Documentar processos da empresa para outro tocar

Para documentar processos da empresa de modo que outra pessoa possa tocá-la, escreva o que você faz, na ordem em que perder doeria, até um estranho conseguir repetir cada tarefa sem te ligar. Comece pelo que só existe na sua cabeça, não pelo que é fácil de escrever.

Como documentar processos da empresa para outra pessoa tocar, começando esta semana

A maioria dos EUpreendedores toca a empresa inteira meio dormindo. Esse é o problema.

Funciona porque tudo está na sua cabeça. A senha que você sempre usa. O cliente que precisa de um lembrete gentil. O motivo de aquele fornecedor ser pago na sexta. Nada disso está escrito, porque você nunca precisou que estivesse.

Eis a parte desconfortável. Alguém que não é você não consegue fazer nada disso. Ninguém pode assumir, nem um comprador, nem um ajudante, nem você no dia em que estiver doente. Isso é risco de pessoa-chave e, quando você construiu tudo sozinho, é o maior desconto individual na sua empresa.

Documentar é a solução. Quando você documenta processos da empresa, aumenta o preço, melhora suas opções e melhora a sua vida enquanto isso, aconteça algo ou não. Poucas coisas que você pode fazer compensam nas três direções.

Então esqueça um manual. Esqueça um fim de semana escrevendo. Faça na ordem do estrago.

Por que um manual não ajuda a documentar processos da empresa

O conselho de sempre é escrever um manual. Um grande. Seções, capítulos, uma pasta bonita.

Não faça. Você vai escrever os capítulos fáceis primeiro, aqueles em que já sabe a resposta e nada está em jogo. Vai ficar sem energia antes de chegar à parte que importa. E um manual que ninguém lê é só um jeito mais bonito de manter tudo na cabeça.

Tornar a operação legível é outro objetivo. Legível quer dizer que uma pessoa capaz, lendo a frio, consegue ver o que a empresa faz, para quem faz e o que acontece numa semana normal. Você não escreve para si. Escreve para alguém que nunca conheceu seus clientes.

Esse leitor não é hipotético. O comprador paga em grande parte pela remoção de risco, e um trabalho que outra pessoa poderia assumir é um dos jeitos mais claros de remover. Então você está escrevendo aquilo que faz a empresa parecer segura.

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O que escrever primeiro

Ordene o trabalho pelo que quebra se você sumir por um mês. Não por importância. Por quebra.

Digamos que você venda uma auditoria produtizada. A auditoria em si provavelmente é a parte que você acha preciosa. Não é a primeira coisa a documentar. A primeira é como o cliente paga, como recebe acesso, para quem escreve quando algo dá errado e o que você prometeu a ele que não está no contrato. O encanamento chato é o que para a empresa no instante em que você se afasta.

Desça esta lista, nesta ordem.

1. Como o dinheiro entra e sai. Quem te paga, quando, por qual via, e o que você paga em troca. Inclua o que vence e quando.
2. Como os clientes são atendidos. A sequência do primeiro contato ao trabalho entregue e ao acompanhamento. Escreva em passos, não em prosa.
3. Como os clientes são encontrados. De onde vêm os leads e o que você faz para manter isso. Se é um canal só, diga com clareza.
4. De quem e de quê você depende. Fornecedores, ferramentas, prestadores e os termos que você tem com cada um. Inclua o acordo com quem já trabalhou nisso, pois faz parte do que o comprador vai perguntar.
5. Os julgamentos. Quando você dá desconto. Quando recusa um trabalho. Quando reembolsa. São os mais difíceis de escrever e os mais valiosos.

O número cinco é onde está o valor de verdade. Qualquer um segue uma lista de verificação. Quase ninguém reproduz seus instintos. Então escreva a regra que você realmente usa, mesmo que te envergonhe.

O que mora na sua cabeça e onde deveria morar

Eis um jeito rápido de achar as lacunas. Pegue cada tipo de conhecimento e pergunte onde ele está agora. Se a resposta honesta é "na minha cabeça", essa linha é a sua lista de tarefas.

Não tente preencher todas as linhas de uma vez. Escolha as duas em que a resposta mais te assusta.

O método de uma hora por dia para operador solo

Você não tem tempo sobrando. Eu sei. Por isso o método tem que custar quase nada.

Pare de escrever procedimentos do zero. Em vez disso, escreva enquanto faz o trabalho. Da próxima vez que integrar um cliente, deixe uma página em branco ao lado e anote cada passo conforme o dá. Não arrume. Não formate. A primeira versão é feia e correta, e feia e correta vence polida e ausente.

Depois faça a segunda passada. Entregue a página a alguém de confiança que não sabe nada da sua empresa e peça que ache o lugar em que ficaria travado. Cada ponto de travamento é uma lacuna. Conserte.

Dois hábitos fazem isso pegar.

• Escreva na segunda vez que fizer. Na primeira você está descobrindo. Na segunda está repetindo, e é aí que merece uma página.
• Escreva a exceção quando ela acontecer. O caso estranho é onde a memória falha. Uma única linha escrita no dia vence uma lembrança nítida depois.

Combina também com a meia hora trimestral que você provavelmente já gasta em higiene. Se seus registros de titularidade, acordos e contratos são conferidos nela, acrescente mais uma linha: o que eu escrevi neste trimestre?

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O que documentar faz e que você não esperava

Você vai achar coisas que não sabia que fazia. Um passo que existe por um motivo que você esqueceu. Uma promessa feita a um cliente e não a outro. Uma tarefa que você faz três vezes por semana e que ninguém sentiria falta.

Corte essa última. Documentar é a auditoria mais barata da sua própria empresa que você vai fazer. Metade do que você descobre não vale a pena passar a ninguém, e a resposta honesta é parar de fazer.

Você também vai achar o formato real da sua dependência. Se você olha a tabela e quase toda linha está na sua cabeça, aprendeu algo sobre o quanto da empresa é você. Isso define a pauta de reduzir o risco de pessoa-chave, o trabalho maior que este alimenta.

E te deixa um operador mais calmo. Você deixa de ser o único lugar onde a empresa fica guardada. Umas férias se tornam possíveis, o que é um benefício real antes de alguém falar em vender.

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O que não documentar

Não documente o seu gosto. O que torna o seu trabalho seu é difícil de escrever, e o comprador não o compra de uma página de qualquer jeito.

Não documente só para parecer organizado. Uma pasta cheia de arquivos que ninguém lê não ajuda ninguém e passa ao comprador a impressão errada: a de que a empresa é descrita em vez de compreendida.

E não espere até achar que uma venda vem aí. Um comprador que pede seus processos no meio do negócio vai receber o que você conseguir escrever com pressa. A prontidão não se cria dentro de uma janela de auditoria. Só se revela. Se você quer o quadro completo do que essa preparação cobre, preparar uma empresa para a venda percorre tudo.

Quando seus documentos também precisam sustentar seus números, você entra numa disciplina vizinha, tratada em fazer seus números sobreviverem à due diligence. As duas compartilham uma regra: outra pessoa precisa conseguir refazer o que você afirma.

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Perguntas frequentes

Até onde devo ir ao documentar processos da empresa?

O bastante para um estranho capaz conseguir tocar o núcleo do negócio por quinze dias sem te ligar. Comece por dinheiro, clientes e julgamentos. Pare quando um leitor a frio parar de travar.

Preciso documentar tudo antes de vender?

Não. Você precisa das partes que param a empresa se você sumir e das que o comprador vai perguntar primeiro. Cubra essas e continue em segundo plano. Comece agora, porque isso não se cria com o comprador esperando.

E se eu for o produto?

Então o documento vai mostrar isso, e é útil. Separe o trabalho que só você faz do trabalho que apenas acontece de ser feito por você. O segundo tipo pode ser escrito e passado adiante. O primeiro é o que o comprador vai precificar, normalmente prendendo você por anos.

Devo usar algum software para isso?

Tanto faz. Um documento compartilhado funciona. O que importa é que a página exista, esteja atualizada e possa ser achada por alguém que não seja você.

Vale a pena fazer isso se eu nunca vender?

Vale. Documentar processos da empresa é a única preparação que compensa aconteça algo ou não. Você ganha uma empresa que anda numa semana ruim e uma pessoa que pode tirar um dia de folga.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Exit, um guia gratuito de 23 páginas.