Tags vs Custom Fields:Welcher Fakt gehört wohin im CRM

Tags vs Custom Fields läuft auf eine Frage hinaus: Wie viele Werte kann ein Kontakt halten? Nimm ein Custom Field für einen Fakt, zu dem jeder Kontakt genau einen Wert hat, etwa Land, Phase oder Quelle. Nimm einen Tag für einen Fakt, den manche Kontakte haben und andere nicht. Null oder viele gehören in einen Tag.

Tags vs Custom Fields: die Regel in einer Zeile

Dein CRM bietet dir zwei Wege, etwas festzuhalten. Ein strukturiertes Feld. Einen freien Tag. Die meisten chaotischen Kontaktbestände entstehen, weil beides verwechselt wird.

Hier die Regel, und sie ist kurz. Frag, wie viele Werte ein Mensch halten kann.

• Immer genau einen? Feld.
• Keinen, einen oder mehrere? Tag.

Ein Mensch lebt in einem Land. Ein Mensch steht in einer Lifecycle-Phase. Ein Mensch kam aus einer ursprünglichen Quelle. Ein Mensch führt eine Art von Unternehmen. Das sind Felder.

Ein Mensch hat vielleicht an einer Veranstaltung teilgenommen, vielleicht nicht. Interessiert sich für ein Thema, oder für drei. Gehört zu einem Pilotprojekt, oder nicht. Das sind Tags.

Das ist die ganze Idee. Alles Weitere erklärt, warum sie zählt und was passiert, wenn du sie ignorierst.

Prüf es mit vier Fragen

Bevor du bei einem Fakt Tags vs Custom Fields entscheidest, lass ihn durch diese Tabelle laufen. Das dauert zehn Sekunden und erspart dir ein Jahr Wildwuchs.

Ziehen die Antworten in verschiedene Richtungen, sind es wahrscheinlich zwei Fakten. Trenn sie.

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Tags vs Custom Fields: der klassische Fehler, ein Feld aus Tags zu bauen

So passiert es. Du willst Leute in Deutschland anmailen. Einen schnellen Weg gibt es nicht, also legst du einen Tag „deutschland“ an. Dann „frankreich“. Dann „spanien“.

Glückwunsch. Du hast ein Länderfeld aus Tags gebaut.

Eine Woche geht das gut. Dann läuft es auseinander. Jemand zieht um. Ein Import bringt ein Land ins Feld und keins als Tag. Eine andere Person bekommt „Deutschland“ mit großem Anfangsbuchstaben. Nach einem Monat widersprechen sich Tags und das echte Feld, und du kannst nicht sagen, welches stimmt.

Phase und Quelle machen dasselbe. Als Felder hat jeder Kontakt einen Wert, und das CRM kann das erzwingen. Als Tags vermehren sie sich, laufen auseinander und widersprechen dem echten Feld. Ein Kontakt ist am Ende gleichzeitig „Lead“ und „Kunde“ getaggt, und jedes Segment, das darauf aufbaut, ist falsch.

Die Lösung ist nicht Disziplin. Es ist der richtige Behälter. Ein Feld hat definierte Werte, also kann es nicht auseinanderlaufen. Ein Tag hat keine solche Sperre, deshalb passt er zu den Fakten, die wirklich frei sind.

Wofür Tags taugen

Tags sind kein armer Verwandter. Sie leisten etwas, das Felder nicht können: Sie halten Fakten über einen Moment oder ein Interesse fest, und ein Mensch kann viele sammeln.

Gute Tags sind langweilig. Hat an der Onboarding-Session teilgenommen. Hat ein Angebot angefragt. Kam über die Partner-Empfehlung. Jeder ist ein Fakt, der wahr bleibt. Nächstes Jahr kann niemand darüber streiten.

Jetzt die gefährliche Sorte. „Heiß“. „Vielversprechend“. „Nachfassen“. Das sind Gefühle, keine Fakten. Sie stimmen an dem Tag, an dem du sie setzt, und bald nicht mehr. Nichts entfernt sie. Und du setzt sie an einem guten Abend nach anderen Maßstäben als an einem müden.

Wenn das Urteil zählt, tagge es nicht. Drück es als Regel über Fakten aus, als Segment oder Score, damit es sich selbst aktualisiert, wenn sich die Fakten ändern. Ein Gefühl, das du im März getippt hast, aktualisiert sich im Juni nicht von selbst. Eine Regel schon.

Ein durchgespieltes Beispiel mit zwei schlichten Typen

Sagen wir, du verkaufst einen Kurs an Freelancer und einen Done-for-you-Service an kleine Studios. Dieselbe Liste, zwei sehr verschiedene Menschen.

Was kommt in Felder? Die Lifecycle-Phase, weil jeder genau eine hat. Die ursprüngliche Quelle, weil jeder von einem Ort kam. Die Art des Unternehmens, weil Freelancer oder Studio eine Antwort pro Kontakt ist. Das Land, wenn es ändert, was du verschickst.

Was kommt in Tags? Hat am Launch-Webinar teilgenommen. Interesse am Service. Teil der Pilotgruppe. Hat ein Angebot angefragt. Jedes trifft auf manche Leute zu und auf andere nicht, und ein Mensch kann mehrere tragen.

Jetzt kannst du eine echte Frage stellen: Studios, in der Lead-Phase, die ein Angebot angefragt haben. Drei Bedingungen, zwei aus Feldern und eine aus einem Tag, jede sauber. Das ist ein Segment, das du in einem Satz sagen kannst, und genau das ist der Test aus Was ist Kontaktsegmentierung.

Zwei Fakten, die nie ein loser Tag sein dürfen

Manche Fakten entscheiden, ob du überhaupt senden darfst. Behandle sie mit besonderer Sorgfalt.

Einwilligung. Ob jemand Marketing zugestimmt hat, ist der erste Filter für jede Marketing-Zielgruppe. Halte sie vom ersten Moment an als strukturierten Fakt fest und lass jedes Marketing-Segment sie automatisch beachten. Lebt sie als Tag, den jemand manchmal zu setzen vergisst, mailst du eines Tages Leute an, die nie zugestimmt haben.

Testkontakte. Deine eigenen Adressen und Testläufe öffnen und klicken alles. Sie zählen als deine engagiertesten Kontakte und schmeicheln unauffällig jedem Bericht. Markiere sie mit einem einheitlichen Fakt und schließ sie per Regel aus, nicht aus dem Gedächtnis.

Achte auf das Muster. In beiden Fällen geht es nicht um Ordnung. Es geht darum, dass eine Regel etwas Verlässliches zum Lesen braucht. Eine Regel auf einem vagen Tag ist nur so gut wie dein Gedächtnis an dem Tag, an dem du ihn gesetzt hast.

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Mach die Phase zum Feld, auf das sich alles stützt

Von allen deinen Feldern zählt eins mehr als der Rest. Die Lifecycle-Phase.

Jeder Kontakt sollte in genau einer Phase stehen: Abonnent, Lead, qualifizierter Lead, Opportunity oder Kunde. Die richtige Nachricht hängt mehr davon ab als von allem anderen. Also stützt sich jedes andere Segment darauf.

Definiere jede Phase über ein Ereignis, nicht über ein Gefühl. Ein Kontakt wird zum Lead, wenn er etwa ein Formular ausfüllt. Er wird zum Kunden, wenn er zahlt. Dann leg fest, welche Ereignisse einen Kontakt weiterbringen, damit die Phase wechselt, wenn das Ereignis eintritt, und nicht, wenn du daran denkst.

Ein Bestand mit korrekten Phasen lässt sich mit einer Handvoll Regeln vernünftig segmentieren. Einen Bestand mit fehlenden oder veralteten Phasen rettet keine Menge an Tags.

Bevor du einen Tag anlegst, lass ihn sich seinen Platz verdienen

Ein Tag kostet nichts, und genau das ist das Problem. Vierzig Tags später kannst du die Hälfte nicht mehr erklären.

Der Test für einen neuen Tag ist ruppig: Wird wegen ihm je etwas anders verschickt, gefiltert, bewertet oder gezählt? Wenn nicht, ist er Rauschen. Leg ihn nicht an.

Besteht er, schreib eine Zeile dazu, wann man ihn setzt, und bewahr sie dort auf, wo du sie bei jedem Taggen siehst. Dann gib ihm einen Namen, der zum Muster all deiner Tags passt. Wie du diese Namen formst, behandelt So benennst du CRM-Tags.

Und entscheide neue Tags am Schreibtisch, nicht mitten in einem Versand. Ein Tag, der um elf Uhr nachts erfunden wird, um das Problem von heute Abend zu lösen, wird in sechs Monaten zum Rätsel-Tag, den du nicht erklären kannst.

Noch etwas. Ein Tag, den du nicht erklären kannst, ist schlimmer als einer, den du nie angelegt hast. Er trifft weiter Leute. Er speist weiter eine Regel. Aber niemand, auch du nicht, weiß mehr, was er sagen sollte. Wenn du also zwischen Feld und Tag entscheidest, entscheidest du auch, wer der Antwort später trauen darf. Wähl den Behälter, der die Bedeutung sichtbar hält.

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Was du am Montag tust

1. Exportier deine Tag-Liste. Lies sie langsam. Jeder Tag, der heimlich ein Land, eine Phase oder eine Quelle ist, wird markiert.
2. Verschieb diese Fakten ins echte Feld. Füll das Feld aus den Tags, dann lösch die Tags.
3. Wandle die Gefühls-Tags um oder lösch sie. Alles wie „heiß“ wird zur Regel oder verschwindet.
4. Prüf, was an jedem Tag hängt, den du entfernst. Eine Scoring-Regel oder ein Sequenz-Auslöser liest ihn vielleicht. Blindes Löschen schaltet Automatisierungen ab, ohne eine einzige Fehlermeldung.

Der letzte Punkt erwischt viele. Regeln, die vom Namen eines Tags abhängen, laufen weiter, wenn der Tag verschwindet. Sie melden nichts und treffen niemanden. Es gibt keinen Zweiten, dem das auffällt, du merkst es also Wochen später, wenn die Nachfass-Mails ausbleiben. Sind auch deine Segmente bewegliche Ziele, erklärt Dynamische vs. statische Segmente, warum die regelbasierte Sorte das besser übersteht. Klär zuerst Tags vs Custom Fields, und jedes spätere Segment wird leichter vertrauenswürdig.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich bei Tags vs Custom Fields einen Tag statt eines Felds nehmen, um Zeit zu sparen?

Du kannst, und es kostet dich später. Ein Tag hat keine definierten Werte und kann keine Antwort pro Kontakt erzwingen, also läuft er mit den echten Daten auseinander. Investier die Minute ins Feld.

Ist die Lifecycle-Phase ein Tag oder ein Feld?

Ein Feld. Jeder Kontakt hat genau eine Phase, und sie sollte wechseln, wenn ein definiertes Ereignis eintritt. Als Tags häufen sich Phasen an und widersprechen sich.

Ist „interessiert an“ ein Tag oder ein Feld?

Ein Tag. Ein Mensch kann sich für mehrere Dinge gleichzeitig interessieren, und manche noch für keins. Null oder viele deutet immer auf einen Tag.

Und Tags wie „heißer Lead“?

Lass sie. Sie halten eine Meinung fest, die verfällt und uneinheitlich vergeben wird. Bau eine Regel über Fakten, etwa ein Segment oder einen Score, damit sich das Etikett aktualisiert, wenn die Fakten es tun.

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