Facilitare il pagamento ai clienti:fatture pagate prima

Per facilitare il pagamento ai clienti, elimina ogni punto di attrito: chiedi prima come pagano, manda una fattura corretta alla casella giusta, offri il metodo che già usano, indica chiaramente riferimento e totale e nomina una persona che risponde alle domande. Le fatture facili si pagano per prime.

Come facilitare il pagamento ai clienti

Nessuno ritarda il pagamento per dispetto. Ritarda perché pagare te è più difficile che pagare qualcun altro.

È tutta qui l'idea di facilitare il pagamento ai clienti. Ogni fattura entra in una coda, e la coda la lavorano persone stanche che fanno prima le più facili. La fattura con il riferimento chiaro, il soggetto giusto e un link che funziona viene pagata il martedì. Quella che richiede una telefonata per essere decifrata viene pagata quando qualcuno ha l'energia. Puoi scegliere quale fattura è la tua. E, a differenza di quasi tutto in un'attività di una sola persona, un po' di preparazione qui continua a restituire cassa all'infinito.

Chiedi come pagano prima ancora di fatturare

Sono i cinque minuti più economici di tutta la tua attività.

All'inizio dell'incarico, prima che ci sia qualsiasi somma dovuta, chiedi al cliente come funziona il suo processo di pagamento. Non come un modulo. Come una domanda normale e professionale. Ti servono le risposte a cinque cose:

• Quale soggetto legale va fatturato, e a quale indirizzo.
• Se serve un ordine d'acquisto o un numero di riferimento.
• Quale casella riceve le fatture.
• Chi le approva.
• Con quale ciclo vengono davvero eseguiti i pagamenti.

Le organizzazioni più grandi in particolare hanno requisiti specifici che si possono conoscere benissimo e che sono fatali da ignorare. Una fattura senza il numero d'ordine d'acquisto richiesto non è in ritardo. È invisibile. Resterà lì all'infinito mentre tu pensi che venga elaborata. Chiedi all'inizio, non dopo che la prima fattura si è bloccata. È la differenza tra un processo fluido e un mese di confusione.

Se il cliente è grande e l'importo rilevante, aggiungi un passo: conferma che il soggetto che firma sia quello che paga. Una discrepanza lì è una sorpresa che nessuno gradisce. Come controllare bene un cliente più grande è in come controllare un cliente prima di concedere credito.

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Manda la fattura giusta, una volta

La prima causa di pagamento in ritardo è una fattura difettosa. Non un cliente cattivo. Una fattura difettosa.

Riferimento sbagliato. Nome del soggetto sbagliato. Importo sbagliato. Mandata al tuo contatto invece che all'amministrazione. Un dettaglio mancante che il loro sistema pretende. Nella maggior parte dei casi niente viene respinto con rumore. La fattura aspetta e basta. Fare giusti i dettagli al primo colpo elimina più ritardo di qualsiasi sollecito successivo. Quindi costruisci una breve routine e usala ogni volta.

Emettila subito, sull'evento che la fa partire. Non in un lotto mensile comodo per il ritmo della tua amministrazione e inutile per la tua cassa. Una quantità sorprendente di pagamenti in ritardo è semplicemente fatturazione in ritardo. Il lavoro è finito, sei passato oltre, e la fattura è partita undici giorni dopo. Sono undici giorni regalati per niente.

Poi rileggila come se fossi la persona in amministrazione che non ha mai sentito parlare di te. L'importo è inequivocabile? La descrizione è riconoscibile? Le date sono chiare? Il totale è evidente? Se esiti su una riga, esiteranno anche loro.

L'audit dell'attrito

Ecco una tabella da applicare alle tue fatture. Sii onesto. Quasi tutti trovano almeno tre problemi al primo passaggio.

Ogni riga è una cosa piccola. Insieme decidono se facilitare il pagamento ai clienti o avere una fattura da rincorrere.

Facilitare il pagamento ai clienti: una persona con nome a ogni capo

Le fatture raramente si bloccano su una decisione. Si bloccano su una domanda che nessuno ha fatto.

Una voce che qualcuno non ha riconosciuto. Un documento mancante. Una cifra diversa dal preventivo. Nessuno dalla loro parte vuole disturbarti, quindi nessuno chiede, e la fattura resta ferma. Un contatto con nome dalla tua parte trasforma un ritardo silenzioso in uno scambio di due minuti. Allo stesso modo, sappi chi elabora davvero i pagamenti dalla loro. Conta di più man mano che i clienti crescono, perché chi ha comprato da te spesso non è chi ti paga. Se conosci solo il primo, stai tirando a indovinare sul secondo.

Metti il tuo contatto sulla fattura e assicurati che le risposte ti arrivino in fretta. Poi tieni una nota di chi gestisce i pagamenti di ogni cliente. Richiede un minuto e ti ripaga ogni volta.

Lascia che siano i solleciti a spingere

Facile da pagare significa anche difficile da dimenticare. Un breve promemoria neutro pochi giorni prima della scadenza vale più di diversi dopo, perché arriva quando la fattura può ancora essere elaborata in tempo, non dopo aver saltato un ciclo.

Poi un messaggio il giorno stesso, e i seguiti con un calendario definito in anticipo. Se vuoi costruire la sequenza, come scrivere una sequenza di solleciti per le fatture mostra le fasi. Automatizzalo. Non è pigrizia, è onestà sulle tue sere. I promemoria mandati quando ti ricordi sono irregolari, tardivi e portano l'umore che avevi. Uno automatico parte nelle sere in cui sei troppo stanco per essere coraggioso, cioè quasi tutte.

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Tieni un solo registro di tutto

Facile per loro è anche facile per te. Se non riesci a vedere a colpo d'occhio cosa hai fatturato, quando, a chi, cosa è stato pagato e cosa è scaduto e da quanto, stai gestendo gli incassi a memoria e con l'estratto conto. È così che le fatture restano del tutto non riscosse. Non sollecitate in ritardo. Semplicemente mai notate.

Un posto. Un elenco. È anche ciò che trasforma la somma che ti devono da una stima con un margine di fantasia in un fatto. Una volta che lo vedi, la verifica mensile richiede mezz'ora. E la verifica mensile è dove individui la fattura sfuggita prima che diventi un problema.

Chiedi anche i soldi prima

La fattura più facile da pagare è quella che nella vecchia forma non serviva più. Se puoi prendere un acconto prima del lavoro, o il pagamento anticipato per lavori più piccoli, o le milestone su un incarico più lungo, sposti il finanziamento del lavoro da te a loro. Qui le persone chiedono meno che ovunque. La richiesta è del tutto normale, e la reazione è quasi sempre più mite della paura di chiedere. I dettagli sono in come farsi pagare prima di iniziare il lavoro.

Rendere il pagamento facile e renderlo anticipato sono lo stesso istinto. Stai togliendo ragioni per cui i soldi non si muovono.

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La tua impostazione da un'ora

1. Scrivi le cinque domande. Soggetto, riferimento, casella, chi approva, ciclo. Falle a ogni nuovo cliente.
2. Fai l'audit delle ultime tre fatture. Confronta ognuna con la tabella dell'attrito qui sopra.
3. Sistema il modello. Riferimento, scadenza, totale, contatto, dati di pagamento, tutto visibile a colpo d'occhio.
4. Attiva i solleciti automatici. Prima della scadenza, nel giorno e dopo.
5. Apri un solo elenco. Tutto ciò che è fatturato, pagato e scaduto, in un posto solo.

Un'ora. Dopo, per i clienti pagare è facile, quindi la maggior parte delle fatture viene semplicemente pagata, e la tua energia va ai clienti e alla crescita.

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Domande frequenti

Qual è la cosa più importante per far pagare le fatture più in fretta?

Fare giusta la fattura al primo colpo. La prima causa di pagamento in ritardo è una fattura difettosa: riferimento sbagliato, soggetto sbagliato, casella sbagliata. Chiedere al cliente come paga all'inizio elimina più ritardo di qualsiasi sollecito successivo.

Devo offrire più modi di pagare?

Per facilitare il pagamento ai clienti, offri quelli che il tuo cliente usa davvero, non tutte le opzioni. Ogni metodo in più è altro da mantenere. L'obiettivo non è la scelta, è un percorso di pagamento che combaci con il modo in cui il loro team già lavora.

È scortese chiedere come paga un cliente prima di fatturare?

No. Le organizzazioni più grandi se lo aspettano, ed è un segno di professionalità. Richiede cinque minuti all'inizio e previene le cause più comuni di ritardo.

I solleciti automatici danneggiano il rapporto?

Raramente. Un promemoria neutro mandato a calendario sembra organizzato e serio. Essere dimenticati sembra peggio. I fornitori che fanno seguito in modo prevedibile tendono a passare avanti, non a essere mal visti.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook per incassare le fatture, una guida gratuita di 22 pagine.