Facilitar o pagamento aos clientes para receber depressa
Facilitar o pagamento aos clientes: pergunta como pagam, envia a fatura certa para a caixa certa, remove atritos, nomeia um contacto e automatiza os lembretes.
Para facilitar o pagamento aos clientes, remove todos os pontos de atrito: pergunta antecipadamente como pagam, envia uma fatura correta para a caixa de correio certa, oferece o meio que já usam, indica a referência e o total com clareza e nomeia uma pessoa que responde a dúvidas. As faturas fáceis são pagas primeiro.
Como facilitar o pagamento aos clientes
Ninguém atrasa o pagamento por maldade. Atrasam porque pagar-te é mais difícil do que pagar a outra pessoa.
É essa a ideia toda de facilitar o pagamento aos clientes. Cada fatura entra numa fila, e a fila é processada por pessoas cansadas que despacham primeiro as fáceis. A fatura com a referência clara, a entidade certa e uma ligação que funciona é paga na terça-feira. A que precisa de um telefonema para ser decifrada é paga quando alguém tiver energia. Podes escolher qual é a tua. E, ao contrário da maioria das coisas num negócio de uma só pessoa, um pouco de preparação aqui devolve caixa indefinidamente.
Pergunta como pagam antes de faturares
São os cinco minutos mais baratos de todo o teu negócio.
No início do trabalho, antes de haver dinheiro em dívida, pergunta ao cliente como funciona o processo de pagamento dele. Não como um formulário. Como uma pergunta normal e profissional. Precisas de resposta a cinco coisas:
- Que entidade legal deve ser faturada, e com que morada.
- Se é necessária uma nota de encomenda ou um número de referência.
- Que caixa de correio recebe as faturas.
- Quem as aprova.
- Em que ciclo os pagamentos realmente correm.
As organizações maiores, em particular, têm requisitos específicos que são totalmente conhecíveis e totalmente fatais de ignorar. Uma fatura sem o número de nota de encomenda exigido não está atrasada. Está invisível. Vai ficar ali indefinidamente enquanto presumes que está a ser processada. Pergunta no início, não depois de a primeira fatura encalhar. É essa a diferença entre um processo fluido e um mês de confusão.
Se o cliente é grande e o valor é material, acrescenta mais um passo: confirma que a entidade que assina é a que paga. Uma discrepância aí é uma surpresa de que ninguém gosta. Como verificar bem um cliente maior está em como verificar um cliente antes de dar crédito.
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A principal causa de pagamento tardio é uma fatura com defeito. Não um mau cliente. Uma fatura com defeito.
Referência errada. Nome da entidade errado. Valor errado. Enviada ao teu contacto em vez da contabilidade. Um dado em falta que o sistema deles exige. Na maioria dos casos nada é rejeitado com estrondo. A fatura fica simplesmente à espera. Acertar nos detalhes à primeira elimina mais atrasos do que qualquer quantidade de cobranças posteriores. Por isso cria uma rotina curta e usa-a sempre.
Emite-a imediatamente, no acontecimento que a dispara. Não num lote mensal que serve o teu ritmo burocrático e a tesouraria de ninguém. Uma parte surpreendente do pagamento tardio é simplesmente faturação tardia. O trabalho acabou, seguiste em frente, e a fatura saiu onze dias depois. São onze dias oferecidos de graça.
Depois lê-a como se fosses a pessoa da contabilidade que nunca ouviu falar de ti. O valor é inequívoco? A descrição é reconhecível? As datas são claras? O total é óbvio? Se hesitas em alguma linha, eles também hesitarão.
A auditoria ao atrito
Eis uma tabela para aplicares às tuas próprias faturas. Sê honesto. A maioria encontra pelo menos três problemas à primeira passagem.
| Atrito | O que faz ao pagamento | A solução |
|---|---|---|
| Um meio de pagamento que o cliente não usa | Têm de improvisar ou esperar por alguém com acesso | Oferece o meio que já usam e diz-o na fatura |
| Uma moeda que complica o processo deles | Precisa de aprovação ou conversão; fica à espera | Fatura na moeda em que pagam, quando consegues viver com isso |
| Nenhuma referência clara a citar | O pagamento chega e ninguém o consegue associar, ou nunca sai | Indica a referência a usar, de forma bem visível |
| Um total ou uma data de vencimento ambíguos | A contabilidade tem de perguntar, por isso faz outra coisa | Um total, uma data de vencimento, nada a interpretar |
| Enviada só a quem te contratou | Quem compra muitas vezes não é quem paga, e pode não saber que há um problema | Envia-a também para a caixa de correio da contabilidade |
| Nenhuma pessoa identificada para dúvidas | Uma linha que ninguém reconheceu trava tudo, em silêncio | Nomeia um contacto e torna rápido responder-lhe |
Cada linha é uma coisa pequena. Juntas decidem se facilitaste o pagamento aos clientes ou se tens uma fatura para cobrar.
Facilitar o pagamento aos clientes: nomeia uma pessoa em cada ponta
As faturas raramente encalham numa decisão. Encalham numa pergunta que ninguém fez.
Uma linha que alguém não reconheceu. Um documento em falta. Um valor que parece diferente do orçamento. Ninguém do lado deles quer incomodar-te, por isso ninguém pergunta, e a fatura fica parada. Um contacto identificado do teu lado transforma um atraso silencioso numa troca de dois minutos. Do mesmo modo, sabe quem realmente processa o pagamento do lado deles. Isto importa mais à medida que os clientes crescem, porque quem te comprou muitas vezes não é quem te paga. Se só conheces o primeiro, estás a adivinhar o segundo.
Põe o teu contacto na fatura e garante que as respostas te chegam depressa. Depois guarda uma nota de quem trata do pagamento em cada cliente. Demora um minuto e compensa sempre.
Deixa os lembretes fazer a pressão
Fácil de pagar também quer dizer difícil de esquecer. Um lembrete curto e neutro uns dias antes do vencimento rende mais do que vários depois, porque chega enquanto a fatura ainda pode ser processada a tempo, não depois de falhar um ciclo.
Depois um aviso no próprio dia e acompanhamentos num calendário que definiste com antecedência. Se queres montar a sequência, como escrever uma escada de lembretes de pagamento mostra as fases. Automatiza. Não é preguiça, é honestidade sobre as tuas noites. Os lembretes enviados quando te lembras são irregulares, tardios e trazem o humor que tinhas. Um automático acontece nas noites em que estás demasiado cansado para ser corajoso, que são quase todas.
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Fácil para eles é também fácil para ti. Se não vês de relance o que faturaste, quando, a quem, o que foi pago e o que está em atraso e há quanto tempo, estás a gerir cobranças de memória e com um extrato bancário. É assim que as faturas ficam por cobrar por completo. Não cobradas tarde. Simplesmente nunca notadas.
Um só sítio. Uma só lista. É também o que transforma o valor que te devem de um palpite com margem de erro num facto. Quando o consegues ver, uma revisão mensal demora meia hora. E é na revisão mensal que detetas a fatura que escapou antes de se tornar um problema.
Pede também o dinheiro mais cedo
A fatura mais fácil de pagar é aquela que nunca foi precisa na sua forma antiga. Se podes receber um sinal antes do trabalho, ou pagamento adiantado nos trabalhos mais pequenos, ou marcos num projeto mais longo, passas o financiamento do trabalho de ti para eles. As pessoas pedem de menos aqui com mais consistência do que em qualquer outro lado. O pedido é perfeitamente normal, e a reação é quase sempre mais branda do que o medo dela. O detalhe está em como receber antes de começares o trabalho.
Facilitar o pagamento e antecipá-lo são o mesmo instinto. Estás a remover razões para o dinheiro não se mexer.
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- Escreve as cinco perguntas. Entidade, referência, caixa de correio, aprovador, ciclo. Faz-as a todos os clientes novos.
- Audita as tuas últimas três faturas. Confronta cada uma com a tabela de atrito acima.
- Corrige o modelo. Referência, data de vencimento, total, contacto, dados de pagamento, tudo visível de relance.
- Liga os lembretes automáticos. Antes do vencimento, no dia e depois.
- Abre uma lista. Tudo o que está faturado, pago e em atraso, num só sítio.
Uma hora. Depois disso é fácil para os clientes pagarem, por isso a maioria das faturas simplesmente é paga, e a tua energia vai para os clientes e para o crescimento.
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Qual é a coisa mais importante para as faturas serem pagas mais depressa?
Acertar na fatura à primeira. A principal causa de pagamento tardio é uma fatura com defeito: referência errada, entidade errada, caixa de correio errada. Perguntar ao cliente como paga logo no início elimina mais atrasos do que qualquer cobrança depois.
Devo oferecer várias formas de pagar?
Para facilitar o pagamento aos clientes, oferece as que o teu cliente realmente usa, em vez de todas as opções. Cada método extra é mais uma coisa para manter. O objetivo não é escolha, é um caminho de pagamento que corresponda à forma como a equipa deles já trabalha.
É má educação perguntar a um cliente como paga antes de faturar?
Não. As organizações maiores, em particular, esperam-no, e é um sinal de profissionalismo. Demora cinco minutos no início e evita as causas mais comuns de atraso.
Os lembretes automáticos prejudicam a relação?
Raramente. Um lembrete neutro enviado com calendário lê-se como organizado e sério. Ser esquecido lê-se pior. Os fornecedores que fazem acompanhamento previsível tendem a ser priorizados, não ressentidos.
O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook da cobrança de faturas, um guia gratuito de 22 páginas.
Quão preso estás, a sério?
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