Desligar uma automação:cinco sinais de que acabou

Está na hora de desligar uma automação quando o processo mudou e ela não, quando o gatilho já não significa o que significava, quando não sabes dizer para que serve, quando as pessoas perguntam se está aí um humano, ou quando o resultado para que foi construída não se mexeu.

Desligar uma automação: cinco sinais de que já cumpriu o seu trabalho

Começar um fluxo é fácil. Pará-lo é estranhamente difícil.

No momento em que algo está a correr, deixa de parecer responsabilidade tua. Está ali. A fazer a sua coisa. Provavelmente bem.

Não está provavelmente bem. Um fluxo pelo qual ninguém responde é um processo a correr sozinho, indefinidamente, e continua a enviar promessas desatualizadas a pessoas de quem já não te lembras de teres inscrito. Construíste-o num domingo. Esqueceste-te. Ele não.

Por isso aqui vai outra maneira de pensar. Cada fluxo que tens é um pequeno funcionário que nunca avalias. Alguns merecem ser dispensados. Reformar um fluxo é manutenção, não fracasso. Trata-o assim e a decisão fica muito mais fácil.

Sinal um: o processo mudou e o fluxo não

Mudaste a forma como entregas. Mudaste o que ofereces. Mudaste o que acontece depois de alguém dizer que sim.

O fluxo não sabe nada disto. Continua a automatizar a maneira antiga, fielmente, para cada pessoa nova. É um fluxo a fazer exatamente o que lhe mandaram, que agora está errado.

Este é fácil de deixar passar porque nada se parte. As mensagens saem. As tarefas aparecem. Só que descrevem um negócio que já não existe.

O teste é simples. Depois de qualquer mudança na tua forma de trabalhar, pergunta que fluxos foram construídos à volta da maneira antiga. Atualiza-os ou desliga-os. Não os deixes à deriva.

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Sinal dois: o gatilho deixou de significar o que significava

Um gatilho só é fiável se o evento por trás for inequívoco. Os eventos mudam de significado sem te avisar.

Uma fase é renomeada. Uma etiqueta é reutilizada para outra coisa. Um formulário é refeito e a mesma submissão passa a significar algo diferente. O gatilho continua a disparar. Só que dispara agora para as pessoas erradas, e cada passo a seguir também está errado, em escala.

Se não sabes dizer com confiança o que um gatilho agora significa, o fluxo não é seguro para deixar a correr. Pausa-o. Descobre o que o está realmente a iniciar. Depois decide se reconstróis ou reformas.

Sinal três: não sabes dizer para que serve

Este é o teste mais limpo do post.

Escolhe qualquer fluxo ativo. Diz numa linha para que serve.

Se hesitas, essa é a tua resposta. Um fluxo cujo propósito não sabes enunciar é um fluxo cujos resultados não consegues avaliar, e cujos erros não reconhecerás quando acontecerem. Deves ter uma nota de uma linha em cada fluxo a dizer para que serve e que és tu o dono. Se a nota não existe e não a consegues escrever agora, desliga-o.

Cuidado com o pensamento seguinte, que é "mas pode estar a fazer algo útil". Talvez. Prova-o. O ónus está no fluxo.

Sinal quatro: as pessoas respondem a perguntar se está aí um humano

Este vem de fora, o que o torna o mais honesto.

Quando alguém responde a uma mensagem automática a perguntar se há uma pessoa real a ler, o fluxo deixou de soar a ajuda. Começou a soar a regra. É o ponto em que passaste da fiabilidade para o spam, e nenhuma reformulação corrige a sensação.

Lê as tuas respostas à procura disto. Lê-as também à procura de sinais de que as pessoas se sentem processadas em vez de ajudadas. Uma resposta é um dado. Um padrão é um veredicto.

Muitas vezes a cura não é uma mensagem melhor. É tirar o fluxo de um momento que era teu. O post sobre o que um solopreneur nunca deve automatizar lista esses momentos.

Sinal cinco: o resultado não se mexeu

Construíste-o para melhorar algo. Mediste antes, e mediste algumas semanas depois. Nada mudou.

Não é um mistério. O fluxo corre na perfeição e não consegue nada. É custo fixo com barra de progresso, e custa-te atenção de cada vez que o revês.

Primeiro, verifica se tem arranjo. Talvez a passagem protegida fosse a errada, ou o processo por baixo esteja errado. Se o consegues melhorar, melhora. Se não vês como, pára. O nosso post sobre como medir se uma automação funciona mostra como obter esse número logo à partida.

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Os sinais para desligar uma automação, num relance

Essa última linha não é um quinto sinal para desligar uma automação. É a razão pela qual os outros sinais passam despercebidos. Se o número de fluxos que corres é mais do que consegues rever sozinho, alguns já estão em apuros, e não sabes quais.

O que custa realmente deixá-lo ligado

Parece de graça. Nada a pagar, nada a fazer. É essa a armadilha.

Um fluxo obsoleto causa três tipos de dano. Diz às pessoas coisas que já não são verdade. Persegue pessoas que já seguiram em frente, ou que já compraram. E consome o teu tempo de revisão, porque tens de continuar a ler os números dele e a perguntar-te se ainda significam alguma coisa.

Soma tudo. Um fluxo que envia o "ainda estás interessado?" do dia seguinte a alguém que acabou de pagar não é neutro. Diz a esse cliente, com muita precisão, que ninguém está atento. As duplicações e os empurrões desatualizados têm o mesmo efeito.

O custo de desligar é uma decisão e uns minutos. O custo de deixar ligado não tem data de fim.

Desligar não é o mesmo que parar

Aqui é onde as pessoas se enganam.

Em muitos sistemas, desligar um fluxo impede novas pessoas de entrarem. Não pára necessariamente as que já vão a meio. Essas esperam entre passos, e quando a espera acaba, seguem até ao fim.

Às vezes é exatamente o certo. Uma receção a meio é pior do que uma concluída, por isso deixar as pessoas lá dentro terminarem é a escolha mais simpática.

Às vezes é um desastre. As mensagens que faltam estão agora erradas, ou prometem algo que já não ofereces, e o interruptor deixa-as sair na mesma, em silêncio.

Por isso, antes de carregares em seja o que for, toma duas decisões. Sabe que comportamento tem a tua ferramenta. Depois decide qual deles esta situação exige. Se os passos que faltam são prejudiciais, remove-os, ou termina o fluxo para essas pessoas de forma explícita. Não assumas que o interruptor fez o trabalho.

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Faz da reforma um hábito, não uma crise

Não esperes que algo corra mal. Mete a pergunta na tua rotina.

Em cada revisão mensal, percorre a lista de fluxos ativos e faz três perguntas. Ainda consigo dizer numa linha para que serve? Já sobreviveu ao seu propósito? O número que corro é um que consigo rever sozinho?

O que falhar sai, e para cada um decides o que acontece às pessoas que já estão lá dentro. Escreve isso também.

Se a ideia de desligar um te deixa nervoso, lembra-te da alternativa. Um fluxo que já não encaixa continua a falar com as pessoas em teu nome muito depois de te lembrares porquê. Esse é o risco real. O interruptor é a opção segura.

E se preferes apanhar um fluxo avariado antes de precisar de o reformar, lê como detetar uma falha silenciosa de automação.

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Perguntas frequentes

Desligar um fluxo é admitir que o construí mal?

Não. Reformar um fluxo é manutenção. Os processos mudam, por isso os fluxos devem poder acabar quando deixam de encaixar. Manter um morto a correr é que é o erro verdadeiro.

Desligá-lo pára as pessoas que já estão lá dentro?

Nem sempre. Em muitos sistemas só pára as novas entradas, e quem vai a meio segue em frente. Descobre como a tua ferramenta se comporta e decide se essas pessoas devem terminar ou ser removidas.

Como sei que tenho fluxos a mais?

Se não consegues dizer numa linha para que serve cada um, ou não consegues revê-los todos sozinho, tens a mais. Corta, e vai a desligar uma automação ou duas, até o número ser um que consigas realmente tratar.

Devo apagá-lo ou só pausá-lo?

Para desligar uma automação com segurança: se talvez a queiras de volta, pausa-a e guarda a nota de uma linha sobre para que servia. Se o processo acabou de vez, remove-a, e decide primeiro o que acontece a quem ainda lá está dentro.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Automatização de Processos, um guia gratuito de 21 páginas.