Email di follow up che ottiene risposta:come scriverla
Un'email di follow up funziona se dà un motivo per rispondere e costa dieci secondi. Cinque cose da portare, esempi prima e dopo e la checklist finale.
Per scrivere un'email di follow up che ottiene risposta, dai al lettore un motivo per rispondere e fai in modo che rispondere richieda dieci secondi. Porta qualcosa di utile: una risposta, un esempio o una scelta semplice. Mai "volevo solo sapere come va" o "ci sono novità?". Chiedono lavoro e non offrono niente.
Come scrivere un'email di follow up che ottiene risposta
Guarda l'ultima email di follow up che hai mandato. Sii onesto. Diceva "volevo solo sapere come va"?
Quasi tutte lo dicono. Sembra cortese e innocuo. Non è nessuna delle due cose. È una piccola tassa su una persona occupata che non ti deve niente.
Ecco il test per qualsiasi follow-up, da applicare prima di premere invio. Porta qualcosa, o rende facile rispondere? Se nessuna delle due, l'email è una spintarella senza peso, e il lettore farà la cosa sensata e la ignorerà.
Il resto di questo articolo è quel test, reso pratico.
Perché i due classici non funzionano
"Volevo solo sapere come va." "Ci sono novità?"
Guarda cosa pretende ciascuno. Il compratore deve fermarsi, capire a che punto è arrivato col suo ragionamento, comporre un rapporto sullo stato e magari ammettere di non aver aperto la tua proposta. In cambio non ottiene niente. Hai chiesto fatica e pagato con aria.
Le persone occupate non rispondono a questo. Non perché non ti sopportino, ma perché il messaggio costa più di quanto offre. Così finisce nella pila delle cose da fare dopo, e dopo è dove le trattative muoiono.
Ribaltalo. Un buon follow-up costa al lettore quasi niente e gli dà qualcosa. Tutto il mestiere è qui.
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Raramente ne serve più di una per email. Scegli quella che si adatta alla trattativa.
- Una risposta a una domanda che hanno fatto. Hanno chiesto qualcosa durante la chiamata. Tu chiudi il cerchio. È la più facile, e quella che si dimentica più spesso.
- Un esempio pertinente. Come qualcuno nella stessa posizione ha affrontato lo stesso problema. Che resti un esempio, non una proposta di vendita.
- Un breve ragionamento preciso sulla loro situazione. Un'osservazione che possono usare anche se non compreranno mai.
- Una decisione semplice. "Ti va meglio la settimana del dodici o quella del diciannove?" Due opzioni battono sempre una domanda aperta.
- Un motivo reale per cui i tempi contano. Vero, non fabbricato. Se non c'è una data vera, salta questa.
Se davvero non hai niente da aggiungere, puoi comunque mandare qualcosa di breve e preciso sul passo successivo. Quello che non devi mai mandare è una vaga richiesta di attenzione.
Prima e dopo
| La versione debole | Cosa c'è che non va | Una versione più forte |
|---|---|---|
| "Volevo solo sapere se hai avuto modo di pensare alla proposta." | Chiede di scrivere un verdetto. Non offre niente. | "Mi avevi chiesto come funziona la consegna. È spiegato a pagina due del perimetro, e posso guidarti in una breve chiamata. Giovedì o venerdì?" |
| "Ci sono novità?" | Due parole che gli costano un paragrafo. | "Chi firma probabilmente chiederà del tempo di rientro. Ho messo la versione semplice in un riepilogo di una riga qui sotto. Basta così?" |
| "Riprendo la mia ultima email." | Rimanda a una email che hanno già ignorato. | "Qualcuno in una posizione simile aveva la stessa esitazione sull'adeguatezza. Ecco come si è convinto. Vale una breve chiacchierata?" |
| "Fammi sapere se sei ancora interessato." | Mette tutto il peso su di loro e invita a un no silenzioso. | "Se i tempi sono cambiati, nessun problema. Ti ricontatto dopo il tuo periodo di punta o chiudo la pratica per ora?" |
Questi esempi di email di follow up sono parole mie, non citazioni di nessuno. Conta lo schema. Ogni versione più forte fa tre cose: apre con qualcosa che è loro, aggiunge qualcosa di piccolo e finisce con una domanda a cui si risponde in pochi secondi.
Leggi prima la pratica
Non puoi scrivere quella prima riga senza la storia.
Due minuti prima di scrivere. Cosa ti hanno detto l'ultima volta? Cosa hai promesso? Quale dubbio hanno sollevato? Parti da lì: "L'altra volta hai detto che volevi vedere il tempo di rientro prima di decidere. Te l'ho portato."
Quella riga vale più di qualsiasi fascino, perché dimostra che hai ascoltato e che mantieni la parola. È anche il motivo per cui prendere appunti si ripaga da solo. Bastano tre righe dopo ogni conversazione: cosa hanno detto, cosa è stato concordato, cosa succede dopo. Se non l'hai mai fatto, come registrare le conversazioni di vendita da solopreneur è da dove cominciare.
Rendi la richiesta minuscola
Un'email può essere piena di valore e fallire comunque se la richiesta è grande.
Limita la richiesta a una cosa. Una domanda, una scelta, un link. Non impilare "potresti confermare, e anche presentarmi il tuo collega, e farmi sapere del budget". Ogni richiesta in più è un altro motivo per rimandare.
E rendi ovvia la risposta più facile. Una risposta di una sola parola dovrebbe bastare. Se serve un paragrafo, riscrivi.
La forma più forte è la scelta. Due date battono "quando ti va bene?". Nota come questo sposta anche il passo successivo nelle tue mani. Non aspetti più che si ricordino di te. Tieni un'azione successiva con una data, ed è dove il venditore dovrebbe sempre stare.
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Tutto quanto sopra presume che il compratore sia lento. A volte non c'è più.
Se qualche email è rimasta senza risposta, un'altra probabilmente non arriva. Le persone hanno punti ciechi: alcune non leggono mai la posta e rispondono a tutto dal telefono. Passa a una chiamata breve o a un messaggio dove vi siete conosciuti, e mantieni le stesse regole. Qualcosa di utile, facile a cui rispondere.
Poi, dopo il limite che hai fissato, manda l'ultima nota. Onesta, cordiale, con una via d'uscita facile. Non hai avuto notizie, immagini che i tempi non siano quelli giusti, chiudi la pratica per ora, e sono i benvenuti se tornano. Spesso attira la risposta che le altre non hanno ottenuto, perché finalmente chiede qualcosa di facile. Il ragionamento è in come fare follow up con un cliente che non risponde.
Modelli, senza sembrare un modello
Scrivere ogni email da zero è il modo in cui le risposte diventano lente. Tieni qualche modello breve per le situazioni comuni: una prima risposta a una richiesta, un riepilogo dopo l'incontro, un contatto alla data concordata, la chiusura finale.
Poi infrangi una regola dei modelli: riscrivi sempre la prima riga. Una risposta ovviamente automatica rinuncia a gran parte del vantaggio di essere veloce. Il corpo si può riutilizzare. L'apertura deve dimostrare che un essere umano ha letto il loro messaggio.
Conta soprattutto per una richiesta nuova di zecca, dove lo standard è semplice. Riconosci la persona. Rispondi alla parte più facile di ciò che ha chiesto. Proponi un passo successivo, di solito una conversazione, con due orari precisi o un link per prenotare. Non devi rispondere a tutto nel primo messaggio. Una risposta breve, umana e tempestiva batte sempre una perfetta in ritardo.
A cosa non serve un'email di follow up
Non serve a dimostrare che hai lavorato tanto. Non serve a esprimere delusione perché non hanno risposto. Non serve per i sensi di colpa, e non serve per fare pressione.
Ognuna di queste cose trasforma l'email in qualcosa che parla di te. Il lettore lo sente. Un follow-up che parla del loro problema, della loro decisione e del loro prossimo passo facile viene letto. Uno che parla della tua ansia viene saltato.
C'è un test semplice. Rileggi la bozza e chiediti: se fossi il compratore, con la casella piena e una priorità cambiata martedì, sarebbe più facile rispondere che ignorare? Se la risposta onesta è no, non è pronta.
E ricorda il limite onesto. Un'email perfetta non può salvare una trattativa senza un problema reale, senza budget o senza autorità dietro. Quello che fa un follow-up scritto bene è far arrivare la verità prima, in entrambe le direzioni. È comunque un buon ritorno per pochi minuti di riflessione.
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- Porta una risposta, un esempio, un ragionamento, una scelta o un motivo reale?
- La richiesta è una sola cosa, a cui si risponde in pochi secondi?
- La prima riga usa qualcosa che mi hanno detto?
- Ho evitato "volevo solo sapere" e "ci sono novità"?
- C'è dentro un passo successivo con una data?
Cinque spunte. Se ne manchi una, correggi l'email di follow up, non le tue speranze.
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Cosa deve contenere un'email di follow up?
Una buona email di follow up porta qualcosa di valore o un modo facile per rispondere. Le opzioni sono: una risposta a una domanda che hanno fatto, un esempio pertinente, un breve ragionamento preciso sulla loro situazione, una semplice scelta tra date, o un motivo reale per cui i tempi contano.
Perché le email "volevo solo sapere come va" non funzionano?
Chiedono al lettore di comporre un rapporto sullo stato senza offrire nulla in cambio. Una persona occupata le rimanda a dopo, e dopo spesso non arriva mai.
Quanto deve essere lunga un'email di follow-up?
Breve. Se non hai niente da aggiungere, sii sintetico e preciso sul passo successivo. L'obiettivo è una sola richiesta, a cui si risponde in pochi secondi.
Devo personalizzare ogni follow-up?
Sì, almeno la prima riga. Leggi la storia prima di scrivere e parti da qualcosa che ti hanno detto. Un messaggio ovviamente automatico rinuncia a gran parte del vantaggio.
Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook del follow-up commerciale, una guida gratuita di 21 pagine.
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