Tags de CRM:um padrão de nomes que nunca se desvia

Dê a todas as suas tags de CRM um único formato: uma categoria, um separador e depois o valor, como evento:webinar. Use minúsculas, evite datas a menos que a data seja o ponto e escreva uma descrição de uma linha para cada uma. Assim ninguém, nem você, termina com cinco grafias da mesma coisa.

Como nomear tags de CRM para que durem um ano

Ninguém planeja uma lista de tags bagunçada. Ela cresce.

Na segunda você marca um público de webinar com "Webinar". Na primavera marca outro com "participante de webinar". No outono uma importação traz "participou-webinar". Três tags, um significado. Agora todo segmento que você montou sobre uma delas está, em silêncio, sem as pessoas marcadas com as outras duas.

Esse é o custo real. Não a feiura. As lacunas silenciosas em cada contagem.

A solução é chata e funciona: escolha um formato e use para tudo, para sempre. Escolha antes de marcar um único contato, porque renomear depois é a parte perigosa.

Pense no que um quase-duplicado realmente faz. Cinco grafias de uma tag significam que todo segmento montado sobre uma delas está sem as outras quatro. Nada quebra. A contagem só volta menor que a verdade, e você decide em cima dela. Por isso uma convenção não é frescura. É a precisão mais barata que você vai comprar.

O padrão para tags de CRM: categoria, separador, valor

Aqui está o formato para copiar. Uma palavra de categoria, dois-pontos e depois o valor específico.

• origem: de onde a pessoa veio
• interesse: um tema que importa para ela
• evento: algo a que ela compareceu
• programa: uma turma ou piloto de que ela faz parte

Você fica com origem:indicacao-parceiro, interesse:precos, evento:webinar, programa:piloto.

Por que esse formato? Três motivos, e cada um se paga.

Ele agrupa tags relacionadas, então a sua lista de tags lê como um índice, não como uma gaveta de bagunça. Deixa o propósito de cada tag óbvio de relance. E faz uma tag solta, que não cabe em nenhuma categoria, saltar aos olhos como o problema que é.

As categorias são decisão sua, tomada uma vez. Mantenha a lista curta. Se você não consegue nomear a categoria, a tag talvez não mereça existir.

Guia gratuito · 21 páginasDiga a coisa certa, uma vez.Um esquema de tags que se mantém limpo, segmentos construídos sobre perfil e comportamento e uma base de contatos em que você realmente pode confiar.Baixe o guia gratuito →

Nomes ruins e bons para tags de CRM

Regras ficam mais fáceis de seguir com um antes e um depois. Aqui está o que dá errado com tags de CRM e o que escrever no lugar.

Leia a coluna da direita. Toda correção é um nome mais claro ou nenhuma tag. Em geral essa é a lição real: o melhor nome para uma tag ruim é a tecla delete.

Seis regras de nomenclatura, por ordem de importância

1. Nomeie o fato, não o sentimento. Uma boa tag continua verdadeira: participou da sessão de onboarding, pediu um orçamento. Uma ruim expira: promissor, fazer follow-up.
2. Um formato para tudo. Categoria, separador, valor. Sem exceção "só desta vez".
3. Minúsculas. Uma forma a menos de criar um quase-duplicado.
4. Sem datas, a menos que a data seja o ponto. Uma tag chamada evento:webinar-outubro é uma tag diferente a cada mês. Se a data importa, provavelmente ela pertence a um campo.
5. Sem abreviações privadas. Se você não vai entender daqui a um ano, quem você contratar também não vai. Escreva a palavra.
6. Nomeie pelo fato, não pela campanha. Campanhas acabam. Fatos não.

Repare que a regra um é a que mais importa. A tag "quente" codifica a sua opinião num momento, e nada nunca a remove. Se você quer um julgamento, expresse-o como uma regra sobre fatos, para que se atualize sozinho. A pergunta sobre o recipiente por trás disso está em tags vs campos personalizados.

Como é um vocabulário pequeno e saudável

Digamos que você venda uma auditoria empacotada e um curso curto. Um esquema arrumado pode ter um punhado de categorias e só as tags que mudam alguma coisa.

Em origem: você guarda os poucos lugares de onde as pessoas realmente chegam. Em interesse: os dois ou três temas que definem qual e-mail elas recebem. Em evento: as sessões que você realmente fez. Em programa: as turmas que você quer encontrar de novo. É isso.

Conte. É uma página curta, não uma planilha. E cada linha responde à mesma pergunta: o que muda porque isto existe?

Compare com a lista que a maioria tem depois de um ano. Quarenta nomes, três grafias do mesmo webinar, algumas sobras de campanha e uma tag que ninguém explica. A primeira lista é uma ferramenta. A segunda é um lixão.

Escreva a descrição antes de criar a tag

Um nome sozinho nunca basta. Até um nome perfeito pode significar duas coisas para dois humores.

Então toda tag ganha uma linha dizendo quando aplicá-la. Escreva onde você a veja toda vez que marcar. Não num documento que você nunca vai abrir. Na ferramenta, ao lado da tag.

E aqui vai a parte que as pessoas pulam: toda automação que aplica uma tag, todo formulário, toda importação segue essa mesma descrição. Se a descrição diz "compareceu à sessão ao vivo", um formulário que marca todo mundo que se inscreveu está errado. Inscrito não é compareceu.

Leva segundos por tag. Poupa a tarde, meses depois, de descobrir para que serviam quarenta tags sem documentação.

Avaliação gratuitaQuão preso você está, de verdade?Faça o Índice de Sufocamento Corporativo, a avaliação gratuita para saber se você está pronto para ser um EUpreendedor.Fazer a avaliação →

O teste que toda tag nova precisa passar

Antes de criar uma, faça uma única pergunta. Alguma coisa será enviada, filtrada, pontuada ou contada de outro jeito por causa dessa tag?

Se não, é ruído. Pule.

Essa pergunta enxuga um vocabulário mais rápido que qualquer sessão de arrumação. A maioria das tags que as pessoas inventam são lembranças vestidas de dados. "Conheci na conferência" parece útil. Algum e-mail muda por causa disso? Se não muda, é uma nota, e notas moram em notas.

Além disso, decida tags novas de propósito. Não no meio de um envio, à noite, para resolver o problema de hoje.

Renomear é onde dói

Você vai ficar tentado a arrumar. Abre a lista numa noite, vê "webinar" e renomeia para "evento:webinar". Fica lindo.

Então três automações apagam.

Tudo que depende do nome de uma tag quebra quando a tag é renomeada. Uma regra de pontuação, um gatilho de sequência, um segmento salvo. Continuam rodando. Não reportam erro. Não encontram ninguém. E como você é a única pessoa aqui, descobre semanas depois, perguntando por que os follow-ups pararam.

Então, antes de renomear ou apagar qualquer tag, descubra o que depende dela. Depois, de vez em quando, procure tags em uso que não alimentam nada. Isso costuma ser a assinatura de um elo quebrado. É também por isso que você nomeia as tags certo da primeira vez. Renomear é uma pequena migração, e você não tem ninguém para rodá-la por você.

Meia hora por mês mantém tudo limpo

Nomear não é uma tarefa única. Reserve trinta minutos na agenda uma vez por mês. Nessa passada, olhe quatro coisas:

• Tags com quase nenhum contato. Em geral erros de digitação ou experimentos. Una ou remova.
• Tags que você não consegue mais explicar. Descreva ou aposente.
• Tags que não cabem em nenhuma categoria, ou seja, que quebraram o padrão.
• Tags em uso que não alimentam nenhuma regra.

É fácil adiar, principalmente quando a noite é curta, então faça disso um compromisso fixo. Uma base limpa todo mês continua confiável. Uma limpa uma vez por ano vira um projeto para o qual você nunca acha o fim de semana. A rotina mais ampla está em como limpar uma lista de contatos.

Há também uma razão humana para tudo isso. Você não vai lembrar. A versão sua que criou uma tag às onze da noite é uma estranha para a versão sua que precisa dela em março. Nomes e descrições são uma carta para essa estranha. Escreva com carinho.

Guia gratuito · 21 páginasDiga a coisa certa, uma vez.Um esquema de tags que se mantém limpo, segmentos construídos sobre perfil e comportamento e uma base de contatos em que você realmente pode confiar.Baixe o guia gratuito →

Faça isso esta semana

Reserve uma hora. Abra a sua lista de tags.

1. Escolha as suas quatro ou cinco categorias.
2. Associe cada tag existente a uma delas, ou marque para apagar.
3. Confira o que depende de cada tag que você vai renomear.
4. Acrescente a descrição de uma linha a cada sobrevivente.

Você vai apagar mais do que manter. Ótimo. Uma lista curta de tags de CRM que você entende vale mais que uma longa em que você não confia.

Avaliação gratuitaQuão preso você está, de verdade?Faça o Índice de Sufocamento Corporativo, a avaliação gratuita para saber se você está pronto para ser um EUpreendedor.Fazer a avaliação →

Perguntas frequentes

Tags de CRM devem ter maiúsculas ou minúsculas?

Minúsculas. Misturar maiúsculas e minúsculas é um jeito fácil de criar quase-duplicados como "Webinar" e "webinar". Um único estilo elimina uma classe inteira de erros.

Devo colocar datas nos nomes das tags?

Só quando a data é o ponto. Do contrário, uma tag com data vira uma tag nova a cada mês e divide um fato em vários. Se a data importa para filtrar, um campo geralmente serve melhor.

Quantas tags são demais?

Quando você não consegue dizer para que serve cada uma. Mantenha o vocabulário pequeno e descrito. Se nada é enviado, filtrado, pontuado ou contado de outro jeito por causa de uma tag, apague.

Posso renomear tags de CRM com segurança?

Só depois de conferir o que depende dela. Regras de pontuação, gatilhos e segmentos salvos que usam o nome antigo continuam rodando e, em silêncio, não encontram ninguém. Confira primeiro, renomeie depois.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Segmentação de Contatos, um playbook gratuito de 21 páginas.