Acordo de pagamento com cliente:5 itens por escrito

Para negociar um acordo de pagamento com um cliente, combine um cronograma por escrito, com datas e valores, em vez de aceitar um silêncio sem fim. Pergunte o que ele pode pagar e quando, ponha no papel e trate a primeira data perdida como informação. Quem recusa qualquer cronograma já respondeu.

Como negociar um acordo de pagamento com um cliente

Um acordo de pagamento com um cliente não é favor. É um negócio melhor que o silêncio.

Agora você tem uma fatura, um cliente que sumiu e uma incógnita. Você não sabe quando o dinheiro entra, nem se entra. Um acordo converte essa incógnita numa previsão. Mesmo que a previsão seja imperfeita, previsão vence dar de ombros. Esse é o reenquadramento que vale guardar. Você não está abrindo mão de algo. Está trocando uma pergunta em aberto por uma com data.

Primeiro, confirme que um acordo é a ferramenta certa

Um acordo de pagamento resolve exatamente um problema: o cliente não consegue pagar tudo agora.

Ele não resolve desorganização. Se eles pretendem pagar e um processo falhou, você não precisa de cronograma, precisa achar o bloqueio. Uma ligação costuma resolver. E não resolve disputa. Se acreditam que não devem o valor, ou não tudo, negociar parcelas concede em silêncio um ponto com o qual você não concordou. Resolva a discordância primeiro.

Então pergunte antes de propor. O problema é o prazo, ou há algo na fatura? A resposta diz em qual das três situações você está: desorganização, incapacidade ou disputa. Só a incapacidade é conversa de acordo de pagamento.

Cobrar é outra habilidade, e como cobrar um pagamento atrasado trata dela. Aqui retomamos no ponto em que eles disseram, na prática, queremos pagar você, mas não conseguimos tudo de uma vez.

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Abra perguntando, não oferecendo

Deixe que eles falem primeiro. É o hábito de negociação mais útil que existe, e o que as pessoas pulam porque o silêncio parece constrangedor.

Pergunte o que eles conseguem pagar de forma realista, e quando. Não ofereça uma estrutura ainda. Muitas vezes propõem algo maior e mais rápido do que você ousaria sugerir, porque se sentem mal. E se propuserem algo menor, agora você sabe onde começa a conversa de verdade. Uma boa abertura soa assim:

Quero resolver isso de um jeito que funcione para você. O que você consegue pagar agora, e o que consegue pagar numa data fixa depois disso?

Repare que ela presume boa vontade e põe a pergunta nas mãos deles. Também pede, discretamente, algo agora. Até um primeiro pagamento pequeno vale muito mais que uma promessa, porque mostra intenção e começa o hábito.

Mais uma coisa sobre a primeira ligação. Não peça desculpa por perguntar. Você não está sendo duro, está sendo organizado, e a maioria dos clientes nessa posição fica discretamente aliviada por alguém aceitar falar do assunto. Os que temem a conversa tendem a fugir da fatura por completo, e é assim que um pequeno atraso vira um longo. Torne normal. Torne breve. Depois passe às datas.

O que um acordo de pagamento com um cliente precisa conter

Um acordo verbal é humor. Um escrito é um plano. Seja o que for que vocês fechem, garanta que tenha estas cinco coisas.

Ponha o acordo de pagamento com o cliente num e-mail, no mínimo, e peça que ele responda com uma confirmação simples. Você não precisa de cerimônia. Precisa de um registro para o qual os dois possam apontar. Uma resposta datada dizendo "combinado" resolve.

E decida de antemão o que você aceita. Saiba qual é o seu menor primeiro pagamento, o seu período mais longo aceitável e o ponto em que um acordo deixa de ser acordo e vira um jeito de adiar. Se você não sabe onde ficam essas linhas, vai achá-las no feeling, durante a ligação, sob pressão. Isso sai caro.

Proteja-se enquanto o acordo roda

O acordo é para a dívida que existe. Não diz nada sobre a dívida que você pode criar na semana que vem.

É aqui que os profissionais solo se machucam. O cliente está num acordo, a relação está calorosa e chega um pedido novo. Você diz sim porque é simpático, e agora está emprestando mais a quem não quitou o último empréstimo. Duas regras simples resolvem. Trabalho novo é pago adiantado, ou em pequenos marcos, até o acordo estar em dia. E você mantém na cabeça um teto de quanto aceita ficar devendo de um único cliente. Uma única fatura grande sem pagamento pode ser séria de verdade para você, e um acordo não a deixa menor. Só a deixa mais lenta.

Se você precisa de um jeito de receber mais cedo, como receber antes de começar o trabalho mostra como sinais e marcos devolvem o financiamento ao cliente, onde ele pertence.

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Leia o que o acordo diz

Esta é a parte que ninguém menciona. Um acordo é um teste.

Se o cliente aceita um cronograma e cumpre a primeira data, você tem um cliente de verdade com um problema de caixa. É uma situação perfeitamente respeitável, e você provavelmente manteve a relação. Se aceita e perde a primeira data, você aprendeu algo rápido e barato. Passe para a consequência que você escreveu. Não renegocie nos mesmos termos; isso diz a eles que as datas são sugestões. Se recusam qualquer cronograma, isso diz algo importante, e muito antes do que você descobriria de outra forma. Um cliente que não se compromete com nada não está sem caixa. Está sem intenção. Aí deixa de ser conversa de acordo de pagamento e vira uma pergunta sobre o seu ponto de parada.

A maioria dos acordos é cumprida em parte. Ainda é melhor que um branco. Pagamento parcial num cronograma é resultado. Pagamento completo em algum momento não especificado é esperança.

Quando o acordo é a resposta errada

Esteja pronto para dizer não. Um acordo não é devido a todos.

Se o mesmo cliente já esticou você antes, e um acordo só prolongaria o padrão, a resposta pode ser um sim firme ao dinheiro e um não firme à estrutura. Prazos mais curtos daqui em diante. Pagamento adiantado. A conversa está em como lidar com um cliente que sempre paga atrasado. E se o verdadeiro problema é que você nunca checou se eles podiam pagar você, anote. Os vinte minutos de olhada antes de aceitar um cliente grande teriam dito. Da próxima vez, faça primeiro.

Há um lado de custo também. Cada mês que você espera é um mês em que emprestou seu dinheiro de graça, então seja honesto sobre o que um acordo longo realmente custa a você, e se a relação vale esse preço.

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Três coisas para fazer na segunda-feira

1. Liste toda fatura vencida em que o cliente disse que não consegue pagar tudo. Esses são seus candidatos a acordo. O resto precisa de outra ferramenta.
2. Decida seus limites. Menor primeiro pagamento, período mais longo e o que acontece se falhar.
3. Envie uma mensagem. Pergunte o que ele consegue pagar e quando, e responda com o acordo por escrito no mesmo dia.

Montar um acordo de pagamento com um cliente é trabalho de meia hora. O dinheiro já é seu. Um cronograma é como você o recebe sem briga.

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Perguntas frequentes

Devo cobrar juros num acordo de pagamento?

É uma escolha comercial, e depende do que vocês combinaram. Multa por atraso só funciona se estava nas suas condições desde o início. Se não estava, uma alavanca melhor é um pequeno pagamento inicial e uma consequência clara para uma data perdida.

E se eles oferecem um acordo, mas é lento demais?

Responda com um primeiro pagamento maior e um período mais curto. As pessoas costumam aceitar a segunda oferta. Se você não chega a um acordo com o qual consiga viver, essa é a resposta sobre se esse cliente algum dia ia pagar.

Preciso continuar trabalhando enquanto eles quitam?

Não. Você pode pausar o trabalho novo até o acordo estar em dia, ou aceitar trabalho novo só adiantado. Continuar entregando a prazo enquanto o saldo antigo está em aberto é emprestar mais a quem não pagou você.

Um acordo verbal basta?

Na verdade, não. Um acordo verbal é fácil de esquecer e impossível de apontar. Envie um resumo escrito curto com valores e datas e peça uma confirmação de uma palavra. Esse e-mail é o seu acordo de pagamento com o cliente.

O método completo, com os checklists, está em Playbook de Cobrança de Clientes, um guia gratuito de 22 páginas.