Tag CRM:un solo schema di nomi che non si sfalda mai

Dai a tutti i tag CRM una sola forma: una categoria, un separatore, poi il valore, come evento:webinar. Scrivi tutto in minuscolo, salta le date a meno che la data sia il punto, e scrivi una descrizione di una riga per ognuno. Così nessuno, te compreso, finisce con cinque grafie della stessa cosa.

Come nominare i tag CRM perché sopravvivano un anno

Nessuno pianifica un elenco di tag disordinato. Cresce da solo.

Lunedì tagghi il pubblico di un webinar come "Webinar". In primavera ne tagghi un altro come "partecipante webinar". In autunno un'importazione porta "ha-partecipato-webinar". Tre tag, un solo significato. Ora ogni segmento che hai costruito su uno di essi sta perdendo in silenzio le persone taggate con gli altri due.

Questo è il costo vero. Non la bruttezza. I buchi silenziosi in ogni conteggio.

La soluzione è noiosa e funziona: scegli una forma e usala per tutto, per sempre. Sceglila prima di taggare anche un solo contatto, perché rinominare dopo è la parte pericolosa.

Pensa a cosa fa davvero un quasi duplicato. Cinque grafie di un tag significano che ogni segmento costruito su una di esse perde le altre quattro. Niente va in crash. Il conteggio torna solo più piccolo della verità, e ci prendi delle decisioni. Per questo una convenzione non è pignoleria. È la precisione più economica che comprerai mai.

Lo schema: categoria, separatore, valore

Ecco la forma da copiare. Una parola di categoria, due punti, poi il valore specifico.

• fonte: da dove sono arrivati
• interesse: un argomento che gli sta a cuore
• evento: qualcosa a cui hanno partecipato
• programma: un gruppo o un pilota di cui fanno parte

Così ottieni fonte:referral-partner, interesse:prezzi, evento:webinar, programma:pilota.

Perché questa forma? Tre motivi, e ognuno si guadagna il posto.

Mette insieme i tag affini, così il tuo elenco di tag si legge come un indice invece che come un cassetto della roba inutile. Rende lo scopo di ogni tag ovvio a colpo d'occhio. E fa risaltare un tag isolato che non rientra in nessuna categoria per il problema che è.

Le categorie sono una tua decisione, presa una volta. Tieni l'elenco corto. Se non riesci a nominare la categoria, forse il tag non merita di esistere.

Guida gratuita · 21 pagineDi' la cosa giusta, una volta sola.Uno schema di tag che resta pulito, segmenti basati su fit e comportamento e una base contatti di cui puoi davvero fidarti.Ricevi la guida gratuita →

Nomi sbagliati e nomi giusti per i tag CRM

Le regole si seguono meglio con un prima e un dopo. Ecco cosa va storto con i tag CRM, e cosa scrivere al loro posto.

Leggi la colonna di destra. Ogni correzione è un nome più chiaro oppure nessun tag. Di solito è questa la vera lezione: il miglior nome per un tag sbagliato è il tasto elimina.

Sei regole di nomi, in ordine di importanza

1. Nomina il fatto, non la sensazione. Un buon tag resta vero: ha partecipato alla sessione di onboarding, ha chiesto un preventivo. Uno cattivo scade: promettente, da ricontattare.
2. Una sola forma per tutto. Categoria, separatore, valore. Nessuna eccezione "solo questa volta".
3. Minuscolo. Un modo in meno di creare un quasi duplicato.
4. Niente date a meno che la data sia il punto. Un tag chiamato evento:webinar-ottobre è un tag diverso ogni mese. Se la data conta, probabilmente va in un campo.
5. Niente abbreviazioni private. Se non la capirai tra un anno, non la capirà nemmeno chi assumerai. Scrivi la parola.
6. Dai il nome al fatto, non alla campagna. Le campagne finiscono. I fatti no.

Nota che la prima regola è quella che conta di più. Il tag "caldo" codifica la tua opinione in un momento, e niente lo rimuove mai. Se vuoi un giudizio, esprimilo come regola sui fatti, così si aggiorna da solo. La questione del contenitore che sta dietro è trattata in tag e campi personalizzati.

Com'è un vocabolario piccolo e sano

Poniamo che tu venda un audit in formato prodotto e un breve corso. Uno schema ordinato potrebbe contenere una manciata di categorie e solo i tag che cambiano qualcosa.

Sotto fonte: tieni i pochi posti da cui le persone arrivano davvero. Sotto interesse: i due o tre argomenti che guidano quale email ricevono. Sotto evento: le sessioni che hai davvero tenuto. Sotto programma: i gruppi che vuoi ritrovare. Tutto qui.

Contali. È una pagina corta, non un foglio di calcolo. E ogni riga risponde alla stessa domanda: cosa cambia perché questo esiste?

Confrontalo con l'elenco che hanno la maggior parte delle persone dopo un anno. Quaranta nomi, tre grafie dello stesso webinar, un paio di avanzi di campagne e un tag che nessuno sa spiegare. Il primo elenco è uno strumento. Il secondo è una discarica.

Scrivi la descrizione prima di creare il tag

Un nome da solo non basta mai. Anche un nome perfetto può voler dire due cose in due stati d'animo.

Quindi ogni tag riceve una riga che dice quando applicarlo. Scrivila dove la vedrai ogni volta che tagghi. Non in un documento che non aprirai mai. Nello strumento, accanto al tag.

E qui c'è la parte che tutti saltano: ogni automazione che applica un tag, ogni modulo, ogni importazione, segue quella stessa descrizione. Se la descrizione dice "ha partecipato alla sessione dal vivo", un modulo che tagga chiunque si sia registrato è sbagliato. Registrato non vuol dire partecipato.

Ci vogliono secondi per tag. Ti risparmia il pomeriggio, tra mesi, passato a capire a cosa servissero quaranta tag senza documentazione.

Valutazione gratuitaQuanto sei intrappolato, davvero?Fai l'Indice di Soffocamento Aziendale, la valutazione gratuita per capire se sei pronto a diventare solopreneur.Fai la valutazione →

Il test che ogni nuovo tag deve superare

Prima di crearne uno, fai una sola domanda. Qualcosa verrà mai inviato, filtrato, valutato o contato in modo diverso a causa di questo tag?

Se no, è rumore. Salta.

Questa sola domanda riduce un vocabolario più in fretta di qualsiasi sessione di riordino. La maggior parte dei tag che la gente inventa sono ricordi travestiti da dati. "Conosciuto alla conferenza" sembra utile. Cambia qualche email per questo? Se no, è un appunto, e gli appunti stanno negli appunti.

Inoltre, decidi i nuovi tag con calma. Non nel mezzo di un invio, di notte, per risolvere il problema di stasera.

Rinominare è dove fa male

Sarai tentato di mettere ordine. Apri l'elenco una sera, vedi "webinar", e lo rinomini "evento:webinar". Bellissimo.

Poi tre automazioni si spengono.

Tutto ciò che dipende dal nome di un tag si rompe quando il tag viene rinominato. Una regola di punteggio, il trigger di una sequenza, un segmento salvato. Continuano a girare. Non segnalano errori. Non corrispondono a nessuno. E siccome qui ci sei solo tu, lo scopri settimane dopo, chiedendoti perché i follow up si sono fermati.

Quindi, prima di rinominare o eliminare un tag, scopri cosa ne dipende. Poi, ogni tanto, cerca i tag in uso che non alimentano niente. Spesso è la firma di un collegamento rotto. Ecco anche perché i tag vanno nominati bene la prima volta. Una rinomina è una piccola migrazione, e non hai nessuno che la esegua per te.

Mezz'ora al mese lo tiene pulito

Dare i nomi non è una cosa che si fa una volta sola. Metti trenta minuti in agenda una volta al mese. In quel passaggio, guarda quattro cose:

• Tag con quasi nessun contatto. Di solito refusi o esperimenti. Uniscili o rimuovili.
• Tag che non sai più spiegare. Descrivili o ritirali.
• Tag che non rientrano in nessuna categoria, cioè che hanno rotto lo schema.
• Tag in uso che non alimentano nessuna regola.

È facile rimandare, soprattutto quando la serata è corta, quindi fanne un appuntamento fisso. Una base pulita ogni mese resta affidabile. Una pulita ogni anno diventa un progetto per cui non trovi mai il fine settimana. La routine più ampia è descritta in come pulire una lista di contatti.

C'è anche una ragione umana. Non ti ricorderai. La versione di te che ha creato un tag alle undici di sera è una sconosciuta per la versione di te che ne ha bisogno a marzo. Nomi e descrizioni sono una lettera a quella sconosciuta. Scrivila con gentilezza.

Guida gratuita · 21 pagineDi' la cosa giusta, una volta sola.Uno schema di tag che resta pulito, segmenti basati su fit e comportamento e una base contatti di cui puoi davvero fidarti.Ricevi la guida gratuita →

Fallo questa settimana

Prenditi un'ora. Apri il tuo elenco di tag.

1. Scegli le tue quattro o cinque categorie.
2. Assegna ogni tag esistente a una, oppure segnalo per l'eliminazione.
3. Controlla cosa dipende da ogni tag che stai per rinominare.
4. Aggiungi la descrizione di una riga a ogni sopravvissuto.

Eliminerai più di quanto terrai. Bene. Un elenco corto di tag CRM che capisci batte uno lungo di cui non ti fidi.

Valutazione gratuitaQuanto sei intrappolato, davvero?Fai l'Indice di Soffocamento Aziendale, la valutazione gratuita per capire se sei pronto a diventare solopreneur.Fai la valutazione →

Domande frequenti

I tag CRM vanno in maiuscolo o in minuscolo?

In minuscolo. Le maiuscole miste sono un modo facile per creare quasi duplicati come "Webinar" e "webinar". Uno stile solo elimina un'intera classe di errori.

Devo mettere le date nei nomi dei tag?

Solo quando la data è il punto. Altrimenti un tag datato diventa un tag nuovo ogni mese e spezza un solo fatto in tanti. Se la data conta per filtrare, di solito un campo è più adatto.

Quanti tag sono troppi?

Quando non sai dire a cosa serve ciascuno. Tieni il vocabolario piccolo e descritto. Se niente viene inviato, filtrato, valutato o contato in modo diverso a causa di un tag, eliminalo.

Posso rinominare i tag CRM senza rischi?

Solo dopo aver controllato cosa ne dipende. Regole di punteggio, trigger e segmenti salvati che usano il vecchio nome continuano a girare e non corrispondono a nessuno in silenzio. Prima controlla, poi rinomina.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook della segmentazione dei clienti, una guida gratuita di 21 pagine.