Verificare l'affidabilità di un cliente in venti minuti

Per verificare l'affidabilità di un cliente bastano tre domande: è solvibile, ha una reputazione di pagamento, e chi firma è lo stesso soggetto che pagherà? Fallo prima di un lavoro importante. Richiede circa venti minuti, e saltarlo è così che una fattura diventa una crisi.

Verificare l'affidabilità di un cliente prima di concedere credito

Non presteresti una somma seria a uno sconosciuto solo perché la riunione è andata bene.

Eppure è esattamente questo una grossa fattura a trenta giorni. Consegni, aspetti e speri. Il cliente ha il tuo lavoro. Tu hai una promessa. Tutto dipende da quanto vale quella promessa.

La maggior parte dei solopreneur non la inquadra mai così. Pensano alla fatturazione come a una formalità che segue il lavoro vero. Ma nel momento in cui accetti di essere pagato dopo, sei diventato un finanziatore, e l'hai fatto senza una sola domanda.

Il verdetto è brutale. Per qualsiasi cosa rilevante, fai una verifica minima del cliente. Una grossa fattura non pagata può essere davvero seria per te. Non c'è un ufficio finanziario né una seconda fonte di reddito a parare il colpo. E la verifica che l'avrebbe evitata richiede venti minuti.

Pensa come un finanziatore, in tre domande

Scordati la due diligence in grande stile. Non stai comprando l'azienda. Ti stai chiedendo se ti pagheranno.

Tre domande. Venti minuti. Questa è l'intera verifica del cliente, e nota che nessuna risposta negativa significa "lascia perdere". Quasi tutte significano "cambia le condizioni". È questo lo scopo del controllo: ti sposta da sì o no a quanto rischio, a quali condizioni.

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Per verificare l'affidabilità di un cliente parti dal soggetto legale

Parti dalla domanda più noiosa, perché intercetta le sorprese peggiori.

La persona con cui hai parlato non è ciò che paga. Paga una società. Quale? Il nome sul tuo accordo è lo stesso della tua fattura, e lo stesso di chi la approverà davvero? Se fatturi al soggetto sbagliato, la fattura non viene respinta. Resta ferma.

La guida lo dice senza giri nella checklist: il soggetto a cui fatturi deve essere quello che ha accettato. Scrivilo all'inizio. Chiedi la ragione sociale, l'indirizzo e la casella. È anche la stessa lista di cose che ti servono per far elaborare la fattura, quindi chiedi una volta per due motivi.

Se il soggetto cambia a metà strada, diffida prima delle tue carte che di quelle altrui. Sistemalo per iscritto, con il nuovo nome, prima che parta la fattura successiva.

Una buona riunione non è una prova

Ecco la trappola. Le chiamate vanno bene. Il cliente è cordiale, risponde in fretta, ama il tuo lavoro. Ti affezioni. Abbassi la guardia proprio quando l'importo sale.

Niente di questo ti dice se i soldi arriveranno. Il fascino non è solvibilità. L'entusiasmo non è uno storico di pagamenti. Un cliente può adorare il tuo lavoro e stare comunque in fondo alla coda della sua amministrazione.

Quindi separa le due cose. Goditi il rapporto. Controlla i fatti. Puoi fare entrambe, e i clienti che sono quel che sembrano non si offenderanno se chiedi chi approva le fatture e come si chiama il soggetto legale.

Quelli che si offendono ti stanno dicendo qualcosa, molto prima di quando l'avresti scoperto.

Poi chiedi come pagano

Chi approva la fattura? Con quale ciclo eseguono i pagamenti? Serve un ordine d'acquisto o un riferimento?

Guarda cosa ti dà tutto questo. È una domanda di processo, quindi nessuno si offende. Ma le risposte sono anche una verifica silenziosa del credito. Un cliente che sa esattamente come funzionano i suoi pagamenti di solito è organizzato. Un cliente che non sa dirti chi approva cosa ti sta dicendo qualcosa sulla prossima fattura.

E ricorda che chi ha comprato da te spesso non è chi ti paga. Può non sapere che c'è un problema finché non glielo dici. Un contatto con nome e cognome sul lato dei pagamenti trasforma un ritardo silenzioso in un breve scambio. Conta di più man mano che i clienti crescono.

Usa quello che già sai

Con un cliente che torna non parti da zero. Hai il suo storico di pagamenti, se lo conservi.

Il comportamento di pagamento è uno dei segnali più chiari su un rapporto. Il ritardo cronico spesso va con altri schemi: richieste eccessive, scope creep, i reclami più rumorosi. Tracciare chi paga con quanta rapidità ti dà una visione insolitamente onesta della qualità dell'account.

Il fatturato di chi paga a centoventi giorni vale sensibilmente meno dello stesso fatturato di chi paga a quindici. Quasi nessuno fa questo confronto. Fallo. È l'unica verifica del credito che puoi fare gratis, con dati che nessun altro ha.

Ecco perché conta l'occhiata mensile a ciò che è scaduto. Trenta minuti. Ti dice a chi concedere più credito e a chi dare termini più brevi.

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Fissa un tetto prima di averne bisogno

Decidi il massimo che sei disposto a sostenere con un singolo cliente. Un numero. Non una sensazione.

Perché? Perché senza un tetto l'esposizione si insinua. Un altro lavoro sullo stesso account, un'altra fattura prima che sia pagata la precedente. Ogni passo sembra piccolo. Sommati, stai prestando a uno sconosciuto una somma seria, un sì educato alla volta.

Un tetto ti dà una frase pulita da dire. "Inizio il pezzo successivo quando la fattura attuale sarà saldata." Non è un'accusa. È una regola. E se lo raggiungi, puoi appoggiarti al punto di arresto che hai deciso prima: dove il lavoro si ferma finché non sei pagato. Il ragionamento è in come fissare i termini di pagamento ai clienti.

Quando non puoi verificare, cambia le condizioni

A volte la verifica esce scarna. Non riesci a capire. Il cliente è nuovo, le informazioni sono poche, l'importo è alto.

Non tirare a indovinare. Sposta invece il rischio. Chiedi un acconto, o il pagamento anticipato, o dividi il lavoro in milestone in modo che la tua esposizione resti piccola a ogni fase. Le parole giuste sono in come farsi pagare prima di iniziare il lavoro.

Questa è la parte elegante. Non serve sapere che il cliente è sicuro se hai impostato l'accordo in modo che sbagliare costi poco. Un acconto è una verifica del credito che ti paga.

Sii onesto sul limite

Un controllo non è una garanzia. Un cliente solvibile può comunque pagare in ritardo. Uno buono può avere un brutto trimestre.

E non trasformare il controllo in sospetto. La maggior parte dei pagamenti in ritardo è un errore di processo, non cattiva volontà. Lo scopo non è trovare motivi per rifiutare lavoro. È sapere cosa stai prestando, a chi e a quali condizioni, così che se qualcosa va storto tu lo veda arrivare. Quando succede, come scrivere una sequenza di solleciti per le fatture è ciò che ti porta oltre.

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Una routine da venti minuti

1. Conferma il soggetto legale che firmerà e che coincida con quello a cui fatturerai.
2. Chiedi come pagano: chi approva, con quale ciclo, con quale riferimento.
3. Cerca qualsiasi segno che paghino lentamente o siano a corto di cassa.
4. Controlla il tuo storico con loro, se ce l'hai.
5. Decidi il tuo tetto. Modifica le condizioni se il quadro è scarno.

Fallo prima di un lavoro importante, non dopo che la prima fattura si è bloccata. È noioso. Verificare l'affidabilità di un cliente è anche l'assicurazione più economica della tua attività.

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Domande frequenti

Devo controllare ogni cliente?

No. Controlla i più grandi e chiunque tu non conosca. Per importi piccoli, chiedere il pagamento anticipato fa il lavoro di una verifica senza la fatica.

Cosa comprende la verifica di un cliente?

Tre cose: se è solvibile, se ha una reputazione di pagamento e se il soggetto che firma è quello che pagherà. Richiede circa venti minuti.

E se non riesco a verificare un cliente nuovo?

Cambia le condizioni invece di tirare a indovinare. Chiedi un acconto o il pagamento anticipato, oppure usa le milestone così la tua esposizione resta piccola a ogni fase.

Concedere credito è davvero così rischioso per un'attività individuale?

Una grossa fattura non pagata può essere davvero seria per te, perché dietro non hai un ufficio finanziario. Per questo vale la pena decidere in anticipo un tetto per cliente.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook per incassare le fatture, una guida gratuita di 22 pagine.