Quoi automatiser en premier ? Un filtre pour solopreneur

Quoi automatiser en premier dans une entreprise de solopreneur : le relais que vous laissez tomber le plus souvent, dans un processus que vous avez déjà fait à la main, en commençant par des actions qui ne touchent que votre propre bureau. Pas la séquence d'e-mails dont vous rêvez.

Quoi automatiser en premier dans une entreprise de solopreneur

Oubliez la liste de courses. Il existe un meilleur filtre.

Trois tests. Est-ce que ça tombe entre les mailles ? Est-ce que ça marche à la main ? Peut-on se tromper sans que personne à l'extérieur le voie ? Le premier workflow que vous construisez doit passer les trois. La plupart des gens n'en passent aucun, parce qu'ils partent de ce que l'outil sait faire au lieu de ce que l'entreprise perd.

La sélection est l'endroit où l'automatisation échoue. Pas la construction. Pas l'outillage. Choisir la mauvaise chose en premier, puis décider que toute l'idée ne marche pas.

Choisissons donc correctement.

Étape un : passez une semaine à observer

Ne faites pas de brainstorming. Le brainstorming vous donne les messages que vous aimeriez envoyer. Vous voulez les relais que vous laissez réellement tomber.

Pendant une semaine, gardez une note ouverte. Chaque fois que quelque chose tombe, écrivez une ligne. Pas demain, pas de mémoire. La mémoire supprime les moments embarrassants.

La liste est presque toujours la même, et elle est courte :

• Une nouvelle demande attend trop longtemps sa première réponse.
• Un prospect se tait et n'est jamais relancé.
• Quelqu'un dit oui et la tâche suivante n'est jamais créée.
• L'accueil d'un nouveau client dépend de votre mémoire.
• Une promesse faite au téléphone ne devient jamais une action.

Ce sont les endroits où l'automatisation rapporte tout de suite. Pas parce que la version automatisée est un peu meilleure. Parce que la version manuelle n'est rien. Une réponse qui arrive une minute après le formulaire bat une réponse qui arrive mardi, et elle bat de loin l'absence de réponse.

Classez maintenant ce que vous avez écrit. Deux questions par ligne : à quelle fréquence cela arrive-t-il, et combien cela vous coûte-t-il à chaque fois ? Multipliez de tête. Commencez par le haut.

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Quoi automatiser en premier : passez le tableau en revue

Voici comment se classent les candidats habituels quand vous vous demandez quoi automatiser en premier. Utilisez-le comme un filtre, pas comme un menu.

Pour savoir quoi automatiser en premier, la colonne qui compte est la troisième. Les premières victoires coûtent peu quand on se trompe. C'est justement le but. Vous ne construisez pas seulement un workflow, vous testez si vos déclencheurs se déclenchent pour les bonnes personnes.

La règle qui vous évite la honte

N'automatisez qu'un processus qui marche déjà à la main.

Si vous ne l'avez pas fait assez de fois pour savoir à quoi ressemble un bon résultat, vous n'automatisez pas un processus. Vous automatisez une supposition. Et vous découvrirez les défauts devant vos clients, l'endroit le plus cher pour les découvrir.

Faites-le donc d'abord manuellement. Soyez attentif pendant que vous le faites :

• Où vous êtes-vous écarté du script, et pourquoi ?
• Quels messages ont reçu des réponses et lesquels ont été ignorés ?
• Quelles exceptions revenaient sans cesse ?

Le test de maturité est brutal. Pouvez-vous décrire le processus en quelques phrases, et ne faites-vous plus de choix de jugement à l'intérieur ? Oui aux deux : il est prêt. Sinon, c'est encore un travail pour vous, et aucun logiciel n'y change rien.

C'est aussi pourquoi les meilleurs premiers workflows sont ennuyeux. Ennuyeux veut dire réglé. Réglé veut dire qu'on peut le confier sans risque.

D'abord votre propre bureau, ensuite les clients

La plupart des gens imaginent l'automatisation comme des e-mails qui quittent la maison. C'est la moitié qu'ils voient. La moitié qui rapporte en premier est invisible.

Quand un formulaire arrive, créez une tâche pour vous : répondre sous un jour. Étiquetez la fiche pour que l'étape suivante la retrouve. Envoyez-vous une notification disant que quelque chose demande du jugement aujourd'hui. Personne hors de votre entreprise ne sait jamais que cela a tourné. Si l'une est fausse, vous haussez les épaules et vous corrigez.

Ensuite, et seulement ensuite, ajoutez l'étape tournée vers le client. Une courte confirmation disant que vous reviendrez personnellement. Il est difficile de se tromper gravement là-dessus, et cela met fin au silence du vendredi soir.

Le raisonnement tient à la confiance, et pas celle du client. La vôtre. Vous devez avoir confiance dans le fait que vos déclencheurs se déclenchent pour les bonnes personnes avant de les braquer sur quiconque à l'extérieur. Un déclencheur qui se déclenche pour les mauvaises personnes rend fausse chaque étape qui suit, et fausse à grande échelle. Apprenez cette leçon sur une tâche, pas sur un e-mail. Pour mieux construire le déclencheur, comment concevoir le déclencheur, la condition et l'action d'un workflow détaille la méthode.

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Écrivez la sortie avant d'écrire l'entrée

Tout le monde conçoit le début. Presque personne ne conçoit la fin.

Avant de construire, répondez à une question : quand cette personne doit-elle cesser de recevoir ceci ? Une relance à un prospect qui n'a pas répondu doit s'arrêter dès qu'il répond. Une incitation à réserver un appel doit s'arrêter quand il réserve. Une série d'accueil se termine quand l'accueil est terminé.

Si vous sautez cette étape, vous obtenez le grand classique : « je prends juste des nouvelles » le lendemain d'un achat. Cela dit à la personne que personne n'écoute.

Votre premier workflow reçoit donc un objectif écrit à côté de son déclencheur. Atteindre l'objectif retire la personne, quelle que soit l'étape où elle se trouvait. Écrivez les deux en une seule séance.

Et écrivez une ligne sur l'utilité du workflow. Vous êtes le propriétaire de chaque workflow que vous construisez, faites-en donc une décision, pas quelque chose qui s'est produit un dimanche et qu'on a oublié. Si vous hésitez plus tard à en garder un, quand désactiver une automatisation est la vérification à faire.

Trois façons de mal choisir

Ils choisissent le plus excitant. Une séquence de nurturing astucieuse en plusieurs étapes donne l'impression d'avancer. Elle atteint aussi les clients dès le premier jour, avec des déclencheurs que personne n'a testés. L'excitant est une raison de construire plus tard, pas en premier.

Ils choisissent celui qu'ils voient déjà. Les messages sortants sont visibles, donc ils gagnent le vote. Mais les relais qui tombent sont surtout en coulisses : la tâche jamais créée, le prospect jamais orienté, la fiche que personne n'a étiquetée. Si vous n'automatisez que ce que vous voyez, vous laissez les fuites ouvertes.

Ils choisissent un seul gros workflow. Les longues chaînes sont difficiles à lire, difficiles à modifier et faciles à casser. Une erreur au début se propage dans tout ce qui suit. Quand un processus a plusieurs phases, construisez plusieurs workflows courts qui se passent le relais. Chacun est facile à expliquer, et chacun est facile à désactiver.

Il y en a une quatrième, plus discrète : ne rien choisir parce que rien ne semble prêt. C'est aussi un choix, et il a un prix. Chaque semaine de silence face à une main levée est une semaine où quelqu'un d'autre peut répondre avant vous. Choisissez la plus petite chose sûre et lancez-la.

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Votre premier lundi

Vous n'avez pas besoin de choisir un outil. Vous avez besoin d'un ordre.

1. Tenez la note des relais perdus pendant une semaine. Une ligne par oubli.
2. Classez par fréquence et par coût. Prenez le premier.
3. Vérifiez qu'il passe les trois tests. Perdu, marche à la main, sans danger si on se trompe.
4. Écrivez-le en deux ou trois phrases. Déclencheur, conditions, actions, et l'objectif qui y met fin.
5. Construisez la version réservée à votre bureau. Tâche, étiquette, rappel. Rien vers l'extérieur.
6. Faites-la tourner quelques semaines avant d'ajouter un message au client.

Avant de construire, passez la même liste dans ce qu'un solopreneur ne devrait jamais automatiser. Tout ce qui figure sur cette liste reste avec vous, aussi bon que paraisse l'outil.

Quand vous décidez quoi automatiser en premier, l'ordre compte plus que l'ambition. Trois petits workflows qui protègent vos trois relais les plus souvent perdus valent mieux qu'un grand système que personne n'a le temps de relire. Et vous êtes le seul relecteur.

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Questions fréquentes

Quoi automatiser en premier : quel est le tout premier workflow à construire ?

Celui qui protège le relais que vous laissez tomber le plus souvent, dans sa forme la plus sûre. Pour beaucoup, c'est l'envoi d'un formulaire qui crée une tâche pour vous répondre, étiquette la fiche et vous notifie. Rien ne part vers l'extérieur tant que vous n'avez pas confiance.

Dois-je commencer par une séquence d'accueil ou une relance ?

Ni l'une ni l'autre, si vous ne l'avez pas fait à la main. Les deux atteignent les clients, donc les deux peuvent se tromper en public. Commencez par des actions qui ne touchent que vous, passez à une courte confirmation, puis aux séquences plus longues.

Comment savoir qu'un processus est prêt à être automatisé ?

Vous pouvez le décrire en quelques phrases et vous ne faites plus de choix de jugement à l'intérieur. Vous avez aussi vu les exceptions et vous savez à quels messages les gens répondent.

Est-ce un problème si mon premier workflow n'envoie jamais rien aux clients ?

Non. Beaucoup des workflows les plus précieux n'envoient jamais rien. Ils font en sorte que vous soyez là au bon moment, et les clients le remarquent beaucoup.

La méthode complète, avec les listes de contrôle, est dans Le Playbook de l'automatisation marketing, un playbook gratuit de 21 pages.