O que automatizar primeiro como solopreneur:um filtro
O que automatizar primeiro num negócio solopreneur: a passagem que mais vezes largas, feita à mão antes, começando por tarefas que só tocam na tua secretária.
O que automatizar primeiro num negócio de solopreneur: a passagem que mais vezes largas, num processo que já fizeste à mão, começando por ações que só tocam na tua secretária. Não a sequência de emails com que andas a sonhar.
O que automatizar primeiro num negócio de solopreneur
Esquece a lista de compras. Há um filtro melhor.
Três testes. É largado? Funciona à mão? Pode estar errado sem que alguém de fora veja? O primeiro fluxo que construíres deve passar nos três. A maioria não passa em nenhum, porque parte do que a ferramenta consegue fazer em vez do que o negócio está a perder.
É na escolha que a automação falha. Não na construção. Não nas ferramentas. Escolher a coisa errada primeiro e depois concluir que a ideia toda não funciona.
Por isso vamos escolher como deve ser.
Passo um: passa uma semana a reparar
Não faças brainstorming. O brainstorming dá-te as mensagens que gostavas de enviar. Tu queres as passagens que realmente largas.
Durante uma semana, mantém uma nota aberta. Sempre que algo cair pelo caminho, escreve uma linha. Não amanhã, não de memória. A memória apaga as que dão vergonha.
A lista é quase sempre a mesma, e curta:
- Um novo contacto espera demasiado por uma primeira resposta.
- Um lead fica calado e nunca é recontactado.
- Alguém diz que sim e a tarefa seguinte nunca é criada.
- A receção de um cliente novo depende de tu te lembrares.
- Uma promessa feita numa chamada nunca se transforma em ação.
São os sítios onde a automação rende de imediato. Não porque a versão automática seja um pouco melhor. Porque a versão manual é nada. Uma resposta que chega um minuto depois do formulário bate uma resposta que chega na terça, e bate por muito a ausência de resposta.
Agora ordena o que escreveste. Duas perguntas por linha: com que frequência acontece, e quanto te custa cada vez? Multiplica de cabeça. Começa pelo topo.
Guia gratuito · 21 páginasCumpre a promessa.O que entregar primeiro a uma máquina, como a construir para que se comporte e como saber quando a desligar.Obtém o guia gratuito →O que automatizar primeiro: percorre a tabela
Eis como os candidatos habituais se comparam quando perguntas o que automatizar primeiro. Usa-a como filtro, não como ementa.
| Candidato | Toca nos clientes? | Custo de um erro | Veredicto |
|---|---|---|---|
| Uma tarefa e uma etiqueta quando chega um formulário | Não | Baixo. Só tu vês. | Primeiro |
| Um lembrete para ti quando um negócio pára | Não | Baixo | Primeiro |
| Encaminhar um novo contacto para a lista certa | Não | Baixo a médio | Cedo |
| Uma confirmação curta a dizer que responderás pessoalmente | Sim | Médio. Público, mas simples. | Quando confiares nos gatilhos |
| Um acompanhamento a um lead que ficou calado | Sim | Médio. Precisa de saída. | Depois dos anteriores |
| Uma receção a um cliente novo | Sim | Médio a alto | Depois de a teres feito à mão |
| Tudo o que responda a uma reclamação ou a um cancelamento | Sim | Alto | Nunca |
Para saber o que automatizar primeiro, a coluna que conta é a terceira. Enganar-se nas primeiras vitórias sai barato. É esse o ponto. Não estás só a construir um fluxo, estás a testar se os teus gatilhos disparam para as pessoas certas.
A regra que te poupa vergonhas
Automatiza só um processo que já funciona à mão.
Se não o fizeste vezes suficientes para saber como é um bom resultado, não estás a automatizar um processo. Estás a automatizar um palpite. E vais descobrir as falhas à frente dos teus clientes, que é o sítio mais caro para as descobrir.
Por isso faz primeiro à mão. Presta atenção enquanto o fazes:
- Onde te desviaste do guião, e porquê?
- Que mensagens tiveram resposta e quais foram ignoradas?
- Que exceções não paravam de aparecer?
O teste de prontidão é direto. Consegues descrever o processo em poucas frases, e já não tomas decisões de juízo lá dentro? Sim aos dois: está pronto. Caso contrário ainda é trabalho teu, e nenhum software muda isso.
É também por isso que os melhores primeiros fluxos são aborrecidos. Aborrecido quer dizer assente. Assente quer dizer seguro para entregar.
Primeiro a tua secretária, depois os clientes
A maioria imagina a automação como emails a sair do edifício. É a metade que se vê. A metade que rende primeiro é invisível.
Quando chega um formulário, cria uma tarefa para responderes em um dia. Põe uma etiqueta no registo para o passo seguinte o encontrar. Envia-te uma notificação de que algo precisa de juízo hoje. Ninguém fora do teu negócio sabe que isto correu. Se uma estiver errada, encolhes os ombros e corriges.
Depois, e só depois, junta o passo virado para o cliente. Uma confirmação curta a dizer que entrarás em contacto pessoalmente. É difícil errar muito nesta, e acaba com o silêncio da noite de sexta.
O raciocínio é sobre confiança, e não a do cliente. A tua. Precisas de confiar que os teus gatilhos disparam para as pessoas certas antes de os apontares a alguém de fora. Um gatilho que dispara para as pessoas erradas torna errado todo o passo a seguir, e errado em escala. Aprende essa lição numa tarefa, não num email. Para saber mais sobre como montar bem o gatilho, como desenhar o gatilho, a condição e a ação de um fluxo explica tudo.
Avaliação gratuitaQuão preso estás, a sério?Faz o Índice de Sufocamento Corporativo, a avaliação gratuita para saberes se estás pronto para ser um EUpreendedor.Fazer a avaliação →Escreve a saída antes de escreveres a entrada
Toda a gente desenha o início. Quase ninguém desenha o fim.
Antes de construíres, responde a uma pergunta: quando é que esta pessoa deve deixar de receber isto? Um acompanhamento a um lead que não respondeu deve parar no instante em que ele responde. Um empurrão para marcar uma chamada deve parar quando ele marca. Uma série de receção acaba quando a receção está feita.
Se saltares isto, tens o clássico: o "só para saber como estás" a chegar no dia a seguir a alguém ter comprado. Diz-lhe que ninguém está a ouvir.
Por isso o teu primeiro fluxo tem um objetivo escrito ao lado do gatilho. Atingir o objetivo tira a pessoa, seja qual for o passo em que estiver. Escreve os dois na mesma sessão.
E escreve uma linha sobre para que serve o fluxo. És o dono de cada fluxo que constróis, por isso faz disso uma decisão, não algo que aconteceu num domingo e foi esquecido. Se mais tarde ficares preso na dúvida sobre manter um, quando desligar uma automação é a verificação.
Três maneiras de escolher mal
Escolhem o emocionante. Um nurture inteligente com vários passos parece progresso. Também chega aos clientes no primeiro dia, com gatilhos que ninguém testou. Emocionante é razão para construir mais tarde, não primeiro.
Escolhem o que já conseguem ver. As mensagens para fora são visíveis, por isso ganham a votação. Mas as passagens que caem estão sobretudo nos bastidores: a tarefa que nunca foi criada, o lead que nunca foi encaminhado, o registo que ninguém etiquetou. Se só automatizas o que vês, deixas as fugas abertas.
Escolhem um fluxo grande. As cadeias longas são difíceis de ler, difíceis de mudar e fáceis de partir. Um erro logo no início espalha-se por tudo o que vem a seguir. Quando um processo tem várias fases, constrói vários fluxos curtos que passam o testemunho entre si. Cada um é fácil de explicar, e cada um é fácil de desligar.
Há uma quarta, mais discreta: não escolher nada porque nada parece pronto. Isso também é uma escolha, e tem preço. Cada semana de silêncio perante uma mão levantada é uma semana em que outra pessoa pode responder primeiro. Escolhe a coisa mais pequena e segura e põe-na a andar.
Guia gratuito · 21 páginasCumpre a promessa.O que entregar primeiro a uma máquina, como a construir para que se comporte e como saber quando a desligar.Obtém o guia gratuito →A tua primeira segunda-feira
Não precisas de decidir a ferramenta. Precisas de uma ordem.
- Mantém a nota das passagens largadas durante uma semana. Uma linha por falha.
- Ordena por frequência e custo. Fica com a do topo.
- Confirma que passa nos três testes. Largada, funciona à mão, seguro errar.
- Escreve-a em duas ou três frases. Gatilho, condições, ações, e o objetivo que lhe põe fim.
- Constrói a versão só para a tua secretária. Tarefa, etiqueta, lembrete. Nada para fora.
- Deixa-a correr algumas semanas antes de juntares uma mensagem a clientes.
Antes de construíres, passa a mesma lista por o que um solopreneur nunca deve automatizar. Tudo o que estiver nessa lista fica contigo, por melhor que a ferramenta pareça.
Na hora de decidir o que automatizar primeiro, a ordem importa mais do que a ambição. Três fluxos pequenos que protegem as tuas três passagens mais largadas valem mais do que um grande sistema que ninguém tem tempo de rever. E o único revisor és tu.
Avaliação gratuitaQuão preso estás, a sério?Faz o Índice de Sufocamento Corporativo, a avaliação gratuita para saberes se estás pronto para ser um EUpreendedor.Fazer a avaliação →Perguntas frequentes
O que automatizar primeiro: qual é o primeiro fluxo que devo construir?
O que protege a passagem que mais vezes largas, na forma mais segura. Para muitos, é um formulário que cria uma tarefa para responderes, etiqueta o registo e te notifica. Nada sai para fora até confiares nele.
Devo começar por uma sequência de receção ou por um acompanhamento?
Por nenhum, se ainda não o fizeste à mão. Ambos chegam aos clientes, por isso ambos podem errar em público. Começa por ações que só tocam em ti, passa a uma confirmação curta, e só depois às sequências mais longas.
Como sei que um processo está pronto para automatizar?
Consegues descrevê-lo em poucas frases e já não tomas decisões de juízo lá dentro. Também já viste as exceções e sabes a que mensagens as pessoas respondem.
É problema o meu primeiro fluxo nunca enviar nada aos clientes?
Não. Muitos dos fluxos mais valiosos nunca enviam. Garantem que apareces na altura certa, e os clientes reparam muito nisso.
O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Automatização de Processos, um guia gratuito de 21 páginas.
Quão preso estás, a sério?
Faz o Índice de Sufocamento Corporativo, a avaliação gratuita para saberes se estás pronto para ser um EUpreendedor.