Análise de crédito de clientes:avalia em vinte minutos

Uma análise de crédito de clientes resume-se a três perguntas: são solventes, têm reputação de pagamento e a entidade que assina é a mesma que vai pagar? Faz isto antes de um trabalho significativo começar. Demora cerca de vinte minutos, e saltá-lo é como uma fatura se torna uma crise.

Análise de crédito de clientes: como verificar um cliente antes de dar crédito

Não emprestarias uma quantia séria a um desconhecido só porque a reunião correu bem.

No entanto, é exatamente isso que uma fatura grande a trinta dias é. Entregas, esperas e confias. O cliente tem o teu trabalho. Tu tens uma promessa. Tudo depende de a promessa valer alguma coisa.

A maioria dos solopreneurs nunca olha para isto assim. Pensam na faturação como uma formalidade que vem a seguir ao trabalho a sério. Mas no momento em que aceitas ser pago mais tarde, tornaste-te um credor, e fizeste-o sem uma única pergunta.

O veredicto é direto. Para tudo o que seja material, faz uma análise de crédito de clientes mínima. Uma fatura grande por pagar pode ser seriíssima para ti. Não há equipa financeira nem um segundo fluxo de rendimento para a amortecer. E a verificação que a teria evitado demora vinte minutos.

Pensa como um credor, em três perguntas

Esquece a ideia de uma auditoria em grande escala. Não estás a comprar a empresa. Estás a perguntar se te vão pagar.

Três perguntas. Vinte minutos. Essa é a análise de crédito de clientes inteira, e repara que nenhuma das más respostas quer dizer "foge". A maioria quer dizer "muda os prazos". É esse o objetivo de verificar: tira-te do sim ou não e leva-te a quanto risco, em que condições.

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Começa a análise de crédito de clientes pela entidade

Começa pela pergunta mais aborrecida, porque apanha as surpresas mais desagradáveis.

A pessoa com quem falaste não é quem paga. Quem paga é uma empresa. Que empresa? O nome no teu acordo é o mesmo que está na tua fatura, e o mesmo que vai de facto aprová-la? Se faturares a entidade errada, a fatura não é devolvida. Fica parada.

O guia diz-o sem rodeios na lista de verificação: a entidade faturada tem de ser a entidade que aceitou. Escreve isto logo no início. Pede a designação legal, a morada e a caixa de correio. É também a mesma lista de coisas de que precisas para a fatura ser processada, por isso estás a pedir uma vez por duas razões.

Se a entidade mudar a meio, desconfia primeiro da tua própria papelada e só depois da dos outros. Corrige por escrito, com o novo nome, antes de sair a próxima fatura.

Uma boa reunião não é prova

Eis a armadilha. As chamadas correm bem. O cliente é simpático, responde depressa, gosta do teu trabalho. Afeiçoas-te. Baixas a guarda exatamente quando o valor sobe.

Nada disso te diz se o dinheiro chega. Simpatia não é solvência. Entusiasmo não é um historial de pagamentos. Um cliente pode adorar o teu trabalho e ainda assim estar no fim da fila da sua própria contabilidade.

Por isso separa as duas coisas. Aproveita a relação. Verifica os factos. Consegues as duas, e os clientes que são o que parecem não se vão importar de ser questionados sobre quem aprova faturas e como se chama a entidade.

Os que se importam estão a dizer-te algo, muito mais cedo do que o descobririas de outra forma.

Depois pergunta como pagam

Quem aprova a fatura? Em que ciclo fazem os pagamentos? Precisa de nota de encomenda ou de referência?

Vê o que isto faz por ti. É uma pergunta de processo, por isso ninguém se ofende. Mas as respostas são também uma análise de crédito discreta. Um cliente que sabe exatamente como funcionam os seus pagamentos costuma ser organizado. Um cliente que não sabe dizer-te quem aprova o quê está a dizer-te algo sobre a próxima fatura.

E lembra-te que a pessoa que te comprou muitas vezes não é a que te paga. Pode não saber que há um problema até lho dizeres. Um contacto identificado do lado dos pagamentos transforma um atraso silencioso numa troca curta. Isso importa mais à medida que os clientes crescem.

Usa o que já sabes

Com um cliente que regressa não partes do zero. Tens o historial de pagamentos dele, se o guardares.

O comportamento de pagamento é um dos sinais mais claros sobre uma relação. O atraso crónico anda muitas vezes com outros padrões: exigências excessivas, alargamento do âmbito, as queixas mais ruidosas. Acompanhar quem paga com que rapidez dá-te uma visão invulgarmente honesta da qualidade da conta.

A faturação de quem paga aos cento e vinte dias vale bastante menos do que a mesma faturação de quem paga aos quinze. Quase ninguém faz essa comparação. Fá-la. É a única análise de crédito que podes fazer de graça, com dados que mais ninguém tem.

É por isso que a revisão mensal do que está em atraso importa. Trinta minutos. Diz-te a quem dar mais crédito e a quem pôr em prazos mais curtos.

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Define um teto antes de precisares dele

Decide o máximo que estás disposto a suportar com qualquer cliente. Um número. Não uma sensação.

Porquê? Porque sem teto a exposição vai-se esgueirando. Mais um trabalho na mesma conta, mais uma fatura antes de a anterior estar paga. Cada passo parece pequeno. Somados, estás a emprestar uma quantia séria a um desconhecido, um sim educado de cada vez.

Um teto dá-te uma frase limpa para dizer. "Começo a próxima parte quando a fatura atual estiver liquidada." Isso não é acusatório. É uma regra. E se chegares lá, podes apoiar-te no ponto de paragem que decidiste antes: onde o trabalho pára enquanto não és pago. O raciocínio está em como definir os prazos de pagamento dos clientes.

Quando não consegues verificar, muda os prazos

Às vezes a verificação volta escassa. Não consegues perceber. O cliente é novo, a informação é pouca, o valor é grande.

Não adivinhes. Em vez disso, move o risco. Pede um sinal, ou pagamento adiantado, ou divide o trabalho em marcos para que a tua exposição se mantenha pequena em cada fase. A formulação está em como receber antes de começares o trabalho.

Esta é a parte elegante. Não precisas de saber que o cliente é seguro se arranjaste o negócio de modo a que estar enganado saia barato. Um sinal é uma análise de crédito que te paga.

Sê honesto quanto ao limite

Uma verificação não é uma garantia. Um cliente solvente ainda pode pagar tarde. Um bom cliente pode ter um mau trimestre.

E não transformes a verificação em suspeita. A maioria dos atrasos é uma falha de processo, não má vontade. O objetivo não é encontrar razões para recusar trabalho. É saber o que estás a emprestar, a quem e em que condições, para que, se algo correr mal, o vejas a chegar. Quando acontecer, como escrever uma escada de lembretes de pagamento é o que te leva até ao fim.

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Uma rotina de vinte minutos

1. Confirma a entidade legal que vai assinar e que corresponde à que vais faturar.
2. Pergunta como pagam: quem aprova, que ciclo, que referência.
3. Procura qualquer sinal de que pagam devagar ou têm falta de caixa.
4. Consulta o teu próprio historial com eles, se o tiveres.
5. Decide o teu teto. Ajusta os prazos se o quadro for escasso.

Faz isto antes de um trabalho significativo começar, não depois de a primeira fatura encalhar. É aborrecido. Uma análise de crédito de clientes é também o seguro mais barato do teu negócio.

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Perguntas frequentes

Preciso de verificar todos os clientes?

Não. Verifica os maiores e qualquer pessoa que não conheças de lado nenhum. Para valores pequenos, pedir pagamento adiantado faz o trabalho de uma verificação sem o esforço.

O que envolve uma análise de crédito de clientes?

Três coisas: se são solventes, se têm reputação de pagamento e se a entidade que assina é a que vai pagar. Demora cerca de vinte minutos.

E se não conseguir verificar um cliente novo?

Muda os prazos em vez de adivinhar. Pede um sinal ou pagamento adiantado, ou usa marcos para que a tua exposição se mantenha pequena em cada fase.

Dar crédito é mesmo assim tão arriscado para um negócio a solo?

Uma fatura grande por pagar pode ser seriíssima para ti, porque não há equipa financeira por trás. É por isso que vale a pena decidir de antemão um teto por cliente.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook da cobrança de faturas, um guia gratuito de 22 páginas.