E-mail de follow-up:como escrever um que recebe resposta
E-mail de follow-up que recebe resposta: leve algo útil, peça uma coisa fácil e abandone o "só passando para ver". Cinco opções e exemplos de antes e depois.
Para escrever um e-mail de follow-up que recebe resposta, dê ao leitor um motivo para responder e faça a resposta levar dez segundos. Leve algo útil, como uma resposta, um exemplo ou uma escolha simples. Nunca mande "só passando para ver" ou "alguma novidade?". Isso pede trabalho e não oferece nada.
Como escrever um e-mail de follow-up que recebe resposta
Olhe o último e-mail de follow-up que você enviou. Seja honesto. Ele dizia "só passando para ver"?
A maioria diz. Parece educado e inofensivo. Não é nenhum dos dois. É um pequeno imposto cobrado de uma pessoa ocupada que não te deve nada.
Aqui está o teste para qualquer follow-up, aplicado antes de você apertar enviar. Ele leva alguma coisa, ou facilita a resposta? Se nenhum dos dois, o e-mail é uma cutucada sem peso, e o leitor vai fazer o sensato e ignorar.
O resto deste texto é esse teste, na prática.
Por que os dois clássicos falham
"Só passando para ver." "Alguma novidade?"
Veja o que cada um exige. O comprador tem que parar o que está fazendo, descobrir em que pé está o raciocínio dele, montar um relatório de status e talvez admitir que nem abriu sua proposta. Em troca, não recebe nada. Você pediu esforço e pagou com ar.
Gente ocupada não responde a isso. Não porque não gosta de você, mas porque a mensagem custa mais do que oferece. Então ela cai na pilha do que se faz depois, e depois é onde os negócios morrem.
Inverta. Um bom follow-up custa quase nada ao leitor e dá algo a ele. Esse é todo o ofício.
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Você raramente precisa de mais de uma por e-mail. Escolha a que serve ao negócio.
- A resposta a uma pergunta que ele levantou. Ele perguntou algo na conversa. Você fecha o assunto. É a mais fácil, e a mais esquecida.
- Um exemplo relevante. Como alguém em posição parecida resolveu o mesmo problema. Mantenha como exemplo, não como pitch de vendas.
- Uma ideia curta e específica sobre a situação dele. Uma observação que ele pode usar mesmo que nunca compre.
- Uma decisão simples. "Fica melhor a semana do dia 12 ou a do dia 19?" Duas opções vencem uma pergunta aberta sempre.
- Um motivo genuíno para o prazo importar. Real, não fabricado. Se não existe data real, pule esta.
Se você realmente não tem nada a acrescentar, ainda pode enviar algo curto e específico sobre o próximo passo. O que você nunca deve enviar é um pedido vago de atenção.
Antes e depois
| A versão fraca | O que há de errado | Uma versão mais forte |
|---|---|---|
| "Só passando para ver se você teve algum pensamento sobre a proposta." | Pede que ele escreva um veredito. Não oferece nada. | "Você perguntou como funciona a entrega. Está na página dois do escopo, e posso explicar numa ligação curta. Quinta ou sexta?" |
| "Alguma novidade?" | Duas palavras que custam a ele um parágrafo. | "Quem aprova provavelmente vai perguntar sobre o retorno. Coloquei a versão simples num resumo de uma linha abaixo. Isso resolve?" |
| "Retomando meu último e-mail." | Aponta para um e-mail que ele já ignorou. | "Alguém em posição parecida teve a mesma hesitação sobre se serviria. Veja como ficou confortável. Vale uma conversa rápida?" |
| "Me avise se ainda tiver interesse." | Põe todo o peso nele e convida a um não silencioso. | "Se o momento mudou, sem problema. Volto a falar depois do seu período mais cheio, ou encerro isso por ora?" |
Estes exemplos de e-mail de follow-up são palavras minhas, não citações de ninguém. O que importa é o padrão. Cada versão mais forte faz três coisas: abre com algo dele, acrescenta algo pequeno e termina numa pergunta que ele responde em poucos segundos.
Leia o histórico primeiro
Você não consegue escrever essa frase de abertura sem o histórico.
Dois minutos antes de escrever. O que ele disse da última vez? O que você prometeu? Que preocupação ele levantou? Abra com isso: "Da última vez você disse que precisava ver o prazo de retorno antes de decidir. Trouxe isso."
Essa frase vale mais que qualquer charme, porque prova que você ouviu e cumpre o que diz. É também por isso que anotar se paga. Três linhas depois de cada conversa bastam: o que ele disse, o que foi combinado, o que acontece depois. Se você nunca fez isso, como registrar conversas de vendas como EUpreendedor é por onde começar.
Faça o pedido minúsculo
Um e-mail pode estar cheio de valor e ainda assim falhar se o pedido for grande.
Mantenha o pedido em uma coisa. Uma pergunta, uma escolha, um link. Não empilhe "pode confirmar, e também me apresentar seu colega, e me avisar sobre o orçamento". Cada pedido a mais é mais um motivo para deixar para depois.
E deixe óbvia a resposta mais fácil. Uma resposta de uma palavra deve bastar. Se precisa de um parágrafo, reescreva.
A forma mais forte é a escolha. Duas datas vencem "quando fica bom para você?". Repare como isso também põe o próximo passo nas suas mãos. Você não está mais esperando que ele se lembre de você. Está segurando uma próxima ação com data, que é onde o vendedor deve estar sempre.
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Tudo acima supõe que o comprador é lento. Às vezes ele sumiu.
Se alguns e-mails ficaram sem resposta, outro e-mail provavelmente não vai acertar. As pessoas têm pontos cegos: algumas nunca leem a caixa de entrada e respondem tudo pelo celular. Troque para uma ligação curta ou uma mensagem onde vocês se conheceram, e mantenha as mesmas regras. Algo útil, fácil de responder.
Depois, passado o limite combinado, envie a nota final. Honesta, cordial, com uma saída fácil. Você não teve retorno, imagina que o momento não é o certo, vai encerrar o caso por ora, e ele é bem-vindo para voltar. Muitas vezes ela traz a resposta que as outras não trouxeram, porque finalmente pede algo fácil. O raciocínio por trás disso está em como fazer follow-up com um prospect que sumiu.
Modelos, sem parecer um modelo
Escrever todo e-mail do zero é como as respostas ficam lentas. Tenha alguns modelos curtos para as situações comuns: uma primeira resposta a um contato, um resumo pós-reunião, um contato na data combinada, o encerramento final.
Depois quebre uma regra dos modelos: sempre reescreva a primeira linha. Uma resposta obviamente automática perde a maior parte do benefício de ser rápida. O corpo pode ser reaproveitado. A abertura tem que provar que um humano leu a mensagem dele.
Isso importa mais para um contato novo, em que o padrão é simples. Reconheça a pessoa. Responda à parte mais fácil do que ela perguntou. Proponha um próximo passo, normalmente uma conversa, com dois horários específicos ou um link de agendamento. Você não precisa responder a tudo na primeira mensagem. Uma resposta curta, humana e rápida vence uma perfeita e atrasada sempre.
Para que um e-mail de follow-up não serve
Não serve para provar que você trabalhou duro. Não serve para expressar decepção por ele não ter respondido. Não serve para culpa, e não serve para pressão.
Cada uma dessas coisas transforma o e-mail em algo sobre você. O leitor sente. Um follow-up que fala do problema dele, da decisão dele e do próximo passo fácil dele é lido. Um que fala da sua ansiedade é pulado.
Existe um teste simples. Releia o rascunho e pergunte: se eu fosse o comprador, com a caixa de entrada lotada e uma prioridade que mudou na terça, isto seria mais fácil de responder do que de ignorar? Se a resposta honesta é não, não está pronto.
E lembre do limite honesto. Um e-mail perfeito não resgata um negócio sem problema real, sem orçamento ou sem autoridade por trás. O que um follow-up bem escrito faz é fazer a verdade chegar mais cedo, em qualquer direção. Ainda é um bom retorno para alguns minutos de reflexão.
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- Ele leva uma resposta, um exemplo, uma ideia, uma escolha ou um motivo real?
- O pedido é uma coisa só, respondível em segundos?
- A primeira linha usa algo que ele me contou?
- Evitei "passando para ver" e "alguma novidade"?
- Há um próximo passo com data nele?
Cinco marcas. Se faltar uma, conserte o e-mail de follow-up, não suas esperanças.
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O que um e-mail de follow-up deve conter?
Um bom e-mail de follow-up leva algo de valor ou um jeito fácil de responder. As opções incluem a resposta a uma pergunta que ele levantou, um exemplo relevante, uma ideia curta e específica sobre a situação dele, uma escolha simples de datas ou um motivo genuíno para o prazo importar.
Por que e-mails "só passando para ver" não funcionam?
Eles pedem ao leitor que monte um relatório de status e não oferecem nada em troca. Uma pessoa ocupada deixa para depois, e o depois muitas vezes nunca chega.
Qual deve ser o tamanho de um e-mail de follow-up?
Curto. Se você não tem nada a acrescentar, seja breve e específico sobre o próximo passo. O objetivo é um pedido só, respondível em segundos.
Devo personalizar todo follow-up?
Sim, pelo menos a primeira linha. Leia o histórico antes de escrever e abra com algo que ele te contou. Uma mensagem obviamente automática perde a maior parte do benefício.
O método completo, com os checklists, está em O Playbook de follow-up de vendas, um guia gratuito de 21 páginas.
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