先自动化什么：独立创业者的筛选法
先自动化什么？答案是你最常漏掉的那个交接，先手动跑通，再从只碰你自己桌面的动作开始，别一上来就给客户群发邮件，这样出了错也只有你自己看得见。
独立创业者的生意该先自动化什么？答案是你最常漏掉的那个交接，在一个你已经手动跑过的流程里，从只碰你自己桌面的动作开始。不是你一直梦想的那套邮件序列。
独立创业者的生意先自动化什么
别列购物清单。有个更好的筛选办法。
三个测试。它会被漏掉吗？手动做得通吗？出了错，外人看不到吗？你搭的第一个工作流应该三项全过。多数人一项都不过，因为他们从工具能做什么出发，而不是从生意正在流失什么出发。
自动化失败，败在选择。不是搭建，不是工具。是第一步选错了东西，然后断定整个想法行不通。
所以我们好好选。
第一步：花一周去留意
别头脑风暴。头脑风暴给你的是你希望自己发过的消息。你要的是你真正漏掉的交接。
一周内，开着一份笔记。每次有东西掉了，就写一行。不是明天写，也不是凭记忆写。记忆会把尴尬的那些删掉。
这份清单几乎总是同样的短短几条：
- 新咨询等太久才收到首次回复。
- 线索沉默后没人追。
- 有人说了好，下一个任务却没有创建。
- 新客户的欢迎全靠你记得。
- 通话中许下的承诺，从没变成行动。
这些地方，自动化立刻就有回报。不是因为自动化版本好那么一点点，而是因为手动版本等于零。表单提交一分钟后到的回复，胜过周二才到的回复，更远胜没有回复。
现在给你写下的东西排序。每一行两个问题：它多久发生一次，每次让你付出什么代价？心里乘一下。从最上面开始。
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你问先自动化什么时，常见的候选项是这样排的。把它当筛子，不要当菜单。
| 候选项 | 会触达客户吗？ | 出错的代价 | 结论 |
|---|---|---|---|
| 表单进来时生成任务并打标签 | 否 | 低。只有你看得到。 | 最先 |
| 交易停滞时提醒你自己 | 否 | 低 | 最先 |
| 把新联系人分流到对应名单 | 否 | 低到中 | 较早 |
| 一条简短确认，说明你会亲自回复 | 是 | 中。公开，但简单。 | 触发条件信得过之后 |
| 跟进一条沉默的线索 | 是 | 中。需要一个出口。 | 排在上述之后 |
| 给新客户的欢迎 | 是 | 中到高 | 你手动跑过之后 |
| 任何回应投诉或取消的内容 | 是 | 高 | 永远不要 |
想知道先自动化什么，关键是第三列。早期的成果，出错也便宜。这正是重点。你不只是在搭一个工作流，你是在测试触发条件有没有对准对的人。
让你免于出丑的规则
只自动化手动已经行得通的流程。
如果你做得不够多，还不知道好的结果长什么样，你自动化的就不是流程，而是一个猜测。你会在客户面前发现缺陷，那是发现缺陷代价最高的地方。
所以先手动做。做的时候留意：
- 你哪里偏离了脚本，为什么？
- 哪些消息得到了回复，哪些被无视？
- 哪些例外一再出现？
判断是否就绪的标准很直接。你能用几句话描述这个流程吗，而且流程里你已经不再做判断了吗？两个都是：就绪了。否则它仍然是你的活，没有软件能改变这一点。
这也是为什么最好的第一个工作流都很无聊。无聊意味着已经定型。定型意味着可以放心交出去。
先动自己的桌面，再碰客户
多数人想象中的自动化，是邮件飞出门外。那只是他们看得见的一半。最先赚钱的那一半是看不见的。
表单进来时，创建一个任务，提醒你一天内回复。给记录打上标签，好让下一步找到它。给自己发一条通知：今天有件事需要判断。你生意之外的人永远不知道这些跑过。哪个出错了，你耸耸肩改掉就行。
然后，也只有到这时，再加上面向客户的那一步。一条简短的确认，说你会亲自联系。这一条很难出大错，而且终结了周五晚上的沉默。
这里说的是信任，不是客户的信任，是你的。你需要先相信触发条件会对准对的人，再把它们指向外面的任何人。对准错人的触发条件，会让它后面每一步都错，而且是成规模地错。这个教训，拿任务去学，别拿邮件去学。想把触发条件搭好，如何设计工作流的触发、条件和动作有完整的讲解。
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人人都设计开头。几乎没人设计结尾。
动手搭之前，回答一个问题：这个人什么时候应该不再收到这个？对没回复的线索的跟进，应该在他们回复的那一刻停止。催人约电话的提醒，应该在他们约了之后停止。入职引导序列，在引导完成时结束。
跳过这一步，你就会得到那个经典：有人买完的第二天收到“只是问候一下”。它在告诉他们，没人在听。
所以你的第一个工作流，要在触发条件旁边写一个目标。达成目标，不论这个人走到了哪一步，都把他移出去。两样在同一次坐下来的时候写完。
再写一行，说明这个工作流是干什么的。你搭的每一个工作流，你都是它的主人，所以让这成为一个决定，而不是某个周日发生后就被遗忘的事。以后你若拿不准要不要留着某个，什么时候该关闭自动化就是检查清单。
人们选错的三种方式
他们选了令人兴奋的那个。一个巧妙的多步培育序列，让人觉得有进展。但它第一天就会触达客户，用的是没人测试过的触发条件。令人兴奋，是以后再搭的理由，不是先搭的理由。
他们选了已经看得见的那个。对外的消息看得见，所以得票最高。但掉的交接大多在幕后：从未创建的任务，从未分流的线索，没人打标签的记录。你只自动化看得见的，漏洞就一直开着。
他们选了一个大工作流。长链条难读、难改、容易坏。前面的一个错误，会蔓延到后面的一切。当一个流程有好几个阶段，就搭几个互相交接的短工作流。每一个都容易讲清楚，每一个都容易关掉。
还有第四种，更安静：什么也不选，因为什么都觉得没准备好。这同样是一个选择，而且有代价。对一只举起的手保持沉默的每一周，都是别人可能抢先回答的一周。选最小而安全的那件，把它上线。
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你不需要决定用什么工具。你需要一个顺序。
- 把掉交接的笔记记一周。每掉一次写一行。
- 按频率和代价排序。取最上面那个。
- 检查它是否通过三个测试。会被漏掉、手动做得通、出错也安全。
- 把它写成两三句话。触发条件、条件、动作，以及终结它的目标。
- 搭只碰桌面的版本。任务、标签、提醒。不对外发任何东西。
- 先跑几周，再加面向客户的消息。
动手搭之前，把同一张清单对照独立创业者永远不该自动化什么过一遍。上了那张清单的东西，不管工具看起来多好，都留在你自己手里。
决定先自动化什么时，顺序比野心重要。三个保护你最常漏掉的三个交接的小工作流，胜过一个没人有时间复查的宏大系统。而复查的人只有你。
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先自动化什么：我该搭的第一个工作流是什么？
以最安全的形式，保护你最常漏掉的那个交接。对许多人来说，就是一次表单提交：生成一个让你回复的任务，给记录打标签，并通知你。在你信得过之前，不对外发任何东西。
我该从欢迎序列还是跟进开始？
都不是，如果你还没手动跑过。两者都会触达客户，所以都可能当众出错。先从只碰你自己的动作开始，再升级到简短确认，最后才是更长的序列。
我怎么知道一个流程可以自动化了？
你能用几句话描述它，而且流程里你不再做判断。你也已经见过那些例外，知道人们会回复哪些消息。
如果我的第一个工作流从不给客户发任何东西，有问题吗？
没问题。许多最有价值的工作流都是这样。它们确保你在对的时间出现，而客户非常看得出来。
完整的方法和清单，都在《自动化手册》（自动化工作流实战手册(The Automation Playbook)）里，这是一份免费的 21 页手册。
你到底被困得有多深？
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