Tag e campi personalizzati:cosa va dove nel tuo CRM

Tag e campi personalizzati si riducono a una domanda: quanti valori può avere un contatto? Usa un campo personalizzato per un dato di cui ogni contatto ha esattamente un valore, come paese, fase o fonte. Usa un tag per un dato che alcuni contatti hanno e altri no. Zero o molti vanno in un tag.

Tag e campi personalizzati: la regola in una riga

Il tuo CRM ti dà due modi per scrivere qualcosa. Un campo strutturato. Un tag libero. La maggior parte delle basi di contatti disordinate nasce dallo scambiarli.

Ecco la regola, ed è breve. Chiediti quanti valori può avere una persona.

• Esattamente uno, sempre? Campo.
• Nessuno, uno o più? Tag.

Una persona vive in un solo paese. Una persona è in una sola fase del ciclo di vita. Una persona è arrivata da una sola fonte originale. Una persona gestisce un solo tipo di attività. Questi sono campi.

Una persona può aver partecipato a un evento, o no. Può essere interessata a un argomento, o a tre. Può far parte di un pilota, o no. Questi sono tag.

Questa è l'idea intera. Tutto il resto spiega perché conta e cosa succede se la ignori.

Verificalo con quattro domande

Prima di decidere tra tag e campi personalizzati per qualsiasi dato, passalo in questa tabella. Richiede dieci secondi e ti risparmia un anno di deriva.

Se le risposte tirano in direzioni diverse, il dato è probabilmente due dati. Dividilo.

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Tag e campi personalizzati: l'errore classico di costruire un campo con i tag

Ecco come succede. Vuoi scrivere alle persone in Germania. Non c'è un modo rapido, quindi crei un tag chiamato "germania". Poi "francia". Poi "spagna".

Complimenti. Hai costruito un campo paese con i tag.

Funziona per una settimana. Poi deriva. Qualcuno si trasferisce. Un'importazione mette un paese nel campo e nessuno come tag. Un'altra persona riceve "Germania" con la maiuscola. In un mese i tag e il campo vero non concordano, e non sai dire quale sia vero.

Fase e fonte fanno lo stesso. Come campi, ogni contatto ha un valore, e il CRM può imporlo. Come tag, si moltiplicano, derivano e contraddicono il campo vero. Un contatto finisce con il tag sia "lead" sia "cliente", e ogni segmento costruito sull'uno o sull'altro è sbagliato.

La soluzione non è la disciplina. È usare il contenitore giusto. Un campo ha valori definiti, quindi non può derivare. Un tag non ha questa protezione, ed è per questo che si adatta ai dati che sono davvero liberi.

In cosa sono bravi i tag

I tag non sono il parente povero. Fanno un lavoro che i campi non sanno fare: registrano fatti su un momento o un interesse, e una persona può accumularne molti.

I buoni tag sono noiosi. Ha partecipato alla sessione di onboarding. Ha chiesto un preventivo. Arriva dal referral di un partner. Ognuno è un fatto che resta vero. Nessuno può contestarlo l'anno prossimo.

Ora il tipo pericoloso. "Caldo". "Promettente". "Da ricontattare". Sono sensazioni, non fatti. Sono vere il giorno in cui le applichi e false poco dopo. Nulla le rimuove. E le applichi con standard diversi in una sera buona e in una stanca.

Se il giudizio conta, non taggarlo. Esprimilo come regola sui fatti, un segmento o un punteggio, così si aggiorna da solo quando i fatti cambiano. Una sensazione digitata a marzo non si aggiornerà da sola a giugno. Una regola sì.

Un esempio concreto, con due archetipi semplici

Poniamo che tu venda un corso ai freelance e un servizio chiavi in mano ai piccoli studi. Stessa lista, due persone molto diverse.

Cosa va nei campi? La fase del ciclo di vita, perché tutti ne hanno esattamente una. La fonte originale, perché tutti sono arrivati da un posto solo. Il tipo di attività, perché freelance o studio è una risposta per contatto. Il paese, se cambia ciò che invii.

Cosa va nei tag? Ha partecipato al webinar di lancio. Interesse per il servizio. Parte del gruppo pilota. Ha chiesto un preventivo. Ognuno vale per alcune persone e non per altre, e una persona può averne diversi.

Ora puoi farti una domanda vera: studi, in fase di lead, che hanno chiesto un preventivo. Tre condizioni, due da campi e una da un tag, ognuna pulita. È un segmento che puoi dire in una frase, ed è il test trattato in cos'è la segmentazione dei contatti.

Due dati che non devono mai essere un tag sciolto

Alcuni dati decidono se puoi inviare del tutto. Trattali con più cura.

Il consenso. Se qualcuno ha accettato di ricevere marketing è il primo filtro di ogni pubblico di marketing. Registralo come dato strutturato dal momento in cui arriva, e fai sì che ogni segmento di marketing lo rispetti in automatico. Se vive come un tag che qualcuno a volte dimentica di applicare, un giorno scriverai a persone che non hanno mai acconsentito.

I contatti di prova. I tuoi indirizzi e le tue prove aprono e cliccano tutto. Risultano i tuoi contatti più coinvolti, il che lusinga in silenzio ogni report. Marcali con un solo dato coerente ed escludili con una regola, non a memoria.

Nota lo schema. In entrambi i casi il punto non è l'ordine. È che una regola ha bisogno di qualcosa di affidabile da leggere. Una regola costruita su un tag vago vale quanto la tua memoria il giorno in cui l'hai applicato.

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Fai della fase il campo su cui poggia tutto

Tra tutti i tuoi campi, uno conta più degli altri. La fase del ciclo di vita.

Ogni contatto dovrebbe stare in una sola fase: iscritto, lead, lead qualificato, opportunità o cliente. Il messaggio giusto dipende da questa più che da qualsiasi altra cosa. Quindi ogni altro segmento poggia su di essa.

Definisci ogni fase con un evento, non con una sensazione. Un contatto diventa lead quando compila un modulo, per esempio. Diventa cliente quando paga. Poi decidi quali eventi fanno avanzare un contatto, così la fase si muove quando l'evento accade, non quando te ne ricordi.

Una base con fasi accurate si può segmentare in modo sensato con una manciata di regole. Una base con fasi mancanti o vecchie non si salva con nessun numero di tag.

Prima di aggiungere un tag, fagli guadagnare il posto

Un tag non costa niente da creare, ed è proprio il problema. Quaranta tag dopo, non sai spiegarne metà.

Il test per un nuovo tag è brusco: qualcosa verrà mai inviato, filtrato, valutato o contato in modo diverso grazie a lui? Se no, è rumore. Non crearlo.

Se supera il test, scrivi una riga che dica quando applicarlo, e tienila dove la vedi ogni volta che tagghi. Poi dagli un nome che segua lo schema che usi per tutti i tuoi tag. Come dare forma a quei nomi è il tema di come nominare i tag del CRM.

E decidi i nuovi tag a una scrivania, non nel mezzo di un invio. Un tag inventato alle undici di sera per risolvere il problema di stasera diventa il tag misterioso che non sai spiegare tra sei mesi.

Ancora una cosa. Un tag che non sai spiegare è peggio di un tag che non hai mai creato. Continua a corrispondere a delle persone. Continua ad alimentare una regola. Ma nessuno, te compreso, ricorda cosa dovesse dire. Quindi quando scegli tra campo e tag, decidi anche chi potrà fidarsi della risposta in seguito. Scegli il contenitore che tiene visibile il significato.

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Cosa fare lunedì

1. Esporta l'elenco dei tag. Leggilo lentamente. Ogni tag che è in segreto un paese, una fase o una fonte viene segnalato.
2. Sposta quei dati nel campo vero. Riempi il campo a partire dai tag, poi elimina i tag.
3. Converti o elimina i tag di sensazione. Tutto ciò che somiglia a "caldo" diventa una regola o sparisce.
4. Controlla cosa dipende da ogni tag che rimuovi. Una regola di punteggio o il trigger di una sequenza potrebbe leggerlo. Eliminare alla cieca spegne le automazioni senza un solo messaggio di errore.

L'ultimo punto frega le persone. Le regole che dipendono dal nome di un tag continuano a girare quando il tag sparisce. Non segnalano niente e non corrispondono a nessuno. Non c'è nessun altro che se ne accorga, quindi lo scoprirai settimane dopo, quando i follow up si fermano. Se anche i tuoi segmenti sono bersagli mobili, segmenti dinamici e statici spiega perché quelli basati su regole reggono meglio. Chiarisci prima tag e campi personalizzati, e ogni segmento successivo diventa più facile da fidarsi.

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Domande frequenti

Tra tag e campi personalizzati, posso usare un tag al posto di un campo per risparmiare tempo?

Puoi, e ti costerà dopo. Un tag non ha valori definiti e non può imporre una sola risposta per contatto, quindi si sfasa rispetto ai dati veri. Dedica quel minuto al campo.

La fase del ciclo di vita è un tag o un campo?

Un campo. Ogni contatto ha esattamente una fase, e dovrebbe muoversi quando accade un evento definito. Come tag, le fasi si accumulano e si contraddicono.

"Interessato a" è un tag o un campo?

Un tag. Una persona può essere interessata a più cose insieme, e alcune non sono ancora interessate a niente. Zero o molti puntano sempre a un tag.

E i tag come "lead caldo"?

Evitali. Registrano un'opinione che scade e viene applicata in modo incoerente. Costruisci una regola sui fatti, come un segmento o un punteggio, così l'etichetta si aggiorna quando si aggiornano i fatti.

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