Integrar o primeiro funcionário:as duas primeiras semanas

Para integrar o primeiro funcionário, prepara tudo antes de ele chegar: um plano escrito para a primeira semana, uma tarefa real que consiga concluir, o contexto que vive na tua cabeça e tempo contigo marcado. Partilha o resultado a noventa dias no primeiro dia e dá feedback cedo.

Como integrar o primeiro funcionário: as duas primeiras semanas decidem

A proposta não é o fim. É o meio.

Passaste dias à procura de alguém. A lacuna está tapada, em teoria. Chega o alívio, e com ele a tentação de voltares ao teu trabalho e deixares a pessoa arranjar-se.

Não faças isso. É neste período que se decide se ela acredita que fez uma boa escolha.

Imagina a segunda-feira dela. Chega, ou entra no sistema, sem contexto, sem uma primeira tarefa clara e sem ninguém a prestar atenção. Fica com uma caixa de entrada vazia e uma vaga sensação de que devia ser útil. À quarta-feira está ansiosa. À sexta-feira pergunta-se em silêncio se foi um erro. Algumas nunca recuperam dessa semana.

Não precisas de um programa. És uma pessoa, não um departamento de recursos humanos. Precisas de uma ou duas horas de preparação antes de começarem. Valem semanas depois.

O primeiro dia, do lado dela

Esquece o que queres dizer. Pensa no que ela precisa de sentir até sexta-feira: que o trabalho é real, que consegue fazê-lo e que alguém está a ver e se importa.

Eis o que a maioria dos operadores solo não vê. Vives neste negócio há tanto tempo que não consegues ver o que falta. Os acessos que tomas por garantidos. O cliente que tem de ser tratado de certa maneira. A razão por que deixaste de usar aquela ferramenta. Tudo isso está na tua cabeça, e nada está em sítio onde a pessoa possa ler.

Por isso, a primeira tarefa ao integrar o primeiro funcionário é uma transferência. Não uma palestra. Um rasto escrito do que uma pessoa competente precisaria e não consegue adivinhar.

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O que ter pronto para integrar o primeiro funcionário

Faz isto antes de integrares o primeiro funcionário. Não na manhã em que começa.

Repara no que falta: um manual, um pacote de boas-vindas, uma apresentação. Não precisas de nada disso. Precisas do plano, da tarefa, dos acessos e do teu tempo.

A tarefa real é o que mais conta. Não um exercício de treino, nem uma semana a observar. Algo genuíno que se possa terminar e ver a funcionar. Diz à pessoa que o trabalho é real e diz-te como ela o trata.

Partilha o resultado no primeiro dia

Escreveste o que o cargo deve produzir. Dá-lho.

O resultado a noventa dias é o que vai existir, o que vai ser diferente e o que a pessoa controla, se isto correr bem. Partilha-o no primeiro dia e faz dele a espinha dorsal dos primeiros três meses. Faz duas coisas.

Para ela, remove o problema mais comum nos cargos iniciais: não saber o que é bom. Para ti, transforma a primeira revisão numa comparação com algo acordado, em vez de uma discussão sobre expectativas que ninguém disse.

Lê-o em conjunto. Pergunta o que não está claro. Pergunta com o que ela discordaria. Uma pessoa competente vai discordar, e é um bom sinal, não um insulto.

Passa o contexto que tens na cabeça

Reserva uma hora na primeira semana e fala. Em voz alta, com a pessoa a tomar notas, se quiser.

Cobre o que ninguém descobre sozinho. Quem são os teus melhores clientes e o que lhes importa. O que tentaste e não funcionou. De que partes te orgulhas e de quais tens vergonha. O que corrigirias se tivesses um mês livre. Onde estão as arestas.

Parece indulgente. Não é. É a forma mais barata de a poupar a repetir os teus erros antigos, e diz-lhe que confias nela com o retrato real.

Depois acerta duas coisas com clareza. A quem pergunta, sobre quê? E que decisões são dela sem te perguntar? A segunda pergunta é a que decide se delegaste mesmo ou só mudaste quem escreve, e voltamos a ela em como delegar tarefas.

Feedback na terceira semana, não no quarto mês

Esta é a falha que arruína em silêncio mais primeiras contratações do que qualquer má entrevista.

Na terceira semana reparas em algo. Um relatório ligeiramente desalinhado. Uma mensagem a um cliente um pouco informal demais. Parece menor. A pessoa é nova. Não dizes nada.

No quarto mês é um padrão. Agora é uma conversa difícil, estás irritado, e ela é apanhada de surpresa.

Diz a coisa pequena na terceira semana. Pequena, específica e simpática. "Esse resumo está bom, e da próxima vez começa pela decisão." Custa-te trinta segundos e poupa-te a conversa do quarto mês.

O silêncio não é tato. É dívida, e acumula juros.

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Pergunta o que ela vê

O feedback tem de correr nos dois sentidos.

Uma pessoa nova vê a tua operação com olhos limpos durante cerca de um mês, antes de se habituar. Repara na parte desajeitada do teu processo, na página confusa, no passo que só manténs por hábito. Passado um mês, essa visibilidade esvai-se.

Por isso, pergunta cedo e pergunta diretamente. O que te surpreendeu? O que mudarias? O que esperavas que não é verdade?

Não consegues essa informação de outra maneira. Estiveste demasiado perto durante demasiado tempo. E perguntar sinaliza algo importante: que não contrataste alguém para seguir ordens, mas para melhorar o negócio.

O que evitar na primeira quinzena

Dois erros opostos, ambos comuns.

O primeiro é desaparecer. Entregas um acesso, dizes "diz-me se precisares de alguma coisa" e somes-te no teu trabalho. A pessoa não vai chamar. É nova e não quer parecer lenta. Vai adivinhar, errar e aprender que não estás disponível.

O segundo é pairar. Revês cada linha, refazes o que entrega e manténs em silêncio todas as decisões. Isso desperdiça a pessoa, e uma pessoa competente percebe em semanas e começa a procurar outro sítio.

O caminho do meio é aborrecido. Está presente a horas marcadas. Está ausente entre elas. Deixa a pessoa terminar algo e depois vejam-no juntos.

Se te apanhares a refazer o trabalho dela depois de ter ido para casa, pára. Ou o briefing não era claro, e a correção é tua, ou o padrão não foi explicado, e a correção também é tua. Refazer em silêncio não ensina nada a ninguém.

Acompanha segundo um calendário, não segundo um sentimento

Marca uma revisão a sério na agenda em relação aos resultados a noventa dias. Não um vago "como vai isso?" de passagem, mas uma conversa a sério sobre o que aterrou, o que não aterrou e o que mudou.

Nada de importante deve ficar guardado para mais tarde. Se vale a pena dizer, diz agora, enquanto é fácil.

Também costumas saber em dois meses se está a funcionar. Se não está, di-lo com clareza. Esperar e ter esperança não é gentileza. Custa à pessoa as alternativas dela, custa-te a atenção que não tinhas e raramente se resolve sozinho. Claro, humano e rápido é melhor para todos do que uma deriva lenta. Para a lista mais ampla do que corre mal por esta altura, vê os erros mais comuns na primeira contratação.

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Uma verificação rápida antes de começarem

• Há um plano escrito para a primeira semana.
• Existe uma tarefa real e concluível para os primeiros dias.
• Os acessos e as ferramentas estão prontos.
• O teu tempo com a pessoa está marcado para duas semanas.
• O documento a noventa dias está pronto a partilhar.
• Sabes que decisões são dela.

Se podes marcar as seis, fizeste mais do que a maioria das pessoas alguma vez faz por quem acabou de chegar. Se não, essa é a tarefa de amanhã, não um pensamento posterior.

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Perguntas frequentes

Quanto tempo deves demorar a integrar o primeiro funcionário?

As duas primeiras semanas são a janela crítica, porque é quando a pessoa decide se fez uma boa escolha. Mantém o apoio ao longo dos primeiros noventa dias, ancorado no documento de resultado que escreveste.

Preciso de um programa formal de integração?

Não. Um plano escrito para a primeira semana, uma tarefa real, acessos prontos e tempo marcado contigo fazem a maior parte do trabalho. Uma hora de preparação antes de chegar vale semanas depois.

O que devo dar-lhe para fazer primeiro?

Algo genuíno que consiga concluir nos primeiros dias e ver aterrar. Um exercício de treino ensina menos e parece menos um trabalho.

Quando devo dar o primeiro feedback?

Nas primeiras três semanas, enquanto é pequeno e específico. Guardá-lo transforma um ponto menor num padrão e uma troca fácil numa difícil.

Planeia a primeira semana, partilha o resultado e integra o primeiro funcionário de propósito.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook das primeiras contratações, um guia gratuito de 22 páginas.