Spegnere un'automazione:cinque segnali che è finita

Quando spegnere un'automazione: quando il processo è cambiato e lei no, quando il suo trigger non significa più ciò che significava, quando non sai dire a cosa serve, quando le persone chiedono se c'è un essere umano, o quando il risultato per cui è nata non si è mosso.

Quando spegnere un'automazione: cinque segnali che ha finito il suo lavoro

Avviare un workflow è facile. Fermarne uno è stranamente difficile.

Nel momento in cui qualcosa gira, smette di sembrare una tua responsabilità. È lì e basta. Fa la sua cosa. Probabilmente va bene.

Non va probabilmente bene. Un workflow di cui nessuno risponde è un processo che gira da solo, a tempo indeterminato, e continua a mandare promesse scadute a persone che non ricordi più di aver iscritto. L'hai costruito una domenica. Te ne sei dimenticato. Lui no.

Quindi ecco un altro modo di pensarci. Ogni workflow che possiedi è un piccolo dipendente che non valuti mai. Alcuni meritano di essere lasciati andare. Mandare in pensione un workflow è manutenzione, non fallimento. Trattalo così e la decisione diventa molto più facile.

Segnale uno: il processo è cambiato e il workflow no

Hai cambiato il modo in cui consegni. Hai cambiato ciò che offri. Hai cambiato cosa succede dopo che qualcuno dice sì.

Il workflow non sa niente di tutto questo. Continua ad automatizzare il vecchio modo, fedelmente, per ogni nuova persona. È un workflow che fa esattamente ciò che gli è stato detto, e che ora è sbagliato.

È facile non vederlo perché non si rompe niente. I messaggi escono. Le attività compaiono. Descrivono solo un'attività che non esiste più.

Il test è semplice. Dopo ogni cambio del tuo modo di lavorare, chiediti quali workflow erano costruiti attorno al vecchio modo. Aggiornali o spegnili. Non lasciarli andare alla deriva.

Guida gratuita · 21 pagineMantieni la promessa.Cosa affidare prima a una macchina, come costruirla perché si comporti bene e come capire quando spegnerla.Ricevi la guida gratuita →

Segnale due: il trigger ha smesso di significare ciò che significava

Un trigger è affidabile solo se l'evento dietro è inequivocabile. Gli eventi cambiano significato senza avvisarti.

Una fase viene rinominata. Un tag viene riusato per qualcosa di diverso. Un modulo viene rifatto e lo stesso invio ora significa altro. Il trigger scatta ancora. Scatta solo per le persone sbagliate, e ogni passo dopo di lui è sbagliato, in serie.

Se non sai dire con sicurezza cosa significhi ora un trigger, il workflow non è sicuro da lasciare in funzione. Mettilo in pausa. Capisci cosa lo avvia davvero. Poi decidi se ricostruirlo o mandarlo in pensione.

Segnale tre: non sai dire a cosa serve

È il test più pulito del post.

Scegli un workflow attivo qualsiasi. In una riga, di' a cosa serve.

Se esiti, quella è la tua risposta. Un workflow di cui non sai dichiarare lo scopo è un workflow di cui non puoi giudicare i risultati, e di cui non riconoscerai gli errori quando accadono. Dovresti avere una nota di una riga su ogni workflow che dice a cosa serve e che ne sei il proprietario. Se la nota non esiste e non sai scriverla adesso, spegnilo.

Stai attento al pensiero successivo, che è "ma potrebbe star facendo qualcosa di utile". Forse. Provalo. L'onere è sul workflow.

Segnale quattro: le persone rispondono chiedendo se c'è un essere umano

Questo viene da fuori, il che lo rende il più onesto.

Quando qualcuno risponde a un messaggio automatico chiedendo se lo legge una persona vera, il workflow ha smesso di sembrare un aiuto. Ha cominciato a sembrare una regola. È il punto in cui sei passato dall'affidabilità allo spam, e nessuna riformulazione risolve la sensazione.

Leggi le tue risposte per questo. Leggile anche per i segni che le persone si sentano sbrigate invece che aiutate. Una singola risposta è un dato. Uno schema è un verdetto.

Spesso la cura non è un messaggio migliore. È togliere il workflow da un momento che era tuo. Il post su cosa un solopreneur non dovrebbe mai automatizzare elenca quei momenti.

Segnale cinque: il risultato non si è mosso

L'hai costruito per migliorare qualcosa. Hai misurato prima, e hai misurato qualche settimana dopo. Non è cambiato niente.

Non è un mistero. Il workflow gira alla perfezione e non ottiene nulla. È un costo fisso con una barra di avanzamento, e ti costa attenzione ogni volta che lo rivedi.

Prima, verifica se si può sistemare. Forse hai protetto il passaggio sbagliato, o il processo sotto è sbagliato. Se puoi migliorarlo, fallo. Se non vedi come, fermati. Il nostro post su come misurare se un'automazione funziona mostra come ottenere quel numero, per cominciare.

Valutazione gratuitaQuanto sei intrappolato, davvero?Fai l'Indice di Soffocamento Aziendale, la valutazione gratuita per capire se sei pronto a diventare solopreneur.Fai la valutazione →

I segnali per spegnere un'automazione, a colpo d'occhio

Quell'ultima riga non è un sesto segnale per spegnere un'automazione. È il motivo per cui gli altri segnali passano inosservati. Se il numero di workflow che gestisci è più di quanti puoi rivederne da solo, alcuni sono già nei guai, e non sai quali.

Cosa costa davvero lasciarla accesa

Sembra gratis. Niente da pagare, niente da fare. È questa la trappola.

Un workflow vecchio fa tre tipi di danno. Dice alle persone cose che non sono più vere. Insegue persone che sono già andate avanti, o hanno già comprato. E si mangia il tempo di revisione, perché devi continuare a leggere i suoi numeri chiedendoti se significano ancora qualcosa.

Sommali. Un workflow che manda il "sei ancora interessato?" del giorno dopo a chi ha appena pagato non è neutro. Dice a quel cliente, con precisione, che nessuno sta facendo attenzione. Duplicati e solleciti scaduti hanno lo stesso effetto.

Il costo dello spegnimento è una decisione e pochi minuti. Il costo di lasciarlo acceso non ha data di fine.

Spegnerlo non è lo stesso che fermarlo

Qui è dove la gente si fa prendere.

In molti sistemi, spegnere un workflow impedisce a nuove persone di entrare. Non ferma necessariamente quelle già a metà strada. Aspettano tra un passo e l'altro e, quando l'attesa finisce, proseguono fino alla fine.

A volte è esattamente giusto. Un onboarding a metà è peggio di uno finito, quindi lasciare che chi è dentro lo completi è la scelta più gentile.

A volte è un disastro. I messaggi rimanenti ora sono sbagliati, o promettono qualcosa che non offri più, e l'interruttore li lascia uscire comunque in silenzio.

Quindi, prima di premere qualsiasi cosa, prendi due decisioni. Sappi quale comportamento ha il tuo strumento. Poi decidi quale serve a questa situazione. Se i passi rimanenti sono dannosi, toglili, oppure concludi esplicitamente il workflow per quelle persone. Non dare per scontato che l'interruttore abbia fatto il lavoro.

Guida gratuita · 21 pagineMantieni la promessa.Cosa affidare prima a una macchina, come costruirla perché si comporti bene e come capire quando spegnerla.Ricevi la guida gratuita →

Fai della pensione un'abitudine, non una crisi

Non aspettare che qualcosa vada storto. Metti la domanda nella tua routine.

A ogni revisione mensile, scorri l'elenco dei workflow attivi e chiediti tre cose. So ancora dire in una riga a cosa serve? Ha esaurito il suo scopo? Il numero che gestisco è uno che posso davvero rivedere da solo?

Ciò che non passa viene spento, e per ognuno decidi cosa succede alle persone già dentro. Scrivi anche questo.

Se l'idea di spegnerne uno ti rende nervoso, ricorda qual è l'alternativa. Un workflow che non è più adatto continua a parlare alle persone a tuo nome molto dopo che hai dimenticato perché. È quello il vero rischio. L'interruttore è l'opzione sicura.

E se preferisci cogliere un workflow rotto prima che serva mandarlo in pensione, leggi come riconoscere un'automazione che fallisce in silenzio.

Valutazione gratuitaQuanto sei intrappolato, davvero?Fai l'Indice di Soffocamento Aziendale, la valutazione gratuita per capire se sei pronto a diventare solopreneur.Fai la valutazione →

Domande frequenti

Spegnere un workflow è un'ammissione di averlo costruito male?

No. Mandare in pensione un workflow è manutenzione. I processi cambiano, quindi i workflow devono poter finire quando non calzano più. Tenerne in funzione uno morto è il vero errore.

Spegnerlo ferma le persone già dentro?

Non sempre. In molti sistemi ferma solo i nuovi ingressi, e chi è a metà prosegue. Scopri come si comporta il tuo strumento, poi decidi se quelle persone debbano finire o essere tolte.

Come capisco di avere troppi workflow?

Se non sai dire in una riga a cosa serve ciascuno, o non riesci a rivederli tutti da solo, ne hai troppi. Taglia, e spegni un'automazione o due, finché il numero è uno di cui puoi davvero occuparti.

Devo eliminarlo o solo metterlo in pausa?

Per spegnere un'automazione in sicurezza: se potresti volerla indietro, mettila in pausa e tieni la nota di una riga su a cosa serviva. Se il processo è sparito per sempre, eliminala, e prima decidi cosa succede a chi è ancora dentro.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook di Automazione Marketing, una guida gratuita di 21 pagine.