Prazos de pagamento:como defini-los sem adivinhar

Para definir os prazos de pagamento dos clientes, decide três coisas antes de o trabalho começar: os teus prazos habituais, os que aceitas quando pressionam e o que exiges a um cliente que não conheces de lado nenhum. Trinta dias é um empréstimo. Trata-o como tal e fixa o preço em conformidade.

Prazos de pagamento dos clientes: define-os sem adivinhar

Teste rápido. Quais são os teus prazos de pagamento?

Se respondeste "o que vem no modelo da fatura", não definiste nenhuns. Herdaste um valor por defeito. E um valor por defeito é uma decisão que outra pessoa tomou, provavelmente para um negócio que não é o teu.

Eis o que a maioria dos conselhos erra. Tratam os prazos como papelada. Escreve-se "pagamento a trinta dias" no fundo e pronto. Mas quando entregas e faturas para pagamento a trinta dias, concedeste crédito. Estás a financiar esse cliente durante um mês. Isso não é burocracia. É emprestar.

Normal, sim. Muitas vezes aceitável. Mas os teus prazos de pagamento dos clientes devem ser uma escolha, não um reflexo.

Três decisões, tomadas uma só vez

Não precisas de um documento de política. Precisas de três respostas que consigas dizer em voz alta.

1. O teu padrão. O que ofereces quando ninguém pediu nada diferente. Vai em todas as faturas e em todos os acordos.
2. O teu limite mínimo. O que aceitas quando um cliente resiste. Conhece-o antes da chamada, não durante.
3. A tua exigência para desconhecidos. O que precisas de alguém que não conheces de lado nenhum. Um sinal. Pagamento adiantado. Uma verificação primeiro.

Toma estas decisões numa só sessão, no início de uma relação, quando saem mais baratas. Ficam desconfortáveis de introduzir depois. Quem já tentou mudar os prazos a um cliente de dois anos conhece a sensação.

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Prazos de pagamento mais longos são um desconto que esqueceste de registar

Esta é a frase para fixar. Prazos mais curtos valem dinheiro a sério, e os clientes aceitam-nos muitas vezes só porque pediste. Prazos mais longos são um desconto que estás a dar sem nunca o escrever como tal.

Pensa assim. Um cliente pede uma janela maior e dizes que sim para ser simpático. Nesse dia não sai nada da tua conta bancária. Por isso parece de graça. Não é. É dinheiro que agora tens de financiar de outro lado, e o custo cresce com a tua faturação.

Por isso, antes de aceitares qualquer coisa mais longa, pergunta: quanto me custa isto realmente? Se não sabes responder, não estás a negociar. Estás a doar.

Repara na ordem destes prazos de pagamento dos clientes. O topo da tabela é onde queres viver. O fundo é para onde derivas se nunca decidires.

Recebe o dinheiro mais cedo e deixa de pedir desculpa

A posição mais forte não é cobrar bem. É não precisares de cobrar.

Sinais, pagamento adiantado, marcos, faturação anual. Cada um passa o financiamento do trabalho de ti para eles. As pessoas pedem de menos aqui com mais consistência do que em qualquer outro lado, e o pedido costuma ser aceite. Pedir um sinal é perfeitamente normal. A reação é quase sempre mais branda do que o medo dela.

Se não pedes um há algum tempo, faz isso esta semana numa coisa pequena. Vais aprender que a reação é branda, e esse conhecimento vale mais do que o sinal. A formulação está em como receber antes de começares o trabalho.

Escreve os prazos onde não podem passar despercebidos

Prazos que decidiste mas nunca escreveste não são prazos. São uma esperança.

Põe os teus prazos habituais em todas as faturas e em todos os acordos. Põe a data de vencimento como data, não como uma conta que o cliente tenha de fazer. Torna o total inequívoco. Indica a referência a citar ao pagar.

E acrescenta mais uma coisa que a maioria salta. Descobre como o cliente paga realmente: que entidade, que caixa de correio, que referência ou nota de encomenda, quem aprova, em que ciclo faz os pagamentos. Os teus prazos dizem quando esperas ser pago. O processo deles decide se isso pode acontecer. Faz coincidir os dois logo no início, não depois de a primeira fatura encalhar.

O que dizer quando um cliente resiste

Vão resistir. Alguém pede mais tempo e sentes o estômago a cair. É aqui que o teu limite mínimo justifica o que vale.

Se conheces o teu limite, não estás a improvisar. Estás a conferir um número que já fixaste. Diz o que ofereces como padrão. Se precisarem de mais, já sabes quanto isso vale para ti, por isso podes trocar: um sinal em contrapartida, a divisão por marcos, um preço que reflita o financiamento.

Se não tens limite, dizes que sim para seres querido e calculas o custo depois. O depois chega como um problema de caixa num mês parado.

A resistência não é um ataque. É uma negociação, e o outro lado normalmente também não fez as contas. Tu fizeste, ou vais fazer agora.

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Decide quanto aguentas por cada cliente

Uma boa reunião não é uma verificação de crédito. Uma fatura grande a trinta dias é exatamente um empréstimo a um desconhecido.

Escolhe uma exposição máxima para qualquer cliente. Um número que não ultrapassas sem receber alguma coisa. Uma fatura grande por pagar pode ser seriíssima para um negócio de uma só pessoa, porque não há equipa financeira nem almofada atrás de ti. A verificação que a teria evitado demora minutos. Como verificar um cliente antes de dar crédito mostra o que analisar.

Confirma também que a entidade a quem faturas é a entidade que aceitou. Parece óbvio. É o tipo de coisa que só é óbvia depois de correr mal.

Escreve já a política para o mau pagador reincidente

Alguns clientes vão pagar sempre tarde. Vais encontrá-los. Decide o que isso significa antes de estares na sala com um deles.

As tuas opções são prazos mais curtos na renovação, pagamento adiantado, um preço que reflita o custo de os financiar ou recusar continuar. Escolhe a tua agora.

Uma política transforma uma conversa emocional numa conversa comercial. Compara duas frases. "Estás sempre atrasado." E: "Estou a passar as contas com este historial de pagamentos para pagamento adiantado." A primeira é pessoal. A segunda é uma regra. Os clientes podem discutir uma acusação. Têm mais dificuldade em discutir uma regra que se aplica a todos. Há mais sobre isto em como lidar com um cliente que paga sempre tarde.

Decide onde o trabalho pára

Os prazos não significam nada sem uma consequência. Por isso decide, com antecedência, em que ponto deixas de entregar enquanto não és pago.

Continuar a trabalhar para quem não pagou é emprestar mais a quem não reembolsou o último empréstimo. Ensina-lhe também que os teus prazos são decorativos. Diz a linha com clareza e cedo, não como ameaça num momento difícil. Parar o trabalho é uma resposta legítima e proporcional, e muito mais eficaz do que mais um email. Mas só funciona se a tiveres sinalizado primeiro.

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A tua lista de verificação de uma sessão

• Os meus prazos habituais estão decididos e indicados em todas as faturas e acordos.
• Sei o que aceito quando alguém resiste.
• Sei o que exijo a clientes que não conheço de lado nenhum.
• Sei quanto me custa um prazo mais longo.
• Peço sinal sempre que o trabalho o permite.
• Sei a minha exposição máxima com qualquer cliente.
• Sei quando o trabalho pára.
• Tenho uma política para o mau pagador que é comercial, não pessoal.

Se não consegues marcar uma caixa, os teus prazos de pagamento dos clientes não estão concluídos. Essa é a tua próxima tarefa. Uma sessão. Depois voltas a crescer.

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Perguntas frequentes

Que prazos de pagamento dos clientes deve um solopreneur oferecer?

Oferece os prazos mais curtos que os teus clientes aceitarem e decide um padrão, um limite mínimo e uma regra mais rigorosa para desconhecidos. Os prazos mais curtos são muitas vezes aceites só porque pediste.

Os prazos de pagamento a trinta dias são normais?

São comuns, mas significam que estás a emprestar ao cliente durante um mês. Pode estar bem para um cliente que verificaste. Deve ser uma decisão, não um valor por defeito.

É má educação pedir um sinal?

Não. Pedir um sinal é perfeitamente normal, e a reação é quase sempre mais branda do que o medo de pedir. As pessoas pedem de menos aqui com mais consistência do que em qualquer outro lado.

Posso mudar os prazos de um cliente existente?

Podes, mas é desconfortável. Os prazos são mais baratos de fixar no início de uma relação. Com um cliente existente, usa a renovação como o momento e aplica uma política em vez de tornar o assunto pessoal.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook da cobrança de faturas, um guia gratuito de 22 páginas.