Etiquetas del CRM:un patrón que nunca se desordena

Nombra todas las etiquetas del CRM con una sola forma: una categoría, un separador y luego el valor, como evento:webinar. Mantenlo en minúsculas, evita las fechas salvo que la fecha sea lo importante y escribe una descripción de una línea para cada una. Así nadie, tú incluido, acaba con cinco grafías de lo mismo.

Cómo nombrar las etiquetas del CRM para que sobrevivan un año

Nadie planea una lista de etiquetas desordenada. Crece sola.

El lunes etiquetas a un público de webinar como "Webinar". En primavera etiquetas a otro como "asistente webinar". Para el otoño una importación trae "asistio-webinar". Tres etiquetas, un solo significado. Ahora todo segmento que construiste sobre una de ellas se deja fuera, sin avisar, a las personas con las otras dos.

Ese es el coste real. No la fealdad. Los huecos silenciosos en cada recuento.

La solución es aburrida y funciona: elige una forma y úsala para todo, para siempre. Elígela antes de etiquetar un solo contacto, porque renombrar después es lo peligroso.

Piensa en lo que hace de verdad un casi duplicado. Cinco grafías de una etiqueta significan que todo segmento construido sobre una de ellas se deja fuera las otras cuatro. Nada se rompe. El recuento sale menor que la verdad, y tomas decisiones con él. Por eso una convención no es manía. Es la precisión más barata que comprarás jamás.

El patrón: categoría, separador, valor

Esta es la forma que puedes copiar. Una palabra de categoría, dos puntos y luego el valor concreto.

• origen: de dónde vienen
• interes: un tema que les importa
• evento: algo a lo que asistieron
• programa: una cohorte o piloto al que pertenecen

Así obtienes origen:recomendacion-socio, interes:precios, evento:webinar, programa:piloto.

¿Por qué esta forma? Tres razones, y cada una se gana su sitio.

Ordena juntas las etiquetas relacionadas, así que tu lista se lee como un índice y no como un cajón de trastos. Hace obvio de un vistazo el propósito de cada etiqueta. Y hace que una etiqueta suelta que no encaja en ninguna categoría destaque como el problema que es.

Las categorías son decisión tuya, tomada una vez. Mantén la lista corta. Si no puedes nombrar la categoría, puede que la etiqueta no merezca existir.

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Nombres malos y buenos para las etiquetas del CRM

Las reglas se siguen mejor con un antes y un después. Esto es lo que sale mal con las etiquetas del CRM y lo que conviene escribir en su lugar.

Lee la columna de la derecha. Cada arreglo es un nombre más claro o ninguna etiqueta. Esa suele ser la verdadera lección: el mejor nombre para una mala etiqueta es la tecla de borrar.

Seis reglas de nombres, por orden de importancia

1. Nombra el hecho, no la sensación. Una buena etiqueta sigue siendo cierta: asistió a la sesión de onboarding, pidió presupuesto. Una mala caduca: prometedor, hacer seguimiento.
2. Una sola forma para todo. Categoría, separador, valor. Sin excepciones "solo por esta vez".
3. Minúsculas. Una manera menos de crear casi duplicados.
4. Sin fechas salvo que la fecha sea lo importante. Una etiqueta llamada evento:webinar-octubre es una etiqueta distinta cada mes. Si la fecha importa, probablemente pertenece a un campo.
5. Sin abreviaturas privadas. Si no la vas a entender dentro de un año, tampoco la entenderá nadie a quien contrates. Escribe la palabra.
6. Nombra el hecho, no la campaña. Las campañas terminan. Los hechos no.

Fíjate en que la regla uno es la que más importa. La etiqueta "caliente" codifica tu opinión en un momento, y nada la quita jamás. Si quieres un juicio, exprésalo como una regla sobre hechos, para que se actualice solo. La cuestión del recipiente que hay detrás se trata en etiquetas vs campos personalizados.

Cómo es un vocabulario pequeño y sano

Imagina que vendes una auditoría estandarizada y un curso corto. Un esquema ordenado puede tener un puñado de categorías y solo las etiquetas que cambian algo.

Bajo origen: guardas los pocos sitios por los que la gente llega de verdad. Bajo interes:, los dos o tres temas que deciden qué email reciben. Bajo evento:, las sesiones que realmente hiciste. Bajo programa:, las cohortes que quieres volver a encontrar. Eso es todo.

Cuéntalas. Es una página corta, no una hoja de cálculo. Y cada línea responde a la misma pregunta: ¿qué cambia porque esto existe?

Compáralo con la lista que tiene la mayoría tras un año. Cuarenta nombres, tres grafías del mismo webinar, un par de restos de campañas y una etiqueta que nadie sabe explicar. La primera lista es una herramienta. La segunda es un vertedero.

Escribe la descripción antes de crear la etiqueta

Un nombre solo nunca basta. Hasta un nombre perfecto puede significar dos cosas según el humor del día.

Así que cada etiqueta recibe una línea que dice cuándo aplicarla. Escríbela donde la veas cada vez que etiquetes. No en un documento que nunca abrirás. En la herramienta, junto a la etiqueta.

Y aquí viene lo que la gente se salta: toda automatización que aplica una etiqueta, todo formulario, toda importación, sigue esa misma descripción. Si la descripción dice "asistió a la sesión en directo", un formulario que etiqueta a todos los que se registraron está mal. Registrarse no es asistir.

Cuesta segundos por etiqueta. Te ahorra la tarde, dentro de unos meses, de averiguar para qué servían cuarenta etiquetas sin documentar.

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La prueba que debe pasar toda etiqueta nueva

Antes de crear una, hazte una sola pregunta. ¿Algo se enviará, filtrará, puntuará o contará de forma distinta alguna vez por culpa de esta etiqueta?

Si no, es ruido. Sáltatela.

Esta pregunta recorta un vocabulario más rápido que cualquier sesión de limpieza. La mayoría de las etiquetas que la gente inventa son recuerdos disfrazados de datos. "Nos conocimos en el congreso" parece útil. ¿Cambia algún email por eso? Si no, es una nota, y las notas viven en las notas.

Además, decide las etiquetas nuevas con calma. No en mitad de un envío, de noche, para arreglar el problema de esta noche.

Renombrar es donde duele

Te tentará ordenar. Abres la lista una tarde, ves "webinar" y lo renombras "evento:webinar". Queda precioso.

Entonces tres automatizaciones se apagan.

Todo lo que depende del nombre de una etiqueta se rompe cuando se renombra. Una regla de puntuación, un disparador de secuencia, un segmento guardado. Siguen ejecutándose. No dan ningún error. No coinciden con nadie. Y como eres la única persona aquí, lo descubres semanas después, preguntándote por qué pararon los seguimientos.

Así que antes de renombrar o borrar cualquier etiqueta, averigua qué depende de ella. Luego, de vez en cuando, busca etiquetas en uso que no alimenten nada. Suele ser la firma de un enlace roto. Por eso también se nombran bien las etiquetas a la primera. Renombrar es una pequeña migración, y no tienes a nadie que la haga por ti.

Media hora al mes lo mantiene limpio

Nombrar no es cosa de una vez. Reserva treinta minutos en el calendario una vez al mes. En esa pasada, mira cuatro cosas:

• Etiquetas con casi ningún contacto. Normalmente erratas o experimentos. Fusiónalas o quítalas.
• Etiquetas que ya no sabes explicar. Descríbelas o retíralas.
• Etiquetas que no encajan en ninguna categoría, lo que significa que rompieron el patrón.
• Etiquetas en uso que no alimentan ninguna regla.

Es fácil aplazarlo, sobre todo cuando la tarde es corta, así que hazlo una cita fija. Una base limpiada cada mes sigue siendo fiable. Una limpiada una vez al año se vuelve un proyecto para el que nunca encuentras el fin de semana. La rutina más amplia está en cómo limpiar una lista de contactos.

También hay una razón humana. No te vas a acordar. La versión de ti que creó una etiqueta a las once de la noche es una extraña para la versión de ti que la necesita en marzo. Los nombres y las descripciones son una carta a esa extraña. Escríbela con cariño.

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Hazlo esta semana

Dedica una hora. Abre tu lista de etiquetas.

1. Elige tus cuatro o cinco categorías.
2. Asigna cada etiqueta existente a una, o márcala para borrar.
3. Comprueba qué depende de cada etiqueta que vas a renombrar.
4. Añade la descripción de una línea a cada superviviente.

Borrarás más de lo que conserves. Bien. Una lista corta de etiquetas del CRM que entiendes vale más que una larga en la que no confías.

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Preguntas frecuentes

¿Las etiquetas del CRM deben ir en mayúsculas o minúsculas?

En minúsculas. Mezclar mayúsculas es una forma fácil de crear casi duplicados como "Webinar" y "webinar". Un solo estilo elimina toda una clase de errores.

¿Debo poner fechas en los nombres de las etiquetas?

Solo cuando la fecha es lo importante. Si no, una etiqueta con fecha se convierte en una etiqueta nueva cada mes y reparte un solo hecho en muchas. Si la fecha importa para filtrar, normalmente encaja mejor un campo.

¿Cuántas etiquetas son demasiadas?

Cuando no puedes decir para qué sirve cada una. Mantén el vocabulario pequeño y descrito. Si nada se envía, filtra, puntúa o cuenta de forma distinta por una etiqueta, bórrala.

¿Puedo renombrar las etiquetas del CRM con seguridad?

Solo después de comprobar qué depende de ella. Las reglas de puntuación, los disparadores y los segmentos guardados que usan el nombre antiguo siguen ejecutándose y no coinciden con nadie en silencio. Primero comprueba, después renombra.

El método completo, con las listas de comprobación, está en El Playbook de segmentación de contactos, una guía gratuita de 21 páginas.