Désactiver une automatisation :cinq signes de fin

Désactiver une automatisation, c'est le bon geste quand le processus a changé et pas elle, quand son déclencheur ne veut plus dire ce qu'il voulait dire, quand vous ne savez plus à quoi elle sert, quand les gens demandent s'il y a un humain, ou quand le résultat pour lequel elle a été construite n'a pas bougé.

Désactiver une automatisation : cinq signes qu'elle a fini son travail

Lancer un workflow est facile. En arrêter un est étrangement difficile.

Dès que quelque chose tourne, cela cesse de sembler être votre responsabilité. C'est juste là. Ça fait son truc. Probablement bien.

Ce n'est pas probablement bien. Un workflow dont personne ne répond est un processus qui tourne seul, indéfiniment, et qui continue d'envoyer des promesses périmées à des gens que vous ne vous souvenez plus d'avoir inscrits. Vous l'avez construit un dimanche. Vous avez oublié. Lui, non.

Voici donc une autre façon d'y penser. Chaque workflow que vous possédez est un petit employé que vous n'évaluez jamais. Certains méritent d'être renvoyés. Retirer un workflow est de la maintenance, pas un échec. Traitez-le ainsi et la décision devient bien plus facile.

Signe un : le processus a changé, pas le workflow

Vous avez changé votre façon de livrer. Vous avez changé ce que vous proposez. Vous avez changé ce qui se passe après qu'on a dit oui.

Le workflow n'en sait rien. Il continue d'automatiser l'ancienne méthode, fidèlement, pour chaque nouvelle personne. C'est un workflow qui fait précisément ce qu'on lui a dit, ce qui est maintenant faux.

Celui-ci est facile à rater parce que rien ne casse. Les messages partent. Les tâches apparaissent. Elles décrivent simplement une entreprise qui n'existe plus.

Le test est simple. Après tout changement dans votre façon de travailler, demandez-vous quels workflows ont été construits autour de l'ancienne méthode. Mettez-les à jour ou désactivez-les. Ne les laissez pas dériver.

Guide gratuit · 21 pagesTenez la promesse.Quoi confier d'abord à une machine, comment la construire pour qu'elle se comporte bien, et comment savoir quand l'éteindre.Recevoir le guide gratuit →

Signe deux : le déclencheur ne veut plus dire ce qu'il voulait dire

Un déclencheur n'est fiable que si l'événement derrière lui est sans ambiguïté. Les événements changent de sens sans vous prévenir.

Une étape est renommée. Une étiquette est réutilisée pour autre chose. Un formulaire est refait de sorte que le même envoi signifie désormais autre chose. Le déclencheur se déclenche toujours. Il se déclenche simplement pour les mauvaises personnes, et chaque étape qui suit est fausse aussi, à grande échelle.

Si vous ne pouvez pas dire avec assurance ce que signifie maintenant un déclencheur, le workflow n'est pas sûr à laisser tourner. Mettez-le en pause. Trouvez ce qui le lance réellement. Décidez ensuite de le reconstruire ou de le retirer.

Signe trois : vous ne savez pas à quoi il sert

C'est le test le plus net de cet article.

Prenez un workflow actif au hasard. En une ligne, dites à quoi il sert.

Si vous hésitez, c'est votre réponse. Un workflow dont vous ne pouvez pas énoncer le but est un workflow dont vous ne pouvez pas juger les résultats, et dont vous ne reconnaîtrez pas les erreurs quand elles surviendront. Vous devriez avoir sur chaque workflow une note d'une ligne disant à quoi il sert et que vous en êtes le propriétaire. Si la note n'existe pas et que vous ne pouvez pas l'écrire maintenant, désactivez-le.

Méfiez-vous de la pensée suivante, qui est « mais il fait peut-être quelque chose d'utile ». Peut-être. Prouvez-le. La charge de la preuve pèse sur le workflow.

Signe quatre : des gens répondent en demandant s'il y a un humain

Celui-ci vient de l'extérieur, ce qui le rend le plus honnête.

Quand quelqu'un répond à un message automatique pour demander si une vraie personne le lit, le workflow a cessé de ressembler à de l'aide. Il s'est mis à ressembler à une règle. C'est le point où vous avez basculé de la fiabilité au spam, et aucune reformulation ne change ce ressenti.

Lisez vos réponses pour le repérer. Lisez-les aussi pour y trouver des signes que les gens se sentent traités plutôt qu'aidés. Une seule réponse est un point de donnée. Un schéma est un verdict.

Souvent, le remède n'est pas un meilleur message. C'est de sortir le workflow d'un moment qui vous appartenait. L'article sur ce qu'un solopreneur ne devrait jamais automatiser liste ces moments.

Signe cinq : le résultat n'a pas bougé

Vous l'avez construit pour améliorer quelque chose. Vous avez mesuré avant, et vous avez mesuré quelques semaines après. Rien n'a changé.

Ce n'est pas un mystère. Le workflow tourne parfaitement et n'obtient rien. Ce sont des frais généraux avec une barre de progression, et cela vous coûte de l'attention à chaque revue.

Vérifiez d'abord s'il peut être réparé. Peut-être a-t-on protégé le mauvais relais, ou le processus en dessous est-il faux. Si vous pouvez l'améliorer, faites-le. Si vous ne voyez pas comment, arrêtez. Notre article sur comment mesurer si une automatisation fonctionne montre comment obtenir ce chiffre en premier lieu.

Évaluation gratuiteÀ quel point êtes-vous piégé ?Faites l'Indice d'Asphyxie Corporate, l'évaluation gratuite pour savoir si vous êtes prêt à devenir solopreneur.Faire l'évaluation →

Les signes pour désactiver une automatisation, en un coup d'œil

Cette dernière ligne n'est pas un cinquième signe pour désactiver une automatisation. C'est la raison pour laquelle les autres signes passent inaperçus. Si le nombre de workflows que vous faites tourner dépasse ce que vous pouvez relire seul, certains sont déjà en difficulté, et vous ne savez pas lesquels.

Ce que coûte vraiment de la laisser active

Cela semble gratuit. Rien à payer, rien à faire. C'est le piège.

Un workflow périmé fait trois sortes de dégâts. Il dit aux gens des choses qui ne sont plus vraies. Il relance des gens qui sont déjà passés à autre chose, ou qui ont déjà acheté. Et il mange votre temps de revue, parce que vous devez continuer à lire ses chiffres en vous demandant s'ils signifient encore quelque chose.

Additionnez. Un workflow qui envoie le lendemain « êtes-vous toujours intéressé ? » à quelqu'un qui vient de payer n'est pas neutre. Il dit à ce client, très précisément, que personne ne fait attention. Les doublons et les relances périmées ont le même effet.

Le coût de la désactivation, c'est une décision et quelques minutes. Le coût de la laisser active n'a pas de date de fin.

L'éteindre n'est pas la même chose que l'arrêter

C'est ici que les gens se font piéger.

Dans beaucoup de systèmes, désactiver un workflow empêche de nouvelles personnes d'entrer. Cela n'arrête pas forcément celles qui sont déjà à mi-parcours. Elles attendent entre deux étapes, et quand l'attente se termine, elles vont jusqu'au bout.

Parfois, c'est exactement ce qu'il faut. Un accueil à moitié fait est pire qu'un accueil terminé, donc laisser les personnes dedans le terminer est le choix le plus aimable.

Parfois, c'est un désastre. Les messages restants sont maintenant faux, ou promettent quelque chose que vous ne proposez plus, et l'interrupteur les laisse partir quand même, en silence.

Avant de toucher à quoi que ce soit, prenez donc deux décisions. Sachez quel comportement a votre outil. Décidez ensuite lequel cette situation exige. Si les étapes restantes sont nuisibles, retirez-les, ou mettez fin au workflow pour ces personnes, explicitement. Ne supposez pas que l'interrupteur a fait le travail.

Guide gratuit · 21 pagesTenez la promesse.Quoi confier d'abord à une machine, comment la construire pour qu'elle se comporte bien, et comment savoir quand l'éteindre.Recevoir le guide gratuit →

Faites du retrait une habitude, pas une crise

N'attendez pas que quelque chose tourne mal. Mettez la question dans votre routine.

À chaque revue mensuelle, parcourez la liste des workflows actifs et posez trois questions. Puis-je encore dire en une ligne à quoi il sert ? A-t-il fini son travail ? Le nombre que je fais tourner est-il un nombre que je peux réellement relire seul ?

Tout ce qui échoue est désactivé, et pour chacun vous décidez de ce qui arrive aux personnes déjà dedans. Notez-le aussi.

Si l'idée d'en désactiver un vous rend nerveux, rappelez-vous l'alternative. Un workflow qui ne convient plus continue de parler aux gens en votre nom longtemps après que vous avez oublié pourquoi. C'est le vrai risque. L'interrupteur est l'option sûre.

Et si vous préférez attraper un workflow cassé avant qu'il ait besoin d'être retiré, lisez comment repérer une automatisation en panne silencieuse.

Évaluation gratuiteÀ quel point êtes-vous piégé ?Faites l'Indice d'Asphyxie Corporate, l'évaluation gratuite pour savoir si vous êtes prêt à devenir solopreneur.Faire l'évaluation →

Questions fréquentes

Désactiver un workflow, est-ce admettre que je l'ai mal construit ?

Non. Retirer un workflow est de la maintenance. Les processus changent, donc les workflows doivent pouvoir finir quand ils ne conviennent plus. Garder un workflow mort en marche est la vraie erreur.

La désactivation arrêtera-t-elle les personnes déjà dedans ?

Pas toujours. Dans beaucoup de systèmes, elle n'arrête que les nouvelles entrées, et les personnes à mi-parcours continuent. Découvrez comment se comporte votre outil, puis décidez si ces personnes doivent finir ou être retirées.

Comment savoir que j'ai trop de workflows ?

Si vous ne pouvez pas dire en une ligne à quoi sert chacun, ou si vous ne pouvez pas tous les relire seul, vous en avez trop. Coupez, et désactivez une automatisation ou deux, jusqu'à ce que le nombre soit un nombre dont vous pouvez réellement vous occuper.

Dois-je la supprimer ou seulement la mettre en pause ?

Pour désactiver une automatisation sans risque : si vous voulez peut-être la retrouver, mettez-la en pause et gardez la note d'une ligne sur son utilité. Si le processus a disparu pour de bon, retirez-la, et décidez d'abord de ce qui arrive à ceux qui sont encore dedans.

La méthode complète, avec les listes de contrôle, est dans Le Playbook de l'automatisation marketing, un playbook gratuit de 21 pages.