Documentare i processi aziendali per far girare l'azienda

Documentare i processi aziendali perché altri possano gestirla significa scrivere ciò che fai, nell'ordine di quanto farebbe male perderlo, finché un estraneo può ripetere ogni compito senza chiamarti. Parti da ciò che vive solo nella tua testa, non da ciò che è facile da scrivere.

Come documentare i processi aziendali perché altri possano gestirla, a partire da questa settimana

La maggior parte dei solopreneur sa gestire tutta l'azienda mezza addormentata. È questo il problema.

Funziona perché tutto è nella tua testa. La password che usi sempre. Il cliente che ha bisogno di un promemoria gentile. Il motivo per cui quel fornitore viene pagato il venerdì. Niente è scritto, perché non hai mai avuto bisogno di scriverlo.

Ecco la parte scomoda. Qualcuno che non sei tu non può fare niente di tutto questo. Nessuno può subentrare, né un compratore, né un aiutante, né tu il giorno in cui stai male. Questo è il key person risk, e quando hai costruito tutto da solo è il singolo sconto più grande sulla tua azienda.

Documentare è la soluzione. Quando documenti i processi aziendali, alzi il prezzo, migliori le tue opzioni e, nel frattempo, migliori la tua vita, che succeda qualcosa o no. Poche cose che puoi fare ripagano in tutte e tre le direzioni.

Quindi dimentica il manuale. Dimentica un weekend di scrittura. Fallo nell'ordine del danno.

Perché un manuale non ti aiuta a documentare i processi aziendali

Il consiglio solito è scrivere un manuale. Uno grosso. Sezioni, capitoli, una bella cartella.

Non farlo. Scriverai prima i capitoli facili, quelli in cui conosci già la risposta e non c'è niente in gioco. Finirai l'energia prima di arrivare alla parte che conta. E un manuale che nessuno legge è solo un modo più elegante di tenere tutto nella tua testa.

Rendere leggibile l'attività è un obiettivo diverso. Leggibile significa che una persona capace, leggendo a freddo, riesce a vedere cosa fa l'azienda, per chi lo fa e cosa succede in una settimana normale. Non scrivi per te. Scrivi per qualcuno che non ha mai incontrato i tuoi clienti.

Quel lettore non è ipotetico. Un compratore paga in gran parte per la rimozione del rischio, e un lavoro che qualcun altro può riprendere è uno dei modi più semplici per rimuoverlo. Quindi stai scrivendo la cosa che fa sembrare l'azienda sicura.

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Cosa scrivere per primo

Ordina il lavoro per ciò che si rompe se sparisci per un mese. Non per importanza. Per rottura.

Poniamo che tu venda un audit trasformato in prodotto. L'audit in sé è probabilmente la parte che consideri preziosa. Non è la prima cosa da documentare. La prima cosa è come paga un cliente, come ottiene l'accesso, a chi scrive quando qualcosa non va e cosa gli hai promesso che non è nel contratto. L'impianto noioso è ciò che ferma l'azienda nel momento in cui ti fai da parte.

Scendi in questa lista, in questo ordine.

1. Come entra e come esce il denaro. Chi ti paga, quando, per quale via, e cosa paghi a tua volta. Includi cosa scade e quando.
2. Come si servono i clienti. La sequenza dal primo contatto al lavoro consegnato al follow-up. Scrivila a passaggi, non in prosa.
3. Come si trovano i clienti. Da dove arrivano i contatti e cosa fai per mantenerli. Se è un solo canale, dillo chiaramente.
4. Da chi e da cosa dipendi. Fornitori, strumenti, collaboratori e le condizioni che hai con ciascuno. Includi l'accordo con chiunque abbia lavorato su questo, perché fa parte di ciò che un compratore chiederà.
5. Le decisioni di giudizio. Quando fai uno sconto. Quando rifiuti un lavoro. Quando rimborsi. Sono le più difficili da scrivere e le più preziose.

Il numero cinque è dove sta il valore vero. Chiunque può seguire una checklist. Quasi nessuno può riprodurre il tuo istinto. Quindi scrivi la regola che usi davvero, anche se ti imbarazza.

Cosa vive nella tua testa e dove dovrebbe vivere

Ecco un modo rapido per trovare le lacune. Prendi ogni tipo di conoscenza e chiediti dove sta adesso. Se la risposta onesta è "nella mia testa", quella riga è la tua lista di cose da fare.

Non cercare di riempire ogni riga insieme. Scegli le due in cui la risposta ti spaventa di più.

Il metodo dell'ora al giorno per chi lavora da solo

Non hai tempo libero. Lo so. Per questo il metodo deve costare quasi niente.

Smetti di scrivere procedure da zero. Scrivile invece mentre fai il lavoro. La prossima volta che accogli un cliente, tieni accanto una pagina bianca e annota ogni passo mentre lo fai. Non riordinare. Non formattare. La prima versione è brutta e accurata, e brutta e accurata batte curata e mancante.

Poi fai il secondo passaggio. Passa la pagina a una persona di cui ti fidi che non sa niente della tua attività e chiedile di trovare il punto in cui si bloccherebbe. Ogni punto di blocco è una lacuna. Sistemala.

Due abitudini lo fanno attecchire.

• Scrivilo la seconda volta che lo fai. La prima volta stai capendo come si fa. La seconda lo ripeti, ed è allora che merita una pagina.
• Scrivi l'eccezione quando succede. Il caso strano è dove la memoria cede. Una riga scritta nel giorno batte un ricordo nitido dopo.

Si abbina bene anche alla mezz'ora trimestrale che probabilmente già dedichi all'igiene. Se in quel momento controlli registri di proprietà, accordi e contratti, aggiungi una riga: cosa ho messo per iscritto questo trimestre?

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Cosa fa il documentare che non ti aspettavi

Troverai cose che non sapevi di fare. Un passaggio che esiste per un motivo che hai dimenticato. Una promessa fatta a un cliente e non a un altro. Un compito che svolgi tre volte a settimana e che nessuno rimpiangerebbe.

Taglia quest'ultimo. Documentare è l'audit più economico della tua azienda che farai mai. Metà di quello che scopri non vale la pena di passarlo a nessuno, e la risposta onesta è smettere di farlo.

Troverai anche la forma vera della tua dipendenza. Se guardi la tabella e quasi ogni riga sta nella tua testa, hai imparato qualcosa su quanto dell'azienda sei tu. Questo stabilisce l'agenda per ridurre il key person risk, il lavoro più grande che questo alimenta.

E ti rende un imprenditore più sereno. Smetti di essere l'unico posto in cui l'azienda è archiviata. Una vacanza diventa possibile, ed è un beneficio reale prima ancora che qualcuno parli di vendere.

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Cosa non documentare

Non documentare il tuo gusto. Ciò che rende il tuo lavoro tuo è difficile da scrivere, e un compratore non lo compra da una pagina comunque.

Non documentare per sembrare organizzato. Una cartella piena di file mai letti non aiuta nessuno e dà a un compratore l'impressione sbagliata: che l'azienda sia descritta invece che capita.

E non aspettare di pensare che una vendita stia arrivando. Un compratore che chiede i tuoi processi in mezzo a una trattativa riceverà quello che riesci a scrivere in fretta. La prontezza non si può creare dentro una finestra di due diligence. Si può solo mostrare. Se vuoi il quadro più completo di ciò che copre quella preparazione, preparare un'azienda alla vendita lo percorre.

Quando i tuoi documenti devono anche sostenere le tue cifre, entri in una disciplina collegata, trattata in far reggere i numeri alla due diligence. Le due condividono una regola: qualcun altro deve poter ricostruire ciò che affermi.

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Domande frequenti

Fin dove devo documentare i processi aziendali?

Abbastanza perché un estraneo capace possa portare avanti il cuore dell'azienda per due settimane senza telefonarti. Parti da denaro, clienti e decisioni di giudizio. Fermati quando un lettore a freddo smette di bloccarsi.

Devo documentare tutto prima di vendere?

No. Ti servono le parti che fermano l'azienda se sparisci, e quelle su cui un compratore chiederà per prime. Coprile e continua in sottofondo. Comincia adesso, perché non si può creare quando un compratore sta già aspettando.

E se il prodotto sono io?

Allora il documento lo mostrerà, ed è utile. Separa il lavoro che solo tu puoi fare da quello che capita solo di essere svolto da te. Il secondo tipo si può scrivere e passare ad altri. Il primo è ciò che un compratore metterà a prezzo, di solito legandoti per anni.

Devo usare un software?

Non importa. Un documento condiviso va bene. Ciò che conta è che la pagina esista, sia aggiornata e possa essere trovata da qualcuno che non sei tu.

Vale la pena farlo se non vendo mai?

Sì. Documentare è l'unica preparazione che rende che succeda qualcosa o no. Ottieni un'azienda che gira in una settimana storta e una persona che può prendersi un giorno libero.

Il metodo completo, con le checklist, è in Exit Strategy: il Playbook dell'uscita, una guida gratuita di 23 pagine.