Delegar tarefas como solopreneur sem perder o controlo

Para delegar tarefas como solopreneur, decide de antemão que decisões pertencem à outra pessoa, deixa de rever e refazer o que ela entrega e dá feedback sobre o resultado, não sobre o método. Se ficas com todas as decisões, contrataste um dactilógrafo.

Como delegar tarefas como solopreneur (é um teste, não uma competência)

Toda a gente diz que quer ajuda que lhe tire coisas do prato.

Poucos largam mesmo o trabalho quando a ajuda chega.

Eis o que costuma acontecer. Trazes alguém. Passas-lhe uma tarefa. Depois verificas. Depois ajustas. Depois reconstróis um bocadinho "para poupar tempo". Depois ficas com as decisões porque são mais rápidas de tomar tu mesmo. Um mês depois estás a fazer as mesmas horas, só que agora também geres uma pessoa.

Isso não é delegar tarefas. É uma auditoria muito cara.

É também o primeiro teste real de algo que talvez não queiras saber: a tua restrição era a tua capacidade, ou a tua vontade de passar as coisas a outros? São problemas diferentes. Um resolve-se contratando. O outro não, e contratar só o torna visível.

Porque é que uma boa pessoa sai depressa

Sejamos diretos sobre o que agarrar faz.

Desperdiça a pessoa que estás a pagar. Foi contratada para assumir a responsabilidade e pedem-lhe que espere por aprovação.

Pior, afasta as boas. Uma pessoa competente diagnostica isto em semanas. Vê que todas as decisões passam por ti, que o trabalho dela é refeito em silêncio, que nada é realmente dela. E começa a procurar outro sítio, porque as pessoas competentes podem.

As que ficam são as que aprenderam a precisar da tua aprovação. Selecionaste exatamente a coisa errada.

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Começa com um mapa de decisões

Não tentes "confiar mais". É um estado de espírito, e os estados de espírito não sobrevivem a uma semana cheia. Usa antes uma lista.

Antes de a pessoa começar, escreve que decisões são dela sem perguntar, quais te traz primeiro e quais ficam contigo. Depois diz-lho. A pergunta "que decisões são minhas sem te perguntar?" é a que separa delegar tarefas de mudar quem escreve. Esse mapa é como largas o trabalho de propósito.

O ponto não é a divisão exata. É que a divisão exista antes de o trabalho começar. Uma pessoa que sabe onde estão os limites pode correr a toda a velocidade dentro deles.

Delegar tarefas é julgar o resultado, não o caminho

Vais fazê-lo de forma diferente dela. Farás sempre de forma diferente.

Se o resultado cumpre o que escreveste, o caminho não importa. O mau hábito é rever o método porque é território familiar, quando a única revisão justa é a que compara com o que acordaram.

É por isso que o resultado a noventa dias é tão útil aqui. Dá-te algo para medir que não é o teu gosto. Sem ele, "bom" transforma-se em silêncio em "como eu teria feito", e ninguém passa essa fasquia.

Quando algo está errado, nomeia-o pequeno e específico, cedo. "Este email ao cliente precisa de um pedido mais firme." Não "eu reescrevo isto". Reescrever não ensina nada e rouba a responsabilidade de volta de uma só vez.

Dá nome ao que vais deixar de fazer

Esta é fácil de falhar. Antes de a pessoa chegar, escreve o que vais deixar de fazer quando ela estiver cá.

Não "fazer menos". Uma coisa específica. O relatório semanal. A triagem da caixa de entrada. O primeiro rascunho. O canal.

Se não consegues nomeá-la, não abriste espaço. Acrescentaste uma pessoa a uma carga de trabalho inalterada, e a vontade de continuar a fazer tu mesmo vai ganhar sempre, porque é mais rápido hoje.

Mais rápido hoje é a armadilha. Fazer tu mesmo é sempre mais rápido esta semana e nunca mais rápido ao longo do trimestre. Todo o objetivo da contratação era pagar um custo agora por horas mais tarde.

Os três hábitos que te denunciam

Podes estar a fazer isto sem reparar.

• A correção em silêncio. Corriges o que ela entrega depois de ter ido embora. Nunca aprende o que mudou e perde a fé no sentido de tentar.
• O ciclo de aprovação. Tudo espera por um polegar para cima. O negócio passa a andar à velocidade da tua caixa de entrada, que é o problema com que começaste.
• O açambarcar de contexto. Guardas informação porque explicar parece lento. Ela decide sem essa informação, erra e tu ficas com o trabalho de volta.

A solução para os três é a mesma, e aborrecida. Escreve, diz em voz alta e confia no resultado. Uma primeira quinzena que inclua uma integração como deve ser remove a maior parte do terceiro hábito antes de começar.

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O que fazer quando ainda custa

Vai custar. É normal.

Algo vai voltar que não é como o terias feito. Vai sair uma mensagem com um tom que não usarias. Vais sentir a mão a tremer em direção ao teclado.

Faz uma pergunta antes de lhe tocares: isto falha o resultado, ou só difere do meu jeito? Se só difere, deixa. Se falha, dá feedback, pequeno e cedo, e deixa a pessoa corrigir.

Depois repara no padrão. Se continuas a falhar esse teste, o problema não é ela. Sê honesto quanto a isso. É exatamente a descoberta para que serve o exercício: se a tua restrição era capacidade ou vontade. As duas são respostas justas. Só uma se resolve contratando.

E se for vontade, também é útil. Podes dar-te melhor com um freelancer num trabalho estreito e reversível enquanto te habituas a passar coisas, ou sem contratar ninguém por agora. O erro é contratar, falhar em delegar tarefas e concluir que contratar não funciona.

O que fazer na segunda-feira

O concreto vence o nobre. Faz isto por ordem.

1. Escolhe uma tarefa em que não vais voltar a tocar. Escreve o nome dela.
2. Escreve como é uma versão concluída, em duas ou três frases.
3. Diz à pessoa que decisões dentro dela são suas.
4. Marca a revisão na agenda, em relação ao resultado, não ao teu gosto.
5. Quando o resultado chegar, diz uma coisa específica que funcionou e uma a mudar.

Depois repete com a tarefa seguinte. Não tens de largar tudo de uma vez. Tens de largar algo real, ou o exercício todo é teatro.

Atenção ao próximo bloqueio: tu

Há um segundo momento de largar, e chega mais tarde.

A certa altura, a restrição deixa de ser capacidade e passa a ser coordenação. És o bloqueio de todas as decisões. O contexto não chega às pessoas. Tudo passa por ti, e passas a maior parte dos dias a retransmitir e a desbloquear.

O instinto é acrescentar outro par de mãos. Isso piora tudo.

A adição seguinte é então alguém que lidera, não outro executor, e adiar isso é como te tornas a restrição daquilo que construíste. Se reparas que passas a maior parte da semana a passar mensagens, encontraste-o. Antes de chegares aí, porém, vale a pena ler os erros habituais na primeira contratação, porque vários são versões deste.

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Ser solo é um modelo, não uma personalidade

Foste solo de propósito, e tinhas razão. É por isso que tudo isto foi possível.

Mas ser solo era um modelo de negócio. Nunca foi pensado para ser uma personalidade.

Há uma versão em que recusas toda a ajuda por princípio, te tornas a restrição do teu próprio negócio e te esgotas a provar algo que ninguém te pediu para provar. Não sejas essa pessoa. Delegar tarefas, uma coisa definida, a uma pessoa, em termos que escreveste, não te torna menos solo. Torna o negócio maior do que as tuas horas.

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Perguntas frequentes

Porque é tão difícil delegar tarefas?

Porque fazer tu mesmo é mais rápido hoje, e porque tens padrões. Mas mais rápido hoje nunca é mais rápido ao longo de um trimestre, e o teu padrão exprime-se melhor como um resultado escrito do que como um hábito de refazer.

Como sei se o problema é capacidade ou vontade?

Observa o que acontece depois de alguém chegar. Se ficas com as decisões, revês tudo e reconstróis o que entrega, a restrição era vontade. Se as horas realmente libertam e o trabalho fica feito, era capacidade.

Devo rever tudo o que uma pessoa nova faz?

Revê o resultado em relação ao que acordaram, não cada passo. No início, dá feedback pequeno e específico, depressa. Verificar o método é onde a maioria dos operadores solo volta a fazer tudo.

E se ela errar em alguma coisa?

Di-lo cedo, de forma específica e simpática, e deixa a pessoa corrigir. Se corriges em silêncio, ela não aprende nada e o trabalho nunca passa a ser dela.

Decide o que é dela, julga o resultado e passa mesmo a delegar tarefas.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook das primeiras contratações, um guia gratuito de 22 páginas.