CRM-Tags benennen:ein Muster, das nie auseinanderläuft

Benenne alle deine CRM-Tags in einer Form: Kategorie, Trennzeichen, dann der Wert, etwa event:webinar. Schreib alles klein, lass Datumsangaben weg, außer das Datum ist der Punkt, und schreib zu jedem Tag eine Zeile Beschreibung. Dann hat am Ende niemand, auch du nicht, fünf Schreibweisen derselben Sache.

CRM-Tags benennen, damit sie ein Jahr überleben

Niemand plant eine chaotische Tag-Liste. Sie wächst.

Montag taggst du eine Webinar-Runde mit „Webinar“. Im Frühjahr taggst du die nächste mit „webinar teilnehmer“. Im Herbst bringt ein Import „attended-webinar“. Drei Tags, eine Bedeutung. Jetzt fehlen in jedem Segment, das du auf einen davon gebaut hast, still die Leute, die mit den anderen beiden getaggt sind.

Das sind die echten Kosten. Nicht die Hässlichkeit. Die leisen Lücken in jeder Zählung.

Die Lösung ist langweilig und sie funktioniert: Wähl eine Form und nutze sie für alles, für immer. Wähl sie, bevor du einen einzigen Kontakt taggst, denn das spätere Umbenennen ist der gefährliche Teil.

Denk daran, was ein Beinahe-Duplikat wirklich anrichtet. Fünf Schreibweisen eines Tags heißen, dass jedem Segment, das du auf eine davon gebaut hast, die anderen vier fehlen. Nichts stürzt ab. Die Zahl kommt nur kleiner zurück als die Wahrheit, und du entscheidest danach. Darum ist eine Konvention keine Pedanterie. Sie ist die billigste Genauigkeit, die du je kaufen wirst.

Das Muster: Kategorie, Trennzeichen, Wert

Hier die Form zum Abschauen. Ein Kategoriewort, ein Doppelpunkt, dann der konkrete Wert.

• source: woher sie kamen
• interest: ein Thema, das sie interessiert
• event: etwas, woran sie teilgenommen haben
• programme: eine Gruppe oder ein Pilotprojekt, zu dem sie gehören

So bekommst du source:partner-referral, interest:pricing, event:webinar, programme:pilot.

Warum diese Form? Drei Gründe, und jeder lohnt sich.

Sie sortiert verwandte Tags zusammen, sodass sich deine Tag-Liste wie ein Index liest und nicht wie eine Krimskramsschublade. Sie macht den Zweck jedes Tags auf einen Blick klar. Und sie lässt einen verirrten Tag, der in keine Kategorie passt, als das Problem auffallen, das er ist.

Die Kategorien sind deine Entscheidung, einmal getroffen. Halte die Liste kurz. Kannst du die Kategorie nicht benennen, verdient der Tag vielleicht kein Dasein.

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Schlechte und gute Namen für CRM-Tags

Regeln lassen sich mit einem Vorher und Nachher leichter befolgen. Hier, was bei CRM-Tags schiefgeht und was du stattdessen schreibst.

Lies die rechte Spalte. Jede Lösung ist entweder ein klarerer Name oder gar kein Tag. Das ist meist die eigentliche Lehre: Der beste Name für einen schlechten Tag ist die Löschtaste.

Sechs Benennungsregeln, nach Wichtigkeit

1. Benenne den Fakt, nicht das Gefühl. Ein guter Tag bleibt wahr: hat an der Onboarding-Session teilgenommen, hat ein Angebot angefragt. Ein schlechter verfällt: vielversprechend, nachfassen.
2. Eine Form für alles. Kategorie, Trennzeichen, Wert. Keine Ausnahmen für „nur dieses eine Mal“.
3. Kleinschreibung. Ein Weg weniger, ein Beinahe-Duplikat zu erzeugen.
4. Keine Daten, außer das Datum ist der Punkt. Ein Tag namens event:webinar-october ist jeden Monat ein anderer Tag. Wenn das Datum zählt, gehört es wahrscheinlich in ein Feld.
5. Keine privaten Abkürzungen. Wenn du es in einem Jahr nicht verstehst, versteht es auch niemand, den du einstellst. Schreib das Wort aus.
6. Benenne nach dem Fakt, nicht nach der Kampagne. Kampagnen enden. Fakten nicht.

Beachte, dass Regel eins die wichtigste ist. Der Tag „heiß“ kodiert deine Meinung in einem Moment, und nichts entfernt ihn je. Willst du ein Urteil, drück es als Regel über Fakten aus, damit es sich selbst aktualisiert. Die Behälterfrage dahinter behandelt Tags vs. Custom Fields.

Wie ein kleines, gesundes Vokabular aussieht

Sagen wir, du verkaufst ein standardisiertes Audit und einen kurzen Kurs. Ein aufgeräumtes Schema könnte eine Handvoll Kategorien enthalten und nur die Tags, die etwas ändern.

Unter source: führst du die wenigen Orte, von denen Leute wirklich kommen. Unter interest: die zwei oder drei Themen, die lenken, welche Mail sie bekommen. Unter event: die Sessions, die du tatsächlich gehalten hast. Unter programme: die Gruppen, die du wiederfinden willst. Das ist alles.

Zähl sie. Das ist eine kurze Seite, keine Tabelle. Und jede Zeile darauf beantwortet dieselbe Frage: Was ändert sich, weil es das gibt?

Vergleich das mit der Liste, die die meisten nach einem Jahr haben. Vierzig Namen, drei Schreibweisen desselben Webinars, ein paar Kampagnenreste und ein Tag, den keiner erklären kann. Die erste Liste ist ein Werkzeug. Die zweite ist eine Müllkippe.

Schreib die Beschreibung, bevor du den Tag anlegst

Ein Name allein reicht nie. Selbst ein perfekter Name kann in zwei Stimmungen zwei Dinge bedeuten.

Also bekommt jeder Tag eine Zeile, die sagt, wann man ihn setzt. Schreib sie dorthin, wo du sie bei jedem Taggen siehst. Nicht in ein Dokument, das du nie öffnest. Ins Tool, neben den Tag.

Und hier der Teil, den viele überspringen: Jede Automatisierung, die einen Tag setzt, jedes Formular, jeder Import folgt derselben Beschreibung. Steht dort „hat an der Live-Session teilgenommen“, ist ein Formular falsch, das jeden taggt, der sich angemeldet hat. Angemeldet ist nicht teilgenommen.

Das dauert Sekunden pro Tag. Es spart den Nachmittag, Monate später, an dem du herausfindest, wofür vierzig undokumentierte Tags da waren.

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Der Test, den jeder neue Tag bestehen muss

Bevor du einen anlegst, stell eine einzige Frage. Wird wegen dieses Tags je etwas anders verschickt, gefiltert, bewertet oder gezählt?

Wenn nicht, ist er Rauschen. Lass ihn weg.

Diese eine Frage stutzt ein Vokabular schneller als jede Aufräumsession. Die meisten Tags, die Leute erfinden, sind Erinnerungen im Datenkostüm. „Auf der Konferenz getroffen“ fühlt sich nützlich an. Ändert sich deswegen irgendeine Mail? Wenn nicht, ist es eine Notiz, und Notizen gehören in Notizen.

Entscheide neue Tags außerdem bewusst. Nicht mitten in einem Versand, nachts, um das Problem von heute Abend zu lösen.

Beim Umbenennen tut es weh

Du wirst versucht sein aufzuräumen. Du öffnest eines Abends die Liste, siehst „webinar“ und benennst es in „event:webinar“ um. Sieht schön aus.

Dann gehen drei Automatisierungen aus.

Alles, was vom Namen eines Tags abhängt, bricht, wenn der Tag umbenannt wird. Eine Scoring-Regel, ein Sequenz-Auslöser, ein gespeichertes Segment. Sie laufen weiter. Sie melden keinen Fehler. Sie treffen niemanden. Und da du hier der Einzige bist, merkst du es Wochen später und fragst dich, warum die Nachfass-Mails aufgehört haben.

Finde also vor jedem Umbenennen oder Löschen eines Tags heraus, was von ihm abhängt. Dann such hin und wieder nach Tags in Benutzung, die nichts speisen. Das ist oft die Handschrift einer gebrochenen Verbindung. Auch deshalb benennst du Tags gleich beim ersten Mal richtig. Ein Umbenennen ist eine kleine Migration, und du hast niemanden, der sie für dich durchführt.

Eine halbe Stunde im Monat hält es sauber

Benennen ist keine einmalige Sache. Trag dir einmal im Monat dreißig Minuten in den Kalender ein. Schau in diesem Durchgang auf vier Dinge:

• Tags mit fast keinen Kontakten. Meist Tippfehler oder Experimente. Zusammenführen oder entfernen.
• Tags, die du nicht mehr erklären kannst. Beschreiben oder abschaffen.
• Tags, die in keine Kategorie passen, also das Muster gebrochen haben.
• Tags in Benutzung, die keine Regel speisen.

Man schiebt es leicht auf, besonders wenn der Abend kurz ist, also mach einen festen Termin daraus. Ein Bestand, der monatlich bereinigt wird, bleibt vertrauenswürdig. Einer, der jährlich bereinigt wird, wird zum Projekt, für das du nie das Wochenende findest. Die größere Routine steht in So bereinigst du eine Kontaktliste.

Es gibt auch einen menschlichen Grund. Du wirst dich nicht erinnern. Die Version von dir, die nachts um elf einen Tag angelegt hat, ist ein Fremder für die Version, die ihn im März braucht. Namen und Beschreibungen sind ein Brief an diesen Fremden. Schreib ihn freundlich.

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Mach es diese Woche

Nimm dir eine Stunde. Öffne deine Tag-Liste.

1. Wähl deine vier oder fünf Kategorien.
2. Ordne jeden vorhandenen Tag einer zu oder markier ihn zum Löschen.
3. Prüf, was an jedem Tag hängt, den du umbenennen willst.
4. Füg jedem Überlebenden die einzeilige Beschreibung hinzu.

Du wirst mehr löschen, als du behältst. Gut. Eine kurze Liste von CRM-Tags, die du verstehst, schlägt eine lange, der du nicht traust.

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Häufig gestellte Fragen

Sollten CRM-Tags groß oder klein geschrieben werden?

Klein. Gemischte Schreibung ist ein einfacher Weg, Beinahe-Duplikate wie „Webinar“ und „webinar“ zu erzeugen. Ein einheitlicher Stil beseitigt eine ganze Klasse von Fehlern.

Sollte ich Daten in Tag-Namen schreiben?

Nur wenn das Datum der Punkt ist. Sonst wird ein datierter Tag jeden Monat ein neuer und zerteilt einen Fakt auf viele. Wenn das Datum fürs Filtern zählt, passt meist ein Feld besser.

Wie viele Tags sind zu viele?

Wenn du nicht sagen kannst, wofür jeder da ist. Halte das Vokabular klein und beschrieben. Wenn wegen eines Tags nichts anders verschickt, gefiltert, bewertet oder gezählt wird, lösch ihn.

Kann ich CRM-Tags gefahrlos umbenennen?

Erst nach der Prüfung, was an ihm hängt. Scoring-Regeln, Auslöser und gespeicherte Segmente, die den alten Namen nutzen, laufen weiter und treffen still niemanden. Erst prüfen, dann umbenennen.

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