工作流设计：触发、条件、动作怎么写

工作流设计怎么做触发、条件、动作？先把它写成两三句平实的话。触发是一件确定发生了的事，条件根据你真正填写的字段分叉，每个动作只做一件事。句子含糊，工作流也含糊。

工作流设计的触发、条件、动作，一句话讲清

每个工具里的每个工作流，都是同样的三个部分。把它们当作想法来学，而不是当作按钮，你选哪个工具都能搭。

下面是一个用大白话写的例子：

有人提交咨询表单时，如果他们还不是客户，就给他们打上“新咨询”标签，创建一个任务让我在一天内回复，并给他们发一条简短的确认，说我会亲自联系。

这里有触发（提交表单）、条件（还不是客户）和三个动作（标签、任务、确认）。就这些。

现在是规则。打开任何工具之前，先写这句话。如果你写不出两三句清楚的话，工作流就还没设计好。在可视化编辑器里搭，只会把混乱藏在方框和箭头后面。

这句话还有第二个用处。它就是你的文档。六个月后，当你想不通这东西为什么在给人发邮件时，它是你会重读的唯一一页。

工作流设计：触发是事件，不是直觉

触发为某个具体的人启动工作流。它出错，后面的一切也跟着错，而且是成规模地错。

所以测试很简单。这件事确定发生了吗？表单提交了。标签打上了。交易进入了新阶段。分数越过了阈值。距离某件事过去了固定的天数。这些都是事实。

要提防任何从微弱信号推断兴趣的东西。“看过定价页”是对意图的猜测。建立在猜测上的工作流，会向从没提过要求的人发出自信满满的消息。

任何工作流设计的口诀：选你敢下注的触发。

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把门收窄

光有触发，会放进太多人。“交易换了阶段”包括往回退的交易、进入什么都不需要的阶段的交易，以及已经被另一个工作流处理的客户。

所以要加入场条件。多数工具允许你要求人们在被纳入之前还要满足某些条件。用上它。把错的人挡在门外，远比在里面体面地处理他们容易。

拿不准时，先收窄，以后再放宽。漏掉几个人的工作流只是不方便。抓错人的工作流是一次事故。不方便，喝杯咖啡的工夫就能修好。

条件：根据你记录的事实来分叉

条件是一个岔路口。如果这个为真，走这边。否则走那边。

陷阱是根据你并不可靠拥有的数据来分叉。比如你按公司规模分叉，但你一半的联系人没填公司规模。现在这一半联系人，因为错误的原因走了“否”的路径。你不会看到它发生。什么都没坏。工作流只是悄悄地错待了你一半的名单。

所以在你搭条件之前，打开你的记录看一看。那个字段到底有多少填了？如果答案是“不多”，就换个依据来分叉，或者先把采集修好。

然后把两条路径都定义好。只有“是”路径的条件，是人们悄无声息掉出去的洞，而这恰恰是你一开始要修的那种掉了的交接。“否”分支可以简单到“什么都不做，并告诉我”。但它必须存在，而且必须是你选的。

动作：每个只做一件事

动作是工作流做的一件单独的事。创建任务。打标签。分流联系人。发消息。通知你。更新记录。

每步一件事，这样出问题时你能看出是哪一步干的。如果一个动作既打标签、又发邮件、还更新字段，你调试的就是一团东西。

整体也要短。长链条难复查、难修改、容易坏，因为前面的一个错误会传遍后面的一切。当一个流程确实有几个阶段，就搭几个互相交接的小工作流。每一个都读得懂。每一个都能单独关掉。

顺序同样重要。把只碰你自己的动作，放在触达客户的消息前面。如果后面某一步失败了，你至少还有任务和标签。这个顺序背后的思路，独立创业者的生意先自动化什么里有完整的逻辑。

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等待与个性化：两个安静的失败点

等待也是一个步骤。人们常常忘了这一点。

停顿往往是让一个序列显得体贴的原因。第一条消息几天后的跟进，读起来是耐心。一小时后的，读起来是压迫。而一条落在半夜或公共假日的消息，等于宣告当时没人在场。工具允许的话，让等待遵守合理的时段。并且始终要问：如果等待期间情况变了，应该发生什么？

个性化是另一个。数据正确时，名字让消息显得私人，数据错误时则显得荒谬。空字段给你“你好，”。从表单里复制的全大写名字，给你一句在大喊的问候。

用一个字段之前，看看它在你的真实记录里装的是什么。然后把句子写成没有它也读得通。最安全的个性化，是失败时没人察觉的那种。

像陌生人一样读回去

句子写好之后，在碰任何工具之前再过一遍。把它们当作别人写的、而你马上要被问责的东西来读。

拿咨询的例子来说。比如一位老客户又填了一次表单。条件把他们挡在了确认之外，很好。但他们取而代之会发生什么？如果答案是“什么都不会”，那他们刚被一个本来就为杜绝这种事而搭的系统忽略了。所以“否”分支要有自己的一句话：如果他们已经是客户，创建一个任务给我，今天就告诉我。

比如表单是凌晨三点来的。确认立刻发出，对一条普通的告知来说没问题。同样的逻辑对跟进就错了。不同的消息要不同的时机，而你只有问了才会发现。

比如名字字段是空的。确认读起来还通顺吗？如果它以“你好，”开头，就把句子改成不需要名字的。

三个问题，每一个都赶在客户之前找到了一个缺陷。这就是先在纸上设计的全部价值。它只花几分钟。上线之后才发现同样的缺陷，你会丢掉一位潜在客户。

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出口，然后你就完成了

你设计了开头。现在设计结尾。写下把人移出去的目标：已回复、已预约、已购买、已完成引导。达成它，不论他们走到哪一步，都把他们移出去。

没有这个，你就会在别人已经付款之后发出“只是问候一下”。接下来想想重复进入。如何阻止自动化重复发送详细讲了这一点。而在任何东西上线之前，如何在上线前测试自动化是最后一道关。

所以工作流设计的清单很短。它能读成两三句话吗？触发是事实吗？入场条件够窄吗？条件用的是已填写的字段，两条路径都定义了吗？每个动作只做一件事吗？有写下来的、终结它的目标吗？全是“是”，就去搭。

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常见问题

触发和条件有什么区别？

触发是为某个人启动工作流的事件。条件是工作流内部的一个岔路口，或门口的一道过滤，决定谁走哪条路。触发说明何时。条件说明谁。

一个工作流应该有多少步？

活儿需要几步就几步，越少越好。长链条难复查、容易坏。如果流程有几个阶段，就搭几个互相交接的短工作流。

为什么搭之前要先写成句子？

因为可视化编辑器能把混乱藏在方框和箭头后面。如果你没法用两三句清楚的话讲出你的工作流设计，它就没有设计好。这句话以后也是你的文档。

条件的“否”路径应该做什么？

做一件你选定的事。哪怕是“什么都不做并通知我”，也是一个选择。只有“是”路径的条件，是人们悄无声息地掉出你流程的地方。

完整的方法和清单，都在《自动化手册》（自动化工作流实战手册(The Automation Playbook)）里，这是一份免费的 21 页手册。