ordre de ce qu'il serait douloureux de perdre, jusqu'à ce qu'un inconnu puisse refaire chaque tâche sans vous appeler. Commencez par ce qui ne vit que dans votre tête, pas par ce qui est facile à écrire.

Comment documenter son entreprise pour que quelqu'un d'autre puisse la diriger, dès cette semaine

La plupart des solopreneurs peuvent faire tourner toute l'entreprise à moitié endormis. C'est le problème.

Ça marche parce que tout est dans votre tête. Le mot de passe que vous utilisez toujours. Le client qui a besoin d'un rappel en douceur. La raison pour laquelle ce fournisseur est payé le vendredi. Rien n'est écrit, parce que vous n'en avez jamais eu besoin.

Voici la partie inconfortable. Quelqu'un qui n'est pas vous ne peut rien en faire. Personne ne peut prendre le relais, ni un acheteur, ni un coup de main, ni vous-même le jour où vous êtes malade. C'est le risque homme-clé, et quand vous avez tout construit seul, c'est la plus grosse décote sur votre entreprise.

Documenter est le remède. Quand vous documentez votre entreprise, vous augmentez le prix, améliorez vos options et rendez votre vie meilleure en attendant, qu'il se passe quelque chose ou non. Peu de choses rapportent dans ces trois directions.

Oubliez donc le manuel. Oubliez le week-end d'écriture. Faites-le dans l'ordre des dégâts.

Pourquoi un manuel ne vous aidera pas à documenter son entreprise

Le conseil habituel est d'écrire un manuel. Un gros. Des sections, des chapitres, un beau dossier.

Ne le faites pas. Vous écrirez d'abord les chapitres faciles, ceux dont vous connaissez déjà la réponse et où rien n'est en jeu. Vous manquerez d'énergie avant d'arriver à ce qui compte. Et un manuel que personne ne lit n'est qu'une façon plus jolie de tout garder dans votre tête.

Rendre l'activité lisible est un autre objectif. Lisible veut dire qu'une personne compétente, qui lit à froid, voit ce que fait l'entreprise, pour qui, et ce qui se passe une semaine normale. Vous n'écrivez pas pour vous. Vous écrivez pour quelqu'un qui n'a jamais rencontré vos clients.

Ce lecteur n'est pas hypothétique. Un acheteur paie en grande partie pour la suppression du risque, et un travail que quelqu'un d'autre peut reprendre est l'un des moyens les plus simples de la supprimer. Vous écrivez donc ce qui rend l'entreprise sûre.

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Quoi écrire en premier

Classez le travail selon ce qui casse si vous disparaissez un mois. Pas selon l'importance. Selon la casse.

Disons que vous vendez un audit productisé. L'audit lui-même est probablement ce que vous jugez précieux. Ce n'est pas la première chose à documenter. La première, c'est comment un client paie, comment il obtient l'accès, à qui il écrit quand quelque chose ne va pas, et ce que vous lui avez promis qui n'est pas dans le contrat. La plomberie ennuyeuse est ce qui arrête l'entreprise dès que vous vous éloignez.

Descendez cette liste, dans cet ordre.

1. Comment l'argent entre et sort. Qui vous paie, quand, par quelle voie, et ce que vous payez en retour. Incluez ce qui est dû et quand.
2. Comment les clients sont servis. La séquence du premier contact au travail livré puis au suivi. Écrivez-la en étapes, pas en prose.
3. Comment les clients sont trouvés. D'où viennent les prospects, et ce que vous faites pour que cela continue. Si c'est un seul canal, dites-le clairement.
4. De qui et de quoi vous dépendez. Fournisseurs, outils, prestataires, et les conditions que vous avez avec chacun. Incluez l'accord avec quiconque a travaillé là-dessus, car un acheteur le demandera.
5. Les décisions de jugement. Quand vous faites une remise. Quand vous refusez une mission. Quand vous remboursez. Ce sont les plus difficiles à écrire et les plus précieuses.

Le numéro cinq est là où se trouve la vraie valeur. N'importe qui peut suivre une liste. Presque personne ne peut reproduire vos instincts. Écrivez donc la règle que vous appliquez réellement, même si elle vous gêne.

Ce qui vit dans votre tête et où cela devrait vivre

Voici une façon rapide de trouver les manques. Prenez chaque type de connaissance et demandez où elle se trouve maintenant. Si la réponse honnête est « dans ma tête », cette ligne est votre liste de tâches.

N'essayez pas de remplir chaque ligne d'un coup. Choisissez les deux dont la réponse vous fait le plus peur.

La méthode d'une heure par jour pour un opérateur solo

Vous n'avez pas de temps libre. Je sais. C'est pourquoi la méthode doit coûter presque rien.

Arrêtez d'écrire des procédures de zéro. Écrivez-les plutôt pendant que vous travaillez. La prochaine fois que vous intégrez un client, gardez une page blanche à côté de vous et notez chaque étape au fur et à mesure. Ne rangez pas. Ne mettez pas en forme. La première version est moche et exacte, et moche et exacte bat soigné et absent.

Faites ensuite le deuxième passage. Donnez la page à quelqu'un de confiance qui ne sait rien de votre activité et demandez-lui de trouver l'endroit où il serait bloqué. Chaque point de blocage est un manque. Corrigez-le.

Deux habitudes font tenir cela.

• Écrivez-le la deuxième fois que vous le faites. La première fois, vous cherchez comment faire. La deuxième, vous répétez, et c'est là que cela mérite une page.
• Écrivez l'exception quand elle arrive. Le cas étrange est là où la mémoire défaille. Une seule ligne écrite le jour même bat un souvenir clair plus tard.

Cela va aussi bien avec la demi-heure trimestrielle que vous consacrez probablement déjà à l'hygiène. Si vos registres de propriété, accords et contrats sont vérifiés à ce moment, ajoutez une ligne de plus : qu'ai-je mis par écrit ce trimestre ?

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Ce que documenter apporte et que vous n'attendiez pas

Vous trouverez des choses que vous ne saviez pas faire. Une étape qui existe pour une raison oubliée. Une promesse faite à un client et pas à un autre. Une tâche que vous faites trois fois par semaine et dont personne ne remarquerait l'absence.

Supprimez cette dernière. Documenter est l'audit le moins cher de votre propre entreprise que vous ferez jamais. La moitié de ce que vous découvrez ne vaut pas la peine d'être transmise à qui que ce soit, et la réponse honnête est d'arrêter de le faire.

Vous trouverez aussi la vraie forme de votre dépendance. Si vous regardez le tableau et que presque chaque ligne est dans votre tête, vous avez appris quelque chose sur la part de l'entreprise qui est vous. Cela fixe le programme pour réduire le risque homme-clé, le chantier plus vaste que celui-ci alimente.

Et cela fait de vous un opérateur plus serein. Vous cessez d'être le seul endroit où l'entreprise est stockée. Des vacances deviennent possibles, un vrai bénéfice avant même que quiconque parle de vendre.

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Ce qu'il ne faut pas documenter

Ne documentez pas votre goût. Ce qui rend votre travail unique est difficile à écrire, et un acheteur ne l'achète de toute façon pas sur une page.

Ne documentez pas pour avoir l'air organisé. Un dossier plein de fichiers non lus n'aide personne et donne à un acheteur la mauvaise impression : que l'entreprise est décrite plutôt que comprise.

Et n'attendez pas de penser qu'une vente arrive. Un acheteur qui demande vos processus en pleine transaction obtiendra ce que vous pouvez écrire à la hâte. La préparation ne peut pas être créée dans une fenêtre d'audit. Elle ne peut qu'être révélée. Si vous voulez le tableau plus complet de ce que couvre cette préparation, préparer une entreprise à la vente l'expose.

Quand vos documents doivent aussi appuyer vos chiffres, vous entrez dans une discipline voisine, traitée dans faire résister vos chiffres à la due diligence. Les deux partagent une règle : quelqu'un d'autre doit pouvoir reconstruire ce que vous affirmez.

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Questions fréquentes

Jusqu'où faut-il documenter son entreprise ?

Assez pour qu'un inconnu compétent puisse mener le cœur de l'activité pendant quinze jours sans vous appeler. Commencez par l'argent, les clients et les décisions de jugement. Arrêtez quand un lecteur à froid ne se bloque plus.

Dois-je tout documenter avant de vendre ?

Non. Il vous faut les parties qui arrêtent l'entreprise si vous disparaissez, et celles qu'un acheteur demandera en premier. Couvrez-les et continuez en arrière-plan. Commencez maintenant, car cela ne se crée pas quand un acheteur attend.

Et si c'est moi, le produit ?

Alors le document le montrera, et c'est utile. Séparez le travail que vous seul pouvez faire de celui qui se trouve simplement être fait par vous. Le second se met par écrit et se transmet. Le premier est ce qu'un acheteur valorisera, généralement en vous attachant pour des années.

Dois-je utiliser un logiciel pour cela ?

Peu importe. Un document partagé suffit. L'essentiel est que la page existe, soit à jour, et puisse être trouvée par quelqu'un qui n'est pas vous.

Est-ce utile si je ne vends jamais ?

Oui. Documenter son entreprise est la seule préparation qui rapporte qu'il se passe quelque chose ou non. Vous obtenez une entreprise qui tourne pendant une mauvaise semaine et une personne qui peut prendre un jour de congé.

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