Ratenzahlung vereinbaren:5 Pflichtpunkte schriftlich

Eine Ratenzahlung vereinbaren heißt, einen schriftlichen Plan mit Terminen und Beträgen auszuhandeln, statt offenes Schweigen hinzunehmen. Frag, was der Kunde zahlen kann und wann, halte es schriftlich fest und nimm den ersten verpassten Termin als Information. Wer jeden Plan ablehnt, hat schon geantwortet.

Ratenzahlung vereinbaren: so verhandelst du mit dem Kunden

Eine Ratenzahlung mit einem Kunden ist kein Gefallen. Sie ist ein besserer Deal als Schweigen.

Gerade hast du eine Rechnung, einen Kunden, der still geworden ist, und eine Unbekannte. Du weißt nicht, wann das Geld kommt oder ob überhaupt. Ein Plan macht aus der Unbekannten eine Prognose. Selbst wenn die Prognose unvollkommen ist, schlägt eine Prognose ein Achselzucken. Das ist die Umdeutung, die du festhalten solltest. Du gibst nichts auf. Du tauschst eine offene Frage gegen eine mit Datum.

Zuerst: Stell sicher, dass ein Plan das richtige Werkzeug ist

Ein Zahlungsplan löst genau ein Problem: Der Kunde kann nicht alles jetzt zahlen.

Er löst keine Unordnung. Wollen sie zahlen und ein Prozess ist ausgefallen, brauchst du keinen Plan, sondern musst die Blockade finden. Meist schafft das ein Anruf. Und er löst keinen Streit. Glauben sie, den Betrag oder einen Teil davon nicht zu schulden, räumst du mit Raten stillschweigend einen Punkt ein, dem du nicht zugestimmt hast. Kläre zuerst die Meinungsverschiedenheit.

Frag also, bevor du etwas vorschlägst. Liegt es am Zeitpunkt, oder gibt es etwas an der Rechnung? Ihre Antwort sagt dir, in welcher der drei Lagen du bist: Unordnung, Unvermögen oder Streit. Nur Unvermögen ist ein Gespräch, in dem du eine Ratenzahlung vereinbaren kannst.

Nachfassen ist eine eigene Fähigkeit, und wie du eine verspätete Zahlung anmahnst behandelt sie. Hier setzen wir an dem Punkt an, an dem sie sinngemäß gesagt haben: Wir wollen dich bezahlen, aber wir können nicht alles auf einmal.

Kostenloser Leitfaden · 22 SeitenHolen Sie, was Sie schon verdient haben.Rechnungen, Zahlungsziele und Mahnwesen: das Geld, das Sie schon verdient haben, und wie Sie es wirklich bekommen.Kostenlosen Leitfaden holen →

Eröffne mit einer Frage, nicht mit einem Angebot

Lass sie zuerst sprechen. Das ist die nützlichste Verhandlungsgewohnheit, die du haben kannst, und die, die man auslässt, weil die Stille unangenehm ist.

Frag, was sie realistisch zahlen können und wann. Biete noch keine Struktur an. Oft schlagen Leute etwas Größeres und Schnelleres vor, als du dich zu fragen getraut hättest, weil sie sich schlecht fühlen. Und schlagen sie etwas Kleineres vor, weißt du jetzt, wo das eigentliche Gespräch beginnt. Ein guter Einstieg klingt so:

Ich möchte das so lösen, dass es für euch funktioniert. Was könntet ihr jetzt zahlen, und was an einem festen Datum danach regelmäßig?

Beachte, dass er Wohlwollen unterstellt und die Frage in ihre Hände legt. Er bittet auch leise um etwas jetzt. Selbst eine kleine erste Zahlung ist weit mehr wert als ein Versprechen, weil sie Absicht zeigt und die Gewohnheit anstößt.

Noch etwas zum ersten Gespräch. Entschuldige dich nicht fürs Fragen. Du bist nicht hart, du bist organisiert, und die meisten Kunden in dieser Lage sind insgeheim erleichtert, dass jemand darüber reden will. Die, die das Gespräch fürchten, meiden meist die Rechnung ganz, und genau so wird aus einer kleinen Verzögerung eine lange. Mach es normal. Mach es kurz. Dann komm zu den Terminen.

Was eine Ratenzahlung mit einem Kunden enthalten muss

Eine mündliche Abmachung ist eine Stimmung. Eine schriftliche ist ein Plan. Worauf ihr euch auch einigt, achte darauf, dass diese fünf Dinge drinstehen.

Halte die Ratenzahlung mit dem Kunden mindestens in einer E-Mail fest und bitte um eine schlichte Bestätigung als Antwort. Du brauchst kein Zeremoniell. Du brauchst eine Unterlage, auf die ihr beide zeigen könnt. Eine datierte Antwort mit „einverstanden“ erfüllt den Zweck.

Und entscheide vorab, was du akzeptierst. Kenne deine niedrigste erste Zahlung, deinen längsten akzeptablen Zeitraum und den Punkt, an dem ein Plan kein Plan mehr ist, sondern eine Art zu vertagen. Weißt du nicht, wo diese Grenzen liegen, findest du sie nach Gefühl, im Gespräch, unter Druck. Das ist teuer.

Schütze dich, solange der Plan läuft

Der Plan gilt für die Schuld, die existiert. Über die Schuld, die du nächste Woche schaffen könntest, sagt er nichts.

Hier werden Solo-Unternehmer verletzt. Ein Kunde ist auf einem Plan, die Beziehung ist warm, und eine neue Anfrage kommt. Du sagst ja, weil du freundlich bist, und verleihst jetzt mehr an jemanden, der den letzten Kredit nicht zurückgezahlt hat. Zwei einfache Regeln decken es ab. Neue Arbeit wird im Voraus oder in kleinen Meilensteinen bezahlt, bis der Plan aktuell ist. Und du hast im Kopf ein Limit, wie viel dir ein einzelner Kunde schulden darf. Eine große unbezahlte Rechnung kann für dich wirklich ernst werden, und ein Plan macht sie nicht kleiner. Er macht sie nur langsamer.

Brauchst du einen Weg, früher an Geld zu kommen, zeigt wie du vor dem Start der Arbeit bezahlt wirst, wie Anzahlungen und Meilensteine die Finanzierung dorthin zurückverlagern, wo sie hingehört: zum Kunden.

Kostenlose EinschätzungWie gefangen bist du wirklich?Mach den Corporate Suffocation Index – die kostenlose Einschätzung, ob du bereit bist, Solopreneur zu werden.Zur Einschätzung →

Lies, was der Plan dir sagt

Das ist der Teil, den keiner erwähnt. Ein Plan ist ein Test.

Stimmt der Kunde einem Zeitplan zu und hält den ersten Termin, hast du einen echten Kunden mit einem Liquiditätsproblem. Das ist eine völlig respektable Lage, und die Beziehung hast du wahrscheinlich behalten. Stimmt er zu und verpasst den ersten Termin, hast du schnell und billig etwas gelernt. Geh zu der Folge über, die du aufgeschrieben hast. Verhandle nicht zu denselben Bedingungen neu; das sagt ihnen, dass die Termine Vorschläge sind. Weigert er sich, überhaupt einem Zeitplan zuzustimmen, sagt dir das etwas Wichtiges, und zwar viel früher, als du es sonst erfahren hättest. Ein Kunde, der sich auf nichts festlegt, ist nicht knapp bei Kasse. Er ist knapp an Absicht. Dann ist es kein Gespräch über eine Ratenzahlung mehr, sondern eine Frage nach deinem Haltepunkt.

Die meisten Pläne werden teilweise eingehalten. Das ist immer noch besser als ein leeres Blatt. Teilzahlung nach Plan ist ein Ergebnis. Vollständige Zahlung zu irgendeinem unbestimmten Zeitpunkt ist eine Hoffnung.

Wann ein Plan die falsche Antwort ist

Sei bereit, nein zu sagen. Ein Plan steht nicht jedem zu.

Hat derselbe Kunde dich schon einmal gedehnt und ein Plan würde das Muster nur verlängern, kann die Antwort ein festes Ja zum Geld und ein festes Nein zur Struktur sein. Ab jetzt kürzere Zahlungsziele. Vorauszahlung. Das Gespräch dazu steht in wie du mit einem Kunden umgehst, der immer zu spät zahlt. Und ist das eigentliche Problem, dass du nie geprüft hast, ob er dich sich überhaupt leisten kann, mach dir eine Notiz. Der Zwanzig-Minuten-Blick vor der Annahme eines großen Kunden hätte es dir gesagt. Mach ihn nächstes Mal zuerst.

Es gibt auch eine Kostenseite. Jeden Monat, den du wartest, hast du ihnen dein Geld umsonst geliehen. Sei also ehrlich, was ein langer Plan dich wirklich kostet und ob die Beziehung diesen Preis wert ist.

Kostenloser Leitfaden · 22 SeitenHolen Sie, was Sie schon verdient haben.Rechnungen, Zahlungsziele und Mahnwesen: das Geld, das Sie schon verdient haben, und wie Sie es wirklich bekommen.Kostenlosen Leitfaden holen →

Drei Dinge für Montag

1. Liste jede überfällige Rechnung auf, bei der der Kunde gesagt hat, er könne nicht in voller Höhe zahlen. Das sind deine Kandidaten für einen Plan. Alles andere braucht ein anderes Werkzeug.
2. Leg deine Grenzen fest. Niedrigste erste Zahlung, längster Zeitraum und was bei einem Versäumnis passiert.
3. Schick eine Nachricht. Frag, was sie zahlen können und wann, und antworte noch am selben Tag mit dem Plan schriftlich.

Eine Ratenzahlung mit einem Kunden aufzusetzen ist ein Halbstundenjob. Das Geld gehört dir schon. Ein Zeitplan ist, wie du es ohne Kampf bekommst.

Kostenlose EinschätzungWie gefangen bist du wirklich?Mach den Corporate Suffocation Index – die kostenlose Einschätzung, ob du bereit bist, Solopreneur zu werden.Zur Einschätzung →

Häufig gestellte Fragen

Sollte ich bei einer Ratenzahlung Zinsen verlangen?

Das ist eine geschäftliche Entscheidung und hängt von deiner Vereinbarung ab. Verzugsgebühren wirken nur, wenn sie von Anfang an in deinen Bedingungen standen. War das nicht so, ist ein besserer Hebel eine kleine Zahlung im Voraus und eine klare Folge für einen verpassten Termin.

Was, wenn sie einen Plan anbieten, der zu langsam ist?

Antworte mit einer größeren ersten Zahlung und einem kürzeren Zeitraum. Oft nehmen die Leute das zweite Angebot an. Kommst du zu keinem Plan, mit dem du leben kannst, ist das die Antwort auf die Frage, ob dieser Kunde je zahlen würde.

Muss ich weiterarbeiten, während sie abzahlen?

Nein. Du kannst neue Arbeit pausieren, bis der Plan aktuell ist, oder neue Arbeit nur gegen Vorauszahlung annehmen. Auf Kredit weiterzuliefern, solange der alte Saldo offen ist, heißt, mehr an jemanden zu verleihen, der dich nicht zurückgezahlt hat.

Reicht eine mündliche Absprache?

Nicht wirklich. Eine mündliche Absprache ist leicht vergessen und unmöglich vorzuzeigen. Schick eine kurze schriftliche Zusammenfassung mit Beträgen und Terminen und bitte um eine Bestätigung in einem Wort. Diese E-Mail ist deine Ratenzahlung mit dem Kunden.

Die vollständige Methode mit den Checklisten steht in Das Getting Paid Playbook: Forderungsmanagement für Selbstständige, einem kostenlosen Leitfaden mit 22 Seiten.