Tags CRM :un modèle de nommage qui ne dérive jamais

Nommez tous vos tags CRM selon une seule forme : une catégorie, un séparateur, puis la valeur, comme evenement:webinaire. Restez en minuscules, évitez les dates sauf si la date est le sujet, et écrivez une description d'une ligne pour chacun. Plus personne, vous compris, ne se retrouve avec cinq orthographes de la même chose.

Comment nommer les tags CRM pour qu'ils tiennent un an

Personne ne prévoit une liste de tags en désordre. Elle pousse.

Lundi, vous taguez un public de webinaire « Webinaire ». Au printemps, vous en taguez un autre « participant webinaire ». À l'automne, un import apporte « a-assiste-webinaire ». Trois tags, un seul sens. Maintenant, chaque segment bâti sur l'un d'eux oublie en silence les gens taggés avec les deux autres.

Voilà le vrai coût. Pas la laideur. Les trous silencieux dans chaque comptage.

Le remède est ennuyeux et il marche : choisissez une forme et utilisez-la pour tout, pour toujours. Choisissez-la avant de taguer le moindre contact, car renommer plus tard est la partie dangereuse.

Pensez à ce que fait vraiment un quasi-doublon. Cinq orthographes d'un tag, c'est chaque segment bâti sur l'une d'elles qui rate les quatre autres. Rien ne plante. Le chiffre revient simplement plus petit que la vérité, et vous décidez dessus. C'est pourquoi une convention n'est pas de la manie. C'est la précision la moins chère que vous achèterez jamais.

Le modèle : catégorie, séparateur, valeur

Voici la forme à copier. Un mot de catégorie, deux-points, puis la valeur précise.

• source: d'où ils viennent
• interet: un sujet qui les intéresse
• evenement: quelque chose auquel ils ont assisté
• programme: une cohorte ou un pilote dont ils font partie

Vous obtenez donc source:recommandation-partenaire, interet:tarifs, evenement:webinaire, programme:pilote.

Pourquoi cette forme ? Trois raisons, et chacune se justifie.

Elle range ensemble les tags apparentés, si bien que votre liste de tags se lit comme un index plutôt que comme un tiroir fourre-tout. Elle rend le rôle de chaque tag évident d'un coup d'œil. Et elle fait ressortir le tag égaré qui ne rentre dans aucune catégorie, pour le problème qu'il est.

Les catégories sont votre décision, prise une fois. Gardez la liste courte. Si vous ne pouvez pas nommer la catégorie, le tag ne mérite peut-être pas d'exister.

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Mauvais noms, bons noms pour les tags CRM

Les règles se suivent mieux avec un avant et un après. Voici ce qui tourne mal avec les tags CRM, et ce qu'il faut écrire à la place.

Lisez la colonne de droite. Chaque correction est soit un nom plus clair, soit pas de tag du tout. C'est souvent la vraie leçon : le meilleur nom pour un mauvais tag est la touche supprimer.

Six règles de nommage, par ordre d'importance

1. Nommez le fait, pas l'impression. Un bon tag reste vrai : a assisté à la session d'onboarding, a demandé un devis. Un mauvais expire : prometteur, à relancer.
2. Une seule forme pour tout. Catégorie, séparateur, valeur. Pas d'exception « juste cette fois ».
3. Minuscules. Une façon de moins de fabriquer un quasi-doublon.
4. Pas de dates sauf si la date est le sujet. Un tag evenement:webinaire-octobre est un tag différent chaque mois. Si la date compte, elle relève probablement d'un champ.
5. Pas d'abréviations privées. Si vous ne le comprenez pas dans un an, la personne que vous embaucherez non plus. Écrivez le mot.
6. Nommez le fait, pas la campagne. Les campagnes finissent. Les faits non.

Remarquez que la règle un est celle qui compte le plus. Le tag « chaud » encode votre opinion à un instant, et rien ne le retire jamais. Si vous voulez un jugement, exprimez-le en règle sur des faits, pour qu'il se mette à jour tout seul. La question du contenant derrière tout cela est traitée dans tags ou champs personnalisés.

À quoi ressemble un petit vocabulaire sain

Imaginons que vous vendiez un audit packagé et une courte formation. Un schéma propre peut tenir en une poignée de catégories et seulement les tags qui changent quelque chose.

Sous source:, vous gardez les rares endroits d'où les gens arrivent vraiment. Sous interet:, les deux ou trois sujets qui orientent l'e-mail qu'ils reçoivent. Sous evenement:, les sessions que vous avez réellement tenues. Sous programme:, les cohortes que vous voulez retrouver. C'est tout.

Comptez-les. C'est une page courte, pas un tableur. Et chaque ligne répond à la même question : qu'est-ce qui change parce que cela existe ?

Comparez avec la liste que la plupart des gens ont au bout d'un an. Quarante noms, trois orthographes du même webinaire, quelques restes de campagne et un tag que personne ne sait expliquer. La première liste est un outil. La seconde est une décharge.

Écrivez la description avant de créer le tag

Un nom seul ne suffit jamais. Même un nom parfait peut signifier deux choses selon l'humeur.

Chaque tag reçoit donc une ligne disant quand l'appliquer. Écrivez-la là où vous la verrez à chaque fois que vous taguez. Pas dans un document que vous n'ouvrirez jamais. Dans l'outil, à côté du tag.

Et voici la partie que l'on saute : chaque automatisation qui applique un tag, chaque formulaire, chaque import, suit cette même description. Si la description dit « a assisté à la session en direct », un formulaire qui tague tous les inscrits est faux. Inscrit n'est pas présent.

Cela prend des secondes par tag. Cela économise l'après-midi, dans des mois, passé à comprendre à quoi servaient quarante tags non documentés.

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Le test que tout nouveau tag doit passer

Avant d'en créer un, posez une seule question. Quelque chose sera-t-il jamais envoyé, filtré, noté ou compté autrement à cause de ce tag ?

Sinon, c'est du bruit. Passez.

Cette seule question réduit un vocabulaire plus vite que n'importe quelle séance de rangement. La plupart des tags que les gens inventent sont des souvenirs déguisés en données. « Rencontré au salon » paraît utile. Un e-mail change-t-il à cause de lui ? Sinon, c'est une note, et les notes vivent dans les notes.

Décidez aussi des nouveaux tags de façon délibérée. Pas au milieu d'un envoi, la nuit, pour régler le problème du soir.

Renommer, c'est là que ça fait mal

Vous serez tenté de ranger. Un soir, vous ouvrez la liste, voyez « webinaire » et le renommez « evenement:webinaire ». Ça a l'air magnifique.

Puis trois automatisations s'éteignent.

Tout ce qui dépend du nom d'un tag casse quand le tag est renommé. Une règle de scoring, un déclencheur de séquence, un segment enregistré. Ils continuent de tourner. Ils ne signalent aucune erreur. Ils ne correspondent à personne. Et comme vous êtes la seule personne ici, vous le découvrez des semaines plus tard, en vous demandant pourquoi les relances se sont arrêtées.

Avant de renommer ou de supprimer un tag, trouvez donc ce qui en dépend. Puis, de temps en temps, cherchez les tags utilisés qui n'alimentent rien. C'est souvent la signature d'un lien cassé. C'est aussi pourquoi l'on nomme bien les tags du premier coup. Un renommage est une petite migration, et personne ne peut la lancer à votre place.

Une demi-heure par mois garde tout propre

Nommer n'est pas un geste unique. Mettez trente minutes au calendrier une fois par mois. Pendant ce passage, regardez quatre choses :

• Les tags avec presque aucun contact. Souvent des fautes de frappe ou des essais. Fusionnez-les ou retirez-les.
• Les tags que vous ne savez plus expliquer. Décrivez-les ou retirez-les.
• Les tags qui ne rentrent dans aucune catégorie, donc qui ont brisé le modèle.
• Les tags utilisés qui n'alimentent aucune règle.

C'est facile à reporter, surtout quand la soirée est courte, alors faites-en un rendez-vous fixe. Une base nettoyée chaque mois reste fiable. Une base nettoyée chaque année devient un projet pour lequel vous ne trouvez jamais le week-end. La routine plus large est décrite dans nettoyer une liste de contacts.

Il y a aussi une raison humaine à tout cela. Vous ne vous en souviendrez pas. Le vous qui a créé un tag à onze heures du soir est un inconnu pour le vous qui en a besoin en mars. Les noms et les descriptions sont une lettre à cet inconnu. Écrivez-la avec bienveillance.

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À faire cette semaine

Prenez une heure. Ouvrez votre liste de tags.

1. Choisissez vos quatre ou cinq catégories.
2. Associez chaque tag existant à l'une d'elles, ou marquez-le pour suppression.
3. Vérifiez ce qui dépend de chaque tag que vous vous apprêtez à renommer.
4. Ajoutez la description d'une ligne à chaque survivant.

Vous en supprimerez plus que vous n'en garderez. Tant mieux. Une courte liste de tags CRM que vous comprenez vaut mieux qu'une longue en laquelle vous n'avez pas confiance.

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Questions fréquentes

Les tags CRM doivent-ils être en majuscules ou en minuscules ?

En minuscules. Mélanger les casses est une façon facile de créer des quasi-doublons comme « Webinaire » et « webinaire ». Un seul style supprime toute une classe d'erreurs.

Dois-je mettre des dates dans les noms de tags ?

Seulement quand la date est le sujet. Sinon, un tag daté devient un nouveau tag chaque mois et éclate un fait en plusieurs. Si la date compte pour filtrer, un champ convient généralement mieux.

Combien de tags, c'est trop ?

Quand vous ne pouvez pas dire à quoi sert chacun. Gardez un vocabulaire petit et décrit. Si rien n'est envoyé, filtré, noté ou compté autrement à cause d'un tag, supprimez-le.

Puis-je renommer des tags CRM sans risque ?

Seulement après avoir vérifié ce qui en dépend. Les règles de scoring, les déclencheurs et les segments enregistrés qui utilisent l'ancien nom continuent de tourner et ne correspondent discrètement à personne. Vérifiez d'abord, renommez ensuite.

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