Cosa automatizzare per primo:il passaggio che perdi

Cosa automatizzare per primo in un'attività da solopreneur: il passaggio che perdi più spesso, in un processo che hai già eseguito a mano, partendo da azioni che toccano solo la tua scrivania. Non la sequenza di email che sogni da un po'.

Cosa automatizzare per primo in un'attività da solopreneur

Salta la lista della spesa. C'è un filtro migliore.

Tre test. Viene perso? Funziona a mano? Può essere sbagliato senza che nessuno fuori lo veda? Il primo workflow che costruisci dovrebbe superarli tutti e tre. La maggior parte delle persone non ne supera nessuno, perché parte da ciò che lo strumento sa fare invece che da ciò che l'attività sta perdendo.

La scelta è dove l'automazione fallisce. Non la costruzione. Non lo strumento. Scegliere la cosa sbagliata per prima, poi concludere che l'intera idea non funziona.

Quindi scegliamo come si deve.

Primo passo: passa una settimana a osservare

Non fare brainstorming. Il brainstorming ti dà i messaggi che vorresti aver mandato. A te servono i passaggi che perdi davvero.

Per una settimana tieni una nota aperta. Ogni volta che qualcosa cade, scrivi una riga. Non domani, non a memoria. La memoria cancella quelli imbarazzanti.

L'elenco è quasi sempre lo stesso, e corto:

• Una nuova richiesta aspetta troppo la prima risposta.
• Un lead tace e non viene mai sollecitato.
• Qualcuno dice sì e il compito successivo non viene mai creato.
• Il benvenuto a un nuovo cliente dipende dal fatto che tu te ne ricordi.
• Una promessa fatta in una telefonata non diventa mai un'azione.

Sono i punti in cui l'automazione rende subito. Non perché la versione automatica sia un po' migliore. Perché la versione manuale è il nulla. Una risposta che arriva un minuto dopo il modulo batte una risposta che arriva martedì, e batte di gran lunga nessuna risposta.

Ora metti in ordine quello che hai scritto. Due domande per riga: quanto spesso succede, e quanto ti costa ogni volta? Moltiplica a mente. Parti dall'alto.

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Cosa automatizzare per primo: leggi la tabella

Ecco come si dispongono i candidati abituali quando ti chiedi cosa automatizzare per primo. Usala come filtro, non come menu.

Per decidere cosa automatizzare per primo, la colonna che conta è la terza. Le prime vittorie costa poco sbagliarle. È questo il punto. Non stai solo costruendo un workflow, stai verificando se i tuoi trigger scattano per le persone giuste.

La regola che ti salva dall'imbarazzo

Automatizza solo un processo che già funziona a mano.

Se non l'hai fatto abbastanza volte da sapere com'è un buon risultato, non stai automatizzando un processo. Stai automatizzando un'ipotesi. E ne scoprirai i difetti davanti ai tuoi clienti, che è il posto più caro per scoprirli.

Quindi fallo prima a mano. Fai attenzione mentre lo fai:

• Dove ti sei discostato dal copione, e perché?
• Quali messaggi hanno ricevuto risposta e quali sono stati ignorati?
• Quali eccezioni continuavano a saltare fuori?

Il test di prontezza è brutale. Sai descrivere il processo in poche frasi, e dentro non fai più scelte di giudizio? Sì a entrambe: è pronto. Altrimenti è ancora un lavoro per te, e nessun software lo cambia.

È anche per questo che i migliori primi workflow sono noiosi. Noioso significa assestato. Assestato significa sicuro da affidare.

Prima la tua scrivania, poi i clienti

La maggior parte delle persone immagina l'automazione come email che escono dall'azienda. È la metà che riescono a vedere. La metà che rende per prima è invisibile.

Quando arriva un modulo, crea un'attività per te: rispondere entro un giorno. Metti un tag al record così il passo successivo lo trova. Mandati una notifica che qualcosa richiede giudizio oggi. Nessuno fuori dalla tua attività saprà mai che sono girate. Se una è sbagliata, alzi le spalle e la correggi.

Poi, e solo poi, aggiungi il passo rivolto al cliente. Una breve conferma che dice che ti farai sentire di persona. È difficile sbagliarla di molto, e pone fine al silenzio del venerdì sera.

Il ragionamento riguarda la fiducia, e non quella del cliente. La tua. Devi fidarti del fatto che i tuoi trigger scattino per le persone giuste prima di puntarli su chiunque fuori. Un trigger che scatta per le persone sbagliate rende sbagliato ogni passo dopo di lui, e sbagliato in serie. Impara quella lezione su un'attività, non su un'email. Per costruire bene il trigger, come progettare un workflow con trigger, condizione e azione lo percorre passo per passo.

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Scrivi l'uscita prima dell'ingresso

Tutti progettano l'inizio. Quasi nessuno progetta la fine.

Prima di costruire, rispondi a una domanda: quando questa persona deve smettere di riceverlo? Un follow-up a un lead che non ha risposto deve fermarsi nel momento in cui risponde. Un invito a prenotare una chiamata deve fermarsi quando prenota. Una serie di onboarding finisce quando l'onboarding è finito.

Salta questo e ottieni il classico: "volevo solo sentirti" che arriva il giorno dopo che qualcuno ha comprato. Gli dice che nessuno ascolta.

Quindi il tuo primo workflow riceve un obiettivo scritto accanto al trigger. Raggiungere l'obiettivo toglie la persona, qualunque sia il passo a cui era. Scrivili entrambi nella stessa seduta.

E scrivi una riga su a cosa serve il workflow. Sei il proprietario di ogni workflow che costruisci, quindi fanne una decisione, non qualcosa che è successo una domenica ed è stato dimenticato. Se più avanti ti blocchi sul tenerne uno o no, quando spegnere un'automazione è il controllo.

Tre modi in cui si sceglie male

Scelgono quello entusiasmante. Un nurture furbo a più passaggi sembra un progresso. Raggiunge anche i clienti dal primo giorno, con trigger che nessuno ha testato. Entusiasmante è un motivo per costruire dopo, non per primo.

Scelgono quello che già vedono. I messaggi in uscita sono visibili, quindi vincono il voto. Ma i passaggi che cadono sono per lo più dietro le quinte: l'attività mai creata, il lead mai instradato, il record che nessuno ha taggato. Se automatizzi solo ciò che vedi, lasci aperte le falle.

Scelgono un workflow grande. Le catene lunghe sono difficili da leggere, difficili da cambiare e facili da rompere. Un errore all'inizio si propaga in tutto ciò che viene dopo. Quando un processo ha più fasi, costruisci più workflow brevi che si passano il testimone. Ognuno è facile da spiegare, e ognuno è facile da spegnere.

Ce n'è un quarto, più silenzioso: non scegliere nulla perché niente sembra pronto. Anche quella è una scelta, e ha un prezzo. Ogni settimana di silenzio su una mano alzata è una settimana in cui qualcun altro può rispondere prima. Scegli la cosa sicura più piccola e mettila in produzione.

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Il tuo primo lunedì

Non ti serve una scelta di strumento. Ti serve un ordine.

1. Tieni la nota dei passaggi persi per una settimana. Una riga per ogni perdita.
2. Ordina per frequenza e costo. Prendi il primo.
3. Verifica che superi i tre test. Perso, funziona a mano, sicuro da sbagliare.
4. Scrivilo in due o tre frasi. Trigger, condizioni, azioni e l'obiettivo che lo conclude.
5. Costruisci la versione solo-scrivania. Attività, tag, promemoria. Niente verso l'esterno.
6. Fallo girare per qualche settimana prima di aggiungere un messaggio al cliente.

Prima di costruire, passa la stessa lista per cosa un solopreneur non dovrebbe mai automatizzare. Tutto ciò che sta in quell'elenco resta con te, per quanto buono sembri lo strumento.

Quando decidi cosa automatizzare per primo, l'ordine conta più dell'ambizione. Tre piccoli workflow che proteggono i tuoi tre passaggi più persi battono un grande sistema che nessuno ha il tempo di rivedere. E il solo revisore sei tu.

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Domande frequenti

Cosa automatizzare per primo: qual è il primissimo workflow da costruire?

Quello che protegge il passaggio che perdi più spesso, nella forma più sicura. Per molti è l'invio di un modulo che crea un'attività per te (rispondere), mette un tag al record e ti avvisa. Niente va verso l'esterno finché non ti fidi.

Devo partire da una sequenza di benvenuto o da un follow-up?

Da nessuna delle due, se non l'hai fatta a mano. Entrambe raggiungono i clienti, quindi entrambe possono sbagliare in pubblico. Parti da azioni che toccano solo te, poi passa a una breve conferma, poi alle sequenze più lunghe.

Come capisco che un processo è pronto per essere automatizzato?

Lo sai descrivere in poche frasi e dentro non fai più scelte di giudizio. Hai anche visto le eccezioni e sai a quali messaggi le persone rispondono.

È un problema se il mio primo workflow non manda mai nulla ai clienti?

No. Molti dei workflow più preziosi non lo fanno mai. Fanno in modo che tu ti presenti al momento giusto, e i clienti se ne accorgono eccome.

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