Was zuerst automatisieren? Ein Filter für Solopreneure

Was zuerst automatisieren im Solopreneur-Business? Die Übergabe, die du am häufigsten fallen lässt, in einem Prozess, den du schon von Hand durchgeführt hast, und zwar mit Aktionen, die nur deinen eigenen Schreibtisch berühren. Nicht die E-Mail-Sequenz, von der du träumst.

Was zuerst automatisieren im Solopreneur-Business

Vergiss die Einkaufsliste. Es gibt einen besseren Filter.

Drei Tests. Wird es fallen gelassen? Funktioniert es von Hand? Kann es falsch sein, ohne dass jemand von außen es sieht? Dein erster Workflow sollte alle drei bestehen. Die meisten bestehen keinen, weil sie davon ausgehen, was das Tool kann, statt davon, was das Geschäft verliert.

An der Auswahl scheitert Automatisierung. Nicht am Bauen. Nicht am Tool. Daran, zuerst das Falsche zu wählen und dann zu beschließen, die ganze Idee funktioniere nicht.

Also wählen wir richtig.

Schritt eins: eine Woche lang hinschauen

Kein Brainstorming. Brainstorming liefert dir die Nachrichten, die du gern geschickt hättest. Du willst die Übergaben, die du tatsächlich fallen lässt.

Halte eine Woche lang eine Notiz offen. Jedes Mal, wenn etwas durchrutscht, schreib eine Zeile. Nicht morgen, nicht aus dem Gedächtnis. Das Gedächtnis streicht die peinlichen heraus.

Die Liste ist fast immer dieselbe kurze:

• Eine neue Anfrage wartet zu lange auf die erste Antwort.
• Ein Lead wird still und wird nie nachgefasst.
• Jemand sagt Ja, und die nächste Aufgabe wird nie angelegt.
• Das Willkommen eines neuen Kunden hängt davon ab, dass du daran denkst.
• Ein Versprechen aus einem Telefonat wird nie zu einer Aktion.

Hier zahlt sich Automatisierung sofort aus. Nicht, weil die automatisierte Version etwas besser ist. Sondern weil die manuelle Version nichts ist. Eine Antwort, die eine Minute nach dem Formular eintrifft, schlägt eine Antwort am Dienstag, und sie schlägt keine Antwort um Längen.

Jetzt ordne, was du aufgeschrieben hast. Zwei Fragen pro Zeile: Wie oft passiert es, und was kostet dich jedes Mal? Multipliziere im Kopf. Fang oben an.

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Was zuerst automatisieren: geh die Tabelle durch

So schneiden die üblichen Kandidaten ab, wenn du fragst, was zuerst automatisieren. Nutze sie als Filter, nicht als Speisekarte.

Bei der Frage, was zuerst automatisieren, zählt die dritte Spalte. Frühe Erfolge sind billig, wenn sie falsch sind. Genau darum geht es. Du baust nicht nur einen Workflow, du testest, ob deine Auslöser bei den richtigen Leuten feuern.

Die Regel, die dich vor Peinlichkeit bewahrt

Automatisiere nur einen Prozess, der von Hand schon funktioniert.

Hast du ihn nicht oft genug gemacht, um zu wissen, wie ein gutes Ergebnis aussieht, automatisierst du keinen Prozess. Du automatisierst eine Vermutung. Und du entdeckst die Fehler vor deinen Kunden, dem teuersten Ort, sie zu entdecken.

Mach es also zuerst manuell. Achte dabei auf Folgendes:

• Wo bist du vom Skript abgewichen, und warum?
• Welche Nachrichten wurden beantwortet und welche ignoriert?
• Welche Ausnahmen tauchten immer wieder auf?

Der Reife-Test ist schlicht. Kannst du den Prozess in ein paar Sätzen beschreiben, und triffst du darin keine Ermessensentscheidungen mehr? Zweimal Ja: Er ist bereit. Sonst ist er noch ein Job für dich, und keine Software ändert das.

Darum sind die besten ersten Workflows langweilig. Langweilig heißt gesetzt. Gesetzt heißt sicher zu übergeben.

Erst dein eigener Schreibtisch, dann die Kunden

Die meisten stellen sich Automatisierung als E-Mails vor, die das Haus verlassen. Das ist die Hälfte, die man sieht. Die Hälfte, die zuerst verdient, ist unsichtbar.

Geht ein Formular ein, leg eine Aufgabe an, binnen eines Tages zu antworten. Tagge den Datensatz, damit der nächste Schritt ihn findet. Schick dir selbst eine Benachrichtigung, dass heute etwas dein Urteil braucht. Niemand außerhalb deines Unternehmens erfährt je, dass das lief. Ist eines falsch, zuckst du mit den Schultern und korrigierst es.

Dann, und erst dann, füg den Schritt zum Kunden hinzu. Eine kurze Bestätigung, dass du dich persönlich meldest. Die kann man kaum ernsthaft falsch machen, und sie beendet das Schweigen am Freitagabend.

Es geht um Vertrauen, und nicht um das des Kunden. Um deins. Du musst darauf vertrauen, dass deine Auslöser bei den richtigen Leuten feuern, bevor du sie auf jemanden außerhalb richtest. Ein Auslöser, der bei den falschen Leuten feuert, macht jeden Schritt danach falsch, und zwar in großem Stil. Lerne diese Lektion an einer Aufgabe, nicht an einer E-Mail. Mehr dazu, wie du den Auslöser gut baust, steht in wie du einen Workflow mit Auslöser, Bedingung und Aktion entwirfst.

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Schreib den Ausgang, bevor du den Eingang schreibst

Alle entwerfen den Anfang. Fast niemand entwirft das Ende.

Beantworte vor dem Bauen eine Frage: Wann soll diese Person das nicht mehr bekommen? Ein Nachfassen bei einem Lead ohne Antwort sollte enden, sobald er antwortet. Ein Anstoß, einen Anruf zu buchen, sollte enden, wenn gebucht ist. Eine Onboarding-Serie endet, wenn das Onboarding fertig ist.

Lässt du das aus, bekommst du den Klassiker: ein „Ich wollte nur mal nachfragen“, das am Tag nach dem Kauf eintrifft. Es sagt den Leuten, dass niemand zuhört.

Dein erster Workflow bekommt also neben dem Auslöser ein schriftliches Ziel. Wer das Ziel erreicht, wird entfernt, in welchem Schritt er auch steckt. Schreib beides in derselben Sitzung.

Und schreib eine Zeile dazu, wofür der Workflow da ist. Du bist der Eigentümer jedes Workflows, den du baust, also mach das zu einer Entscheidung und nicht zu etwas, das an einem Sonntag passiert und vergessen wurde. Wenn du später nicht weißt, ob du einen behalten sollst, ist wann du eine Automatisierung abschalten solltest der Check.

Drei Arten, falsch zu wählen

Sie wählen den aufregenden. Eine clevere mehrstufige Nurture-Strecke fühlt sich nach Fortschritt an. Sie erreicht aber am ersten Tag Kunden, mit Auslösern, die niemand getestet hat. Aufregend ist ein Grund, später zu bauen, nicht zuerst.

Sie wählen den, den sie schon sehen. Nach außen gehende Nachrichten sind sichtbar, also gewinnen sie die Abstimmung. Aber die Übergaben, die fallen, passieren meist hinter den Kulissen: die Aufgabe, die nie angelegt wurde, der Lead, der nie zugeordnet wurde, der Datensatz, den niemand getaggt hat. Wer nur automatisiert, was er sieht, lässt die Lecks offen.

Sie wählen einen großen Workflow. Lange Ketten sind schwer zu lesen, schwer zu ändern und leicht kaputt zu machen. Ein früher Fehler zieht sich durch alles danach. Hat ein Prozess mehrere Phasen, bau mehrere kurze Workflows, die aneinander übergeben. Jeder ist leicht zu erklären, und jeder ist leicht abzuschalten.

Es gibt einen vierten, leiseren: nichts zu wählen, weil nichts bereit wirkt. Auch das ist eine Entscheidung, und sie hat einen Preis. Jede Woche Schweigen auf eine gehobene Hand ist eine Woche, in der jemand anderes zuerst antworten kann. Wähl das Kleinste, was sicher ist, und bring es raus.

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Dein erster Montag

Du brauchst keine Tool-Entscheidung. Du brauchst eine Reihenfolge.

1. Führ eine Woche lang die Notiz über fallen gelassene Übergaben. Eine Zeile pro Ausfall.
2. Ordne nach Häufigkeit und Kosten. Nimm den obersten.
3. Prüf, ob er die drei Tests besteht. Wird fallen gelassen, funktioniert von Hand, ungefährlich bei Fehlern.
4. Schreib ihn in zwei oder drei Sätzen auf. Auslöser, Bedingungen, Aktionen und das Ziel, das ihn beendet.
5. Bau die Version nur für deinen Schreibtisch. Aufgabe, Tag, Erinnerung. Nichts nach außen.
6. Lass ihn ein paar Wochen laufen, bevor du eine Kundennachricht hinzufügst.

Lass vor dem Bauen dieselbe Liste durch was ein Solopreneur nie automatisieren sollte laufen. Alles auf dieser Liste bleibt bei dir, wie gut das Tool auch aussieht.

Wenn du entscheidest, was zuerst automatisieren, zählt die Reihenfolge mehr als der Ehrgeiz. Drei kleine Workflows, die deine drei am häufigsten fallen gelassenen Übergaben schützen, schlagen ein großes System, das niemand Zeit hat zu prüfen. Und du bist der einzige Prüfer.

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Häufig gestellte Fragen

Was zuerst automatisieren: Welchen Workflow baue ich als allerersten?

Den, der die Übergabe schützt, die du am häufigsten fallen lässt, in der sichersten Form. Bei vielen ist das ein eingehendes Formular, das eine Aufgabe zum Antworten für dich anlegt, den Datensatz taggt und dich benachrichtigt. Nach außen geht nichts, bis du ihm vertraust.

Soll ich mit einer Willkommenssequenz oder einem Nachfassen beginnen?

Mit keinem von beiden, wenn du es nicht von Hand durchgeführt hast. Beide erreichen Kunden, also können beide öffentlich falsch sein. Beginn mit Aktionen, die nur dich berühren, steigere dich zu einer kurzen Bestätigung und dann zu den längeren Sequenzen.

Woher weiß ich, dass ein Prozess bereit zur Automatisierung ist?

Du kannst ihn in ein paar Sätzen beschreiben und triffst darin keine Ermessensentscheidungen mehr. Du hast auch die Ausnahmen gesehen und weißt, auf welche Nachrichten Leute antworten.

Ist es ein Problem, wenn mein erster Workflow nie etwas an Kunden schickt?

Nein. Viele der wertvollsten Workflows tun das nie. Sie sorgen dafür, dass du zur richtigen Zeit auftauchst, und Kunden bemerken das sehr.

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