Retrospetiva de OKRs em meia hora:quatro perguntas

Para fazer uma retrospetiva de OKRs trimestral, gasta meia hora a responder por escrito a quatro perguntas: o que me propus mudar e mudou, onde erraram as minhas estimativas, quanto tempo demoram realmente as coisas aqui e como deve ser o próximo conjunto.

Como fazer a retrospetiva de OKRs trimestral em meia hora

Há quem faça isto durante três anos e não seja melhor a definir objetivos do que era no primeiro trimestre.

O mesmo esforço. Os mesmos trimestres. Nenhuma melhoria.

A razão é quase sempre a mesma. Pontuaram os objetivos, sentiram algo sobre o resultado e depois escreveram o conjunto seguinte a partir de uma página em branco. A aprendizagem evaporou-se entre um trimestre e o outro. Nada passou de um para o outro.

A retrospetiva de OKRs é o passo que faz passar. Demora meia hora. Saltá-la é a razão mais comum para um hábito de definir objetivos não dar em nada.

E quando trabalhas sozinho, importa a dobrar. Não há memória de equipa. Ninguém mais se vai lembrar de que subestimaste o lançamento da última vez. Se não escreveres, desapareceu, e vais cometer o mesmo erro com a mesma confiança.

Faz a retrospetiva dos objetivos, não só do trabalho

Eis a distinção que a maioria perde.

Um olhar normal para trás pergunta o que fizeste. O que saiu. Do que te orgulhas. O que arrastou. Isso é uma revisão do trabalho, e está bem, mas não é o ponto.

A retrospetiva dos objetivos pergunta pelos próprios objetivos. Eram os certos? Os números faziam sentido? Avaliaste bem o esforço? Não estás a auditar a tua semana. Estás a auditar o teu critério.

É uma pergunta diferente e mais útil. Podes trabalhar a fundo na coisa errada e ter uma bela revisão do trabalho. Só uma revisão dos objetivos te diz que era a coisa errada.

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As quatro perguntas, uma de cada vez

Vamos às perguntas da retrospetiva de OKRs, uma a uma.

Um: o que me propus mudar, e mudou?

Começa pela frase do resultado que escreveste no início. Lê-a em voz alta. Depois olha para as pontuações honestas de como pontuaste o trimestre.

A coisa que querias que fosse diferente tornou-se diferente? Sim, em parte, ou não. Resiste à história. Ainda não expliques. Limita-te a dizê-lo.

Se a resposta é não, e entregaste imenso, essa é a descoberta mais valiosa da página. Significa que estiveste em movimento sem progresso. Escreve-o sem rodeios, porque é exatamente a situação que os objetivos de resultado existem para expor.

Dois: onde erraram as minhas estimativas, e em que direção?

A direção é tudo. Uma falha aleatória é ruído. Uma falha consistente na mesma direção é um traço.

Talvez continues a definir metas que atinges com facilidade. Talvez continues a prometer um lançamento que escorrega. Talvez apostes sempre no canal que acaba por ser lento. Um trimestre mostra-te um erro. Vários trimestres mostram-te um padrão, e um padrão é algo que podes corrigir.

É por isso que o registo escrito importa. Não consegues detetar uma direção de memória. A memória edita com gentileza.

Três: o que aprendi sobre quanto tempo as coisas demoram aqui?

Aqui, quer dizer no teu negócio. Com as tuas horas, os teus clientes, a tua energia, as tuas outras obrigações.

Conselhos gerais sobre prazos são quase inúteis para quem trabalha sozinho, porque as tuas restrições são específicas. Quanto tempo demorou realmente a reescrita da oferta, do princípio ao fim, incluindo os tempos mortos? Quanto tempo até um canal novo produzir algum sinal? Escreve as respostas reais.

Passados alguns trimestres, terás algo que nenhum livro te pode dar: uma noção calibrada do teu próprio ritmo. Torna as metas do trimestre seguinte honestas desde o início.

Quatro: como deve ser o próximo conjunto?

Esta é a pergunta que transforma reflexão em ação. Não saltes para ela. Mas não acabes sem ela.

Escreve alterações concretas. Não "ser mais realista". Diz: menos resultados-chave, mais tempo para este tipo de trabalho, um canal diferente, um item novo na lista do agora não. Se mataste um objetivo a meio do trimestre, a razão escrita entra aqui diretamente. O nosso artigo sobre como abandonar um objetivo a meio do trimestre explica porque é que esses parágrafos acabam por ser tão valiosos.

O que fazer com as respostas da retrospetiva de OKRs

Uma resposta numa página não muda nada. Antes de fechares o ficheiro, transforma cada uma numa mudança que consigas ver no trimestre seguinte.

Se as tuas estimativas foram otimistas, encolhe o próximo conjunto ou alonga o prazo. Se um tipo de trabalho excede sempre, dá-lhe mais espaço no plano. Se um objetivo afinal era uma tarefa disfarçada, reescreve-o como um estado alterado. Se uma boa ideia continuava a aparecer a meio do trimestre, põe-na já na lista do agora não, para decidires com calma mais tarde.

Edições pequenas e específicas. É assim que três anos disto se tornam três anos a melhorar, em vez de um trimestre repetido doze vezes.

Como conduzir a sessão

Mantém o ambiente simples. O objetivo é meia hora calma e honesta, não uma cerimónia.

• Escolhe um dia em que não estejas nem triunfante nem em baixo. Os dois humores dobram as respostas.
• Tem o material aberto. Os objetivos como foram escritos, as pontuações honestas, as notas do check-in semanal e quaisquer parágrafos de objetivos mortos.
• Escreve as respostas, não te limites a pensá-las. Pensar parece completo. Escrever expõe as lacunas.
• Mantém curto. Meia hora. Se demorar mais, provavelmente estás a rediscutir o trimestre em vez de aprender com ele.
• Arquiva onde o teu eu do próximo trimestre o vai encontrar. Junto dos novos objetivos, não numa pasta que nunca abres.

As notas semanais tornam isto muito mais fácil. Se registaste confiança e bloqueios todas as semanas, a história do trimestre já lá está. É mais uma razão para manteres vivo o teu check-in semanal: alimenta esta sessão com matéria-prima que, de outro modo, terias esquecido.

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Como é um bom fim de sessão

Vais saber que a sessão funcionou se conseguires acabar estas frases sem forçar.

• Neste trimestre, aprendi que tenho tendência para...
• No próximo trimestre, por causa disso, vou...
• Uma coisa que vou deixar de fazer é...
• A estimativa em que não vou confiar em mim é...

Se não as consegues completar, a retrospetiva ficou à superfície. Volta à pergunta dois. Costuma ser a que é despachada.

Porque é que esta é a parte que compõe

A maior parte do que fazes num trimestre é consumida pelo trimestre. Os artigos são lidos, o trabalho é entregue, os números mexem ou não.

A retrospetiva de OKRs é diferente. É a única peça que melhora quanto mais a empilhas. Um ano de objetivos, pontuações honestas e retrospetivas curtas dá-te um registo do teu próprio critério: o que te propuseste fazer, o que aconteceu e quão boas eram as tuas estimativas. Quase ninguém mantém um. Só isso já é uma vantagem.

Se queres crescer sem equipa, este é o teu substituto de colegas. Não podes perguntar a alguém que já te viu planear. Mas podes ler o que o teu eu passado escreveu, e o teu eu passado foi honesto, porque te asseguraste disso.

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Uma nota sobre sinais de alerta

Alguns padrões devem fazer-te parar durante a sessão.

• Todas as respostas são lisonjeiras. Volta atrás e relê as pontuações.
• Todas as falhas são atribuídas às circunstâncias. Parte pode ser verdade. Tudo é suspeito.
• O próximo conjunto é idêntico ao último. Então nada foi aprendido.
• A sessão foi saltada porque o trimestre correu bem. É exatamente quando as lições são mais baratas de tirar.

Um bom trimestre pode ensinar tanto como um mau. Só não dói o suficiente para te fazer olhar.

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Perguntas frequentes

Quanto tempo deve demorar uma retrospetiva de OKRs trimestral?

Cerca de meia hora. O suficiente para responder por escrito a quatro perguntas, curto o bastante para a fazeres mesmo todos os trimestres. Se continua a exceder, provavelmente estás a rediscutir o trimestre em vez de tirar lições dele.

Qual é a diferença entre uma retrospetiva e a pontuação?

A pontuação regista o que aconteceu face às metas. A retrospetiva pergunta porquê, e o que mudar. A pontuação dá-te os factos. A retrospetiva transforma esses factos em melhores objetivos para o ciclo seguinte.

Preciso de retrospetiva se o trimestre correu bem?

Sim. Um bom trimestre pode significar que aprendeste algo, ou que os teus objetivos foram definidos dentro do que ia acontecer de qualquer maneira. Só as perguntas te dizem qual. Saltá-la depois de uma vitória é um erro comum.

Onde devo guardar as notas da retrospetiva?

Num sítio onde as vejas quando escreveres os objetivos seguintes. Guarda-as junto do novo conjunto, não numa pasta que nunca abres. O ponto é que o planeamento do próximo trimestre parta do que este te ensinou.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de OKR para solopreneurs, um guia gratuito de 23 páginas.