Plan de pagos con un cliente:5 puntos por escrito
Plan de pagos con un cliente: pregunta qué puede pagar, pacta plazos con fecha por escrito, protege el trabajo nuevo y lee qué dice una negativa. Sin silencio.
Para negociar un plan de pagos con un cliente, pacta un calendario por escrito con fechas e importes en lugar de aceptar un silencio sin fin. Pregunta qué puede pagar y cuándo, ponlo por escrito y trata la primera fecha incumplida como información. Quien rechaza cualquier calendario ya ha respondido.
Cómo negociar un plan de pagos con un cliente
Un plan de pagos con un cliente no es un favor. Es un trato mejor que el silencio.
Ahora mismo tienes una factura, un cliente que se ha callado y una incógnita. No sabes cuándo llegará el dinero ni si llegará. Un plan convierte esa incógnita en una previsión. Aunque la previsión sea imperfecta, una previsión es mejor que un encogimiento de hombros. Ese es el replanteamiento que merece la pena retener. No renuncias a nada. Cambias una pregunta abierta por una con fecha.
Primero, asegúrate de que un plan es la herramienta adecuada
Un plan de pagos resuelve exactamente un problema: el cliente no puede pagarlo todo ahora.
No resuelve la desorganización. Si tienen intención de pagar y falló un proceso, no necesitas un calendario, necesitas encontrar el atasco. Una llamada suele bastar. Y tampoco resuelve una disputa. Si creen que no deben el importe, o no todo, negociar plazos concede en silencio un punto que no has acordado. Zanja primero el desacuerdo.
Así que pregunta antes de proponer. ¿El problema es el momento, o hay algo en la factura? Su respuesta te dice en cuál de las tres situaciones estás: desorganización, incapacidad o disputa. Solo la incapacidad es una conversación de plan de pagos.
Reclamar es otra habilidad, y cómo reclamar un pago pendiente la cubre. Aquí retomamos en el punto en que han dicho, en efecto, queremos pagarte pero no podemos hacerlo todo de una vez.
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Deja que hablen primero. Es el hábito de negociación más útil que puedes tener, y el que la gente se salta porque el silencio incomoda.
Pregunta qué pueden pagar de forma realista, y cuándo. No ofrezcas aún una estructura. A menudo proponen algo mayor y más rápido de lo que tú te habrías atrevido a sugerir, porque se sienten mal. Y si proponen algo menor, ahora sabes dónde empieza la conversación real. Una buena apertura suena así:
Me gustaría resolver esto de una forma que te venga bien. ¿Qué podrías pagar ahora y qué podrías pagar en una fecha fija después?
Fíjate en que supone buena voluntad y deja la pregunta en sus manos. También pide algo ahora, sin hacer ruido. Incluso un primer pago pequeño vale mucho más que una promesa, porque muestra intención e inicia el hábito.
Una cosa más sobre la primera llamada. No te disculpes por preguntar. No eres duro, eres organizado, y la mayoría de los clientes en esta posición sienten en silencio un alivio de que alguien quiera hablar de ello. Los que temen la conversación tienden a evitar la factura por completo, que es exactamente como un pequeño retraso se convierte en uno largo. Hazlo normal. Hazlo breve. Luego pasa a las fechas.
Qué debe contener un plan de pagos con un cliente
Un acuerdo verbal es un estado de ánimo. Uno escrito es un plan. Sea lo que sea lo que pactéis, asegúrate de que tenga estas cinco cosas.
| Elemento | Por qué importa | Ejemplo de redacción |
|---|---|---|
| Importe total | Elimina cualquier discusión sobre lo que se debe | "El saldo pendiente es el total de la factura." |
| Cada plazo | Hace comprobable cada paso | "Pagos de igual importe, cada uno en una fecha indicada." |
| Fechas exactas | Una fecha se puede incumplir; "pronto" no | "El primer día laborable de cada mes." |
| Qué pasa si se incumple | Evita que un pequeño tropiezo se vuelva un patrón | "Si se incumple una fecha, vence el saldo completo." |
| Qué pasa con el trabajo en curso | Te protege de prestar más | "El trabajo nuevo empieza cuando el plan esté al día." |
Pon el plan de pagos con un cliente en un email como mínimo, y pídele que responda con una confirmación sencilla. No necesitas ceremonia. Necesitas un registro al que ambos podáis remitiros. Una respuesta con fecha que diga "de acuerdo" cumple.
Y decide de antemano qué aceptarás. Conoce tu primer pago mínimo, tu plazo máximo aceptable y el punto en que un plan deja de ser un plan y pasa a ser una forma de aplazar. Si no sabes dónde están esos límites, los encontrarás a ojo, en la llamada, bajo presión. Eso sale caro.
Protégete mientras el plan está en marcha
El plan es para la deuda que existe. No dice nada de la deuda que podrías crear la semana que viene.
Aquí es donde se hacen daño los que trabajan solos. Un cliente está en un plan, la relación es cálida y llega una petición nueva. Dices que sí porque eres amable, y ahora estás prestando más a quien no ha devuelto el préstamo anterior. Dos reglas sencillas lo cubren. El trabajo nuevo se paga por adelantado, o en pequeños hitos, hasta que el plan esté al día. Y mantienes en la cabeza un tope de cuánto estás dispuesto a que te deba un solo cliente. Una factura grande sin pagar puede ser seriamente grave para ti, y un plan no la hace más pequeña. Solo la hace más lenta.
Si necesitas una forma de cobrar antes, cómo cobrar antes de empezar el trabajo muestra cómo los anticipos y los hitos devuelven la financiación al cliente, que es donde debe estar.
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Esta es la parte que nadie menciona. Un plan es una prueba.
Si el cliente acepta un calendario y cumple la primera fecha, tienes un cliente real con un problema de caja. Es una situación perfectamente respetable, y probablemente has conservado la relación. Si acepta y incumple la primera fecha, has aprendido algo rápido y barato. Pasa a la consecuencia que dejaste escrita. No renegocies con las mismas condiciones; eso les dice que las fechas son sugerencias. Si se niegan a aceptar cualquier calendario, eso te dice algo importante, y mucho antes de lo que lo habrías descubierto. Un cliente que no se compromete a nada no va corto de caja. Va corto de intención. Entonces deja de ser una conversación de plan de pagos y se convierte en una pregunta sobre tu punto de parada.
La mayoría de los planes se cumplen en parte. Eso sigue siendo mejor que un vacío. Un pago parcial con calendario es un resultado. Un pago completo en un momento sin especificar es una esperanza.
Cuándo un plan es la respuesta equivocada
Prepárate para decir que no. Un plan no se le debe a todo el mundo.
Si el mismo cliente ya te ha estirado antes, y un plan solo alargaría el patrón, la respuesta puede ser un sí firme al dinero y un no firme a la estructura. Plazos más cortos a partir de ahora. Pago por adelantado. La conversación está en cómo tratar a un cliente que siempre paga tarde. Y si el verdadero problema es que nunca comprobaste si podían permitirse tus servicios, toma nota. La mirada de veinte minutos antes de aceptar a un cliente grande te lo habría dicho. La próxima vez, hazla primero.
Hay también un lado de coste. Cada mes que esperas es un mes en que les has prestado tu dinero gratis, así que sé honesto sobre lo que te cuesta de verdad un plan largo, y si la relación merece ese precio.
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- Haz la lista de cada factura vencida en la que el cliente ha dicho que no puede pagar todo. Esos son tus candidatos a plan. Todo lo demás necesita otra herramienta.
- Decide tus límites. Primer pago mínimo, plazo máximo y qué pasa si se incumple.
- Envía un mensaje. Pregunta qué pueden pagar y cuándo, y responde con el plan por escrito ese mismo día.
Montar un plan de pagos con un cliente es un trabajo de media hora. La caja ya es tuya. Un calendario es cómo la consigues sin pelea.
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¿Debería cobrar intereses en un plan de pagos?
Es una decisión comercial, y depende de tu acuerdo. Las penalizaciones por demora solo funcionan si estaban en tus condiciones desde el principio. Si no estaban, una palanca mejor es un pequeño pago inicial y una consecuencia clara si se incumple una fecha.
¿Y si ofrecen un plan pero es demasiado lento?
Contraoferta con un primer pago mayor y un plazo más corto. La gente suele aceptar la segunda oferta. Si no puedes llegar a un plan con el que puedas vivir, esa es la respuesta a si este cliente iba a pagar alguna vez.
¿Tengo que seguir trabajando mientras lo van pagando?
No. Puedes pausar el trabajo nuevo hasta que el plan esté al día, o aceptar trabajo nuevo solo por adelantado. Seguir entregando a crédito mientras el saldo antiguo está pendiente es prestar más a quien no te ha devuelto lo anterior.
¿Basta con un acuerdo verbal?
En realidad no. Un acuerdo verbal es fácil de olvidar e imposible de señalar. Envía un breve resumen por escrito con los importes y las fechas, y pide una confirmación de una palabra. Ese email es tu plan de pagos con un cliente.
El método completo, con las listas de verificación, está en Playbook de cobro de facturas, un manual gratuito de 22 páginas.
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