O que automatizar primeiro:um filtro para EUpreendedores

O que automatizar primeiro num negócio de EUpreendedor: a passagem de bastão que você mais perde, num processo que você já fez à mão, começando por ações que só tocam a sua própria mesa. Não a sequência de e-mails com que você vem sonhando.

O que automatizar primeiro num negócio de EUpreendedor

Esqueça a lista de compras. Existe um filtro melhor.

Três testes. Isso é perdido? Funciona à mão? Pode dar errado sem ninguém de fora ver? O primeiro fluxo que você montar deve passar nos três. A maioria passa em nenhum, porque começa pelo que a ferramenta faz e não pelo que o negócio está perdendo.

A seleção é onde a automação falha. Não a construção. Não a ferramenta. Escolher a coisa errada primeiro e depois concluir que a ideia toda não funciona.

Então vamos escolher direito.

Passo um: passe uma semana observando

Não faça brainstorm. Brainstorm te dá as mensagens que você gostaria de ter enviado. Você quer as passagens de bastão que realmente perde.

Durante uma semana, deixe uma nota aberta. Toda vez que algo cair, escreva uma linha. Não amanhã, não de memória. A memória edita as constrangedoras.

A lista quase sempre é a mesma e curta:

• Uma consulta nova espera demais pela primeira resposta.
• Um lead some e nunca é cobrado.
• Alguém diz sim e a próxima tarefa nunca é criada.
• As boas-vindas de um cliente novo dependem de você lembrar.
• Uma promessa feita numa ligação nunca vira ação.

São os lugares onde a automação paga de imediato. Não porque a versão automática é um pouco melhor. Porque a versão manual é nada. Uma resposta que chega um minuto depois do formulário vence uma que chega na terça, e vence a falta de resposta por muito.

Agora ordene o que você escreveu. Duas perguntas por linha: com que frequência acontece e quanto cada uma te custa? Multiplique de cabeça. Comece pelo topo.

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O que automatizar primeiro: leia a tabela

Veja como os candidatos de sempre se comportam quando você pergunta o que automatizar primeiro. Use como filtro, não como cardápio.

Para saber o que automatizar primeiro, a coluna que importa é a terceira. Os primeiros ganhos são baratos de errar. Esse é o ponto. Você não está só montando um fluxo, está testando se os seus gatilhos disparam para as pessoas certas.

A regra que te poupa do constrangimento

Só automatize um processo que já funciona à mão.

Se você não o fez vezes suficientes para saber como é um bom resultado, você não está automatizando um processo. Está automatizando um palpite. E vai descobrir as falhas na frente dos clientes, o pior lugar para descobrir.

Então faça manualmente primeiro. Preste atenção enquanto faz:

• Onde você saiu do roteiro, e por quê?
• Quais mensagens tiveram resposta e quais foram ignoradas?
• Que exceções não paravam de aparecer?

O teste de prontidão é direto. Você consegue descrever o processo em poucas frases e já não toma decisões de julgamento dentro dele? Sim aos dois: está pronto. Senão, ainda é trabalho seu, e nenhum software muda isso.

É também por isso que os melhores primeiros fluxos são chatos. Chato quer dizer resolvido. Resolvido quer dizer seguro para entregar.

Sua mesa primeiro, clientes depois

A maioria imagina automação como e-mails saindo pela porta. É a metade que dá para ver. A metade que rende primeiro é invisível.

Quando chega um formulário, crie uma tarefa para você responder em um dia. Marque o registro com uma etiqueta para o próximo passo encontrá-lo. Mande para si mesmo um aviso de que algo pede julgamento hoje. Ninguém fora do seu negócio sabe que isso rodou. Se algo estiver errado, você dá de ombros e corrige.

Depois, e só depois, acrescente o passo voltado ao cliente. Uma confirmação curta dizendo que você entrará em contato pessoalmente. É difícil errar feio nessa, e ela acaba com o silêncio de sexta à noite.

O raciocínio é sobre confiança, e não a do cliente. A sua. Você precisa confiar que seus gatilhos disparam para as pessoas certas antes de apontá-los para alguém de fora. Um gatilho que dispara para as pessoas erradas torna errado cada passo seguinte, e errado em escala. Aprenda essa lição numa tarefa, não num e-mail. Para saber mais sobre como montar bem o gatilho, como desenhar um gatilho, condição e ação de fluxo explica passo a passo.

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Escreva a saída antes de escrever a entrada

Todo mundo desenha o começo. Quase ninguém desenha o fim.

Antes de construir, responda a uma pergunta: quando essa pessoa deve parar de receber isso? Um acompanhamento a um lead que não respondeu deve parar no instante em que ele responde. Um empurrão para marcar uma ligação deve parar quando ele marca. Uma série de integração termina quando a integração termina.

Pule isso e você tem o clássico: "só passando para saber" chegando no dia seguinte à compra. Diz a eles que ninguém está ouvindo.

Então o seu primeiro fluxo ganha uma meta escrita junto com o gatilho. Atingir a meta tira a pessoa, em qualquer passo em que esteja. Escreva os dois na mesma sentada.

E escreva uma linha sobre para que serve o fluxo. Você é o dono de cada fluxo que monta, então faça disso uma decisão, não algo que aconteceu num domingo e foi esquecido. Se mais tarde você travar na dúvida de manter um, quando desligar uma automação é o teste.

Três jeitos de escolher errado

Escolhem o empolgante. Uma nutrição esperta com vários passos parece progresso. Também chega aos clientes no primeiro dia, com gatilhos que ninguém testou. Empolgante é motivo para construir depois, não primeiro.

Escolhem o que já conseguem ver. Mensagens para fora são visíveis, então ganham a votação. Mas as passagens que caem ficam quase todas nos bastidores: a tarefa que nunca foi criada, o lead que nunca foi encaminhado, o registro que ninguém etiquetou. Se você automatiza só o que vê, deixa os vazamentos abertos.

Escolhem um fluxo grande. Cadeias longas são difíceis de ler, difíceis de mudar e fáceis de quebrar. Um erro no início se espalha por tudo que vem depois. Quando um processo tem várias fases, monte vários fluxos curtos que passam o bastão entre si. Cada um é fácil de explicar, e cada um é fácil de desligar.

Existe um quarto, mais discreto: não escolher nada porque nada parece pronto. Isso também é uma escolha, e tem preço. Cada semana de silêncio diante de uma mão levantada é uma semana em que outra pessoa pode responder primeiro. Escolha a menor coisa segura e entregue.

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Sua primeira segunda-feira

Você não precisa decidir a ferramenta. Precisa de uma ordem.

1. Mantenha a nota das passagens perdidas por uma semana. Uma linha por falha.
2. Ordene por frequência e custo. Pegue a do topo.
3. Confira se passa nos três testes. Perdida, funciona à mão, segura para errar.
4. Escreva em duas ou três frases. Gatilho, condições, ações e a meta que o encerra.
5. Monte a versão só da sua mesa. Tarefa, etiqueta, lembrete. Nada para fora.
6. Rode por algumas semanas antes de acrescentar uma mensagem ao cliente.

Antes de construir, passe a mesma lista por o que um EUpreendedor nunca deve automatizar. Tudo o que estiver nessa lista fica com você, por melhor que a ferramenta pareça.

Ao decidir o que automatizar primeiro, a ordem importa mais que a ambição. Três fluxos pequenos que protegem as três passagens que você mais perde valem mais que um sistema grandioso que ninguém tem tempo de revisar. E você é o único revisor.

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Perguntas frequentes

O que automatizar primeiro: qual é o primeiro fluxo que devo montar?

O que protege a passagem de bastão que você mais perde, na forma mais segura. Para muita gente, é um envio de formulário que cria uma tarefa para você responder, marca o registro e te avisa. Nada sai para fora até você confiar.

Devo começar por uma sequência de boas-vindas ou por um acompanhamento?

Por nenhum dos dois, se você não os fez à mão. Os dois chegam aos clientes, então os dois podem errar em público. Comece por ações que só tocam você, depois passe a uma confirmação curta, depois às sequências mais longas.

Como sei que um processo está pronto para automatizar?

Você o descreve em poucas frases e já não toma decisões de julgamento dentro dele. Também já viu as exceções e sabe a quais mensagens as pessoas respondem.

É problema se meu primeiro fluxo nunca envia nada aos clientes?

Não. Muitos dos fluxos mais valiosos nunca enviam. Garantem que você apareça na hora certa, e os clientes notam isso demais.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Automação de Marketing, um guia gratuito de 21 páginas.