Misurare se un'automazione funziona:conta il risultato

Per misurare se un'automazione funziona, scegli il risultato che doveva cambiare, non se è girata. Prendi il numero prima di accenderla, riprendilo qualche settimana dopo e confronta. Se non si è mosso niente, il workflow gira alla perfezione e non ottiene nulla.

Come misurare se un'automazione funziona (e perché "è girata" non prova nulla)

Apri subito il tuo strumento di automazione. Ti dirà qualcosa di rassicurante. Esecuzioni completate. Messaggi inviati. Passi eseguiti.

Bello. Niente di questo è il punto.

Un workflow che gira è un workflow che gira. Non dice nulla sul fatto che la cosa per cui l'hai costruito sia migliorata. Puoi mandare mille messaggi perfettamente cronometrati e lasciare la tua attività esattamente dov'era. Un workflow che si esegue alla perfezione senza spostare il risultato è un costo fisso con una barra di avanzamento.

Quindi fatti una domanda più dura. Cosa doveva cambiare? Poi vai a vedere se l'ha fatto.

Scegli il risultato prima di costruire, non dopo

È qui che la maggior parte perde la partita. Costruiscono prima, poi cercano qualcosa che provi che ha funzionato. Qualunque numero sia salito diventa la prova.

Fai il contrario. Prima di accendere il workflow, scrivi una riga: questo esiste per migliorare questo. Poi prendi la misura così com'è oggi.

Nessuna misura prima significa nessun confronto dopo. Andrai a indovinare, e un'ipotesi travestita da risultato è la più cara.

La checklist della guida lo dice chiaramente. Sapere quale risultato deve migliorare, e misurarlo prima di accendere. È un passo di progetto, non di reportistica. Se non sai nominare il risultato, non sei pronto a costruire.

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Abbina la misura al passaggio che protegge

Ogni workflow che vale la pena tenere protegge un passaggio preciso. Quindi la misura è lo stato di quel passaggio, non un conteggio di attività.

Ecco come appare l'abbinamento nella pratica.

Rileggi la colonna centrale prima di misurare se un'automazione funziona. Ogni voce è facile da contare e quasi senza valore. Ogni voce della colonna di destra richiede un momento di riflessione. Quel momento è il lavoro.

Misurare se un'automazione funziona: prima e dopo, passo per passo

Il metodo è noioso, ed è per questo che funziona.

1. Dai un nome al passaggio. Un workflow, un passaggio, una frase.
2. Prendi la misura di partenza. Usa lo stato delle cose com'è oggi, senza workflow.
3. Accendilo e lascialo stare. Resisti alla voglia di ritoccare nella prima settimana. Confonderesti il confronto.
4. Misura di nuovo dopo qualche settimana. Stesso metodo, stessa definizione, stesso posto in cui hai guardato prima.
5. Decidi. Meglio, uguale o peggio. Solo tre risposte.

Nota il terzo passo. Se continui a cambiare il workflow mentre lo misuri, non saprai mai quale modifica ha fatto qualcosa. Lascialo girare abbastanza da significare qualcosa.

E sii giusto con te stesso di prima. Se il numero si è mosso, chiediti se l'ha mosso il workflow o qualcos'altro. Una nuova offerta, una stagione più piena, una pagina migliore. Non sempre puoi provarlo. Ma puoi chiedertelo.

Un esempio concreto, in frasi

Diciamo che vendi un audit preconfezionato e le nuove richieste arrivano da un modulo. Il tuo problema è che le risposte aspettano l'unica sera in cui sei libero.

Il workflow: quando qualcuno invia il modulo, mettigli il tag di nuova richiesta, crea un'attività perché tu risponda entro un giorno e manda una breve conferma che dice che ti farai sentire di persona.

Cosa doveva cambiare? L'attesa prima della prima risposta. Ed è quella che misuri. Prima di accendere, guardi l'ultimo gruppo di richieste e annoti quanto ha aspettato ciascuna. Dopo qualche settimana, guardi il gruppo successivo e lo annoti di nuovo.

Forse l'attesa è calata. Forse no, perché l'attività viene creata ma tu continui a ignorare la tua lista. In quel caso il workflow è girato alla perfezione e il passaggio è ancora perso. La soluzione non è un'altra email. È un posto migliore in cui vedere l'attività, o meno cose che le fanno concorrenza.

Contare le email di conferma ti avrebbe detto che andava tutto bene. Misurare l'attesa ti ha detto la verità.

Cosa fare con la risposta

Tre risposte, tre azioni.

È migliorato. Bene. Lascialo stare e riguarda alla prossima revisione. Non costruirne altri tre uguali solo perché uno ha funzionato. Verifica ciascuno rispetto al proprio risultato.

Non si è mosso. È la risposta utile. Il workflow può girare alla perfezione e non ottenere nulla, ed è molto meglio scoprirlo prima di costruirne altri. Chiediti perché. Il passaggio che proteggevi non era quello che perdeva davvero? Il processo sotto è sbagliato? Ricorda che l'automazione amplifica ciò che esegue, compreso un processo cattivo. Se il tuo follow-up è goffo a mano, ora è goffo a orario.

È peggiorato. Mettilo in pausa, scopri perché e decidi cosa succede alle persone già dentro. A volte la causa è un trigger che scatta per le persone sbagliate, e allora tutto ciò che viene dopo è sbagliato in serie. A volte è un messaggio che si legge come una regola, non come una persona.

Se la risposta è "non si è mosso" e non vedi come migliorarlo, è il segnale per spegnere l'automazione. Mandare in pensione un workflow è manutenzione, non fallimento.

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Misura la sensazione oltre alla cifra

Una parte di ciò che conta non comparirà mai in un conteggio.

Leggi le risposte. Leggi i reclami. Le persone ti ringraziano, o chiedono se c'è un essere umano? Un workflow può migliorare ogni cifra che monitori e far sentire comunque le persone sbrigate invece che aiutate. L'automazione è eccellente nell'assicurare che la cosa giusta accada. È scarsa nel far sentire qualcuno conosciuto.

Ecco perché la revisione mensile include un'occhiata a risposte e reclami. È un'abitudine piccola, un po' scomoda, e coglie il danno che nessun numero registra.

Se i segnali sono cattivi, il problema probabilmente non è il momento o l'oggetto. È che hai affidato la relazione a una macchina. Cosa un solopreneur non dovrebbe mai automatizzare spiega dove passa quella linea.

Controlla che significhi ancora ciò che significava

Un buon risultato oggi non ti compra un buon risultato l'anno prossimo. Le misure decadono, perché il mondo sotto di loro cambia.

A ogni revisione, controlla due cose insieme al risultato. Primo, il trigger significa ancora ciò che significava quando l'hai costruito? Una fase rinominata, un modulo rifatto, un tag riusato per altro: ognuna di queste può far significare qualcosa di diverso allo stesso trigger. Secondo, il processo sotto è cambiato? Un workflow che automatizza fedelmente il processo dell'anno scorso fa fedelmente la cosa sbagliata.

Se i numeri sembrano buoni ma una delle due cose si è spostata, la tua misura sta lusingando un workflow che è andato alla deriva. È anche dove riconoscere un fallimento silenzioso e misurare i risultati si sovrappongono: entrambi ti chiedono di leggere ciò che è accaduto davvero, non ciò che hai progettato.

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Tieni il numero di workflow rivedibile

Un'ultima disciplina. Ogni workflow che gestisci è un workflow che devi misurare.

Quando lavori da solo, il proprietario di ogni workflow sei tu. È praticabile solo se sai ancora dire, in una riga, a cosa serve ogni workflow attivo, e se il numero che gestisci è uno che puoi rivedere da solo.

Se non ci riesci, non hai troppo poca misurazione. Hai troppi workflow. Taglia prima di misurare di più.

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Domande frequenti

Quanto devo aspettare prima di giudicare un workflow?

Qualche settimana è la regola pratica della guida: misura il risultato prima di accendere, e di nuovo qualche settimana dopo. Nel frattempo lascia stare il workflow, così puoi capire cosa ha cambiato il risultato.

E se ho dimenticato di misurare prima di accenderlo?

Per ora non spegnere niente. Comincia a misurare adesso e considera oggi la tua base. Puoi anche confrontare con come si comportava il passaggio quando lo facevi a mano, se te lo ricordi con onestà.

Bastano i tassi di apertura o i clic?

Ti dicono che il messaggio è girato ed è stato visto. Non ti dicono se il passaggio ora viene rispettato. Per misurare se un'automazione funziona, misura lo stato del passaggio stesso.

E se i numeri sono migliorati ma le persone sembrano infastidite?

Credi alle persone. Un conteggio da solo non basta per misurare se un'automazione funziona, quindi leggi risposte e reclami cercando segni che si sentano sbrigate invece che aiutate, e controlla se il workflow è finito su un terreno che spetta a te.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook di Automazione Marketing, una guida gratuita di 21 pagine.