Email de follow-up que obtém resposta:como escrevê-lo
Email de follow-up que obtém resposta: leva algo útil, pede uma só coisa fácil e esquece o 'só a ver como estás'. Cinco opções e exemplos de antes e depois.
Para escrever um email de follow-up que obtém resposta, dá ao leitor uma razão para responder e faz com que responder demore dez segundos. Leva algo útil, como uma resposta, um exemplo ou uma escolha simples. Nunca envies "só a ver como estás" nem "há novidades?". Isso pede trabalho e não oferece nada.
Como escrever um email de follow-up que obtém resposta
Olha para o último email de follow-up que enviaste. Sê honesto. Dizia "só a ver como estás"?
A maioria diz. Parece educado e inofensivo. Não é nenhuma das duas coisas. É um pequeno imposto sobre uma pessoa ocupada que não te deve nada.
Eis o teste para qualquer follow-up, aplicado antes de carregares em enviar. Leva alguma coisa, ou facilita a resposta? Se nenhuma das duas, o email é um empurrãozinho sem peso, e o leitor vai fazer o sensato e ignorá-lo.
O resto deste artigo é esse teste, tornado prático.
Porque falham os dois clássicos
"Só a ver como estás." "Há novidades?"
Vê o que cada um exige. O comprador tem de parar o que está a fazer, perceber em que ponto vai o seu raciocínio, compor um relatório de situação e possivelmente admitir que não abriu a tua proposta. Em troca não recebe nada. Pediste esforço e pagaste com ar.
As pessoas ocupadas não respondem a isso. Não porque não gostem de ti, mas porque a mensagem custa mais do que oferece. Então vai para a pilha do que fica para depois, e depois é onde os negócios morrem.
Inverte. Um bom follow-up custa ao leitor quase nada e dá-lhe alguma coisa. Esse é todo o ofício.
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Raramente precisas de mais do que uma destas por email. Escolhe a que serve o negócio.
- Uma resposta a uma pergunta que levantaram. Perguntaram algo na chamada. Tu fechas o ciclo. É a mais fácil, e a que mais vezes se esquece.
- Um exemplo relevante. Como alguém numa posição semelhante tratou o mesmo problema. Mantém-no um exemplo, não um discurso de vendas.
- Um raciocínio curto e concreto sobre a situação deles. Uma observação que podem usar mesmo que nunca comprem.
- Uma decisão simples. "Prefere a semana do dia 12 ou a do dia 19?" Duas opções vencem sempre uma pergunta aberta.
- Uma razão genuína para o momento importar. Real, não fabricada. Se não há uma data real, salta esta.
Se realmente não tens nada a acrescentar, podes ainda assim enviar algo curto e concreto sobre o passo seguinte. O que nunca podes enviar é um pedido vago de atenção.
Antes e depois
| A versão fraca | O que tem de errado | Uma versão mais forte |
|---|---|---|
| "Só a ver se tiveste alguma opinião sobre a proposta." | Pede-lhes que escrevam um veredicto. Não oferece nada. | "Perguntaste como funciona a passagem de testemunho. Está na página dois do âmbito, e posso explicar-ta numa chamada curta. Quinta ou sexta?" |
| "Há novidades?" | Duas palavras que lhes custam um parágrafo. | "Quem aprova vai provavelmente perguntar pelo retorno. Pus a versão simples numa linha de resumo abaixo. Cobre o que precisam?" |
| "Em seguimento do meu último email." | Aponta para um email que já ignoraram. | "Alguém numa posição semelhante teve a mesma hesitação quanto ao encaixe. Eis como ficou confortável. Vale uma conversa rápida?" |
| "Diz-me se ainda tens interesse." | Põe todo o peso nas costas deles e convida a um não silencioso. | "Se o momento mudou, sem problema. Volto a falar depois do vosso período de maior movimento, ou fecho isto por agora?" |
Estes exemplos de email de follow-up são palavras minhas, não citações de ninguém. O que importa é o padrão. Cada versão mais forte faz três coisas: abre com algo deles, acrescenta algo pequeno e termina numa pergunta a que se responde em poucos segundos.
Lê o processo primeiro
Não consegues escrever essa linha de abertura sem o histórico.
Dois minutos antes de escreveres. O que disseram da última vez? O que prometeste? Que preocupação levantaram? Abre com isso: "Da última vez disseste que precisavas de ver o período de retorno antes de decidir. Trouxe-o."
Essa linha vale mais do que qualquer charme, porque prova que ouviste e que cumpres a palavra. É também por isso que tomar notas se paga a si próprio. Três linhas depois de cada conversa chegam: o que disseram, o que foi combinado, o que acontece a seguir. Se nunca o fizeste, como registar conversas de vendas como solopreneur é por onde começar.
Faz o pedido minúsculo
Um email pode estar cheio de valor e ainda assim falhar se o pedido for grande.
Limita o pedido a uma coisa. Uma pergunta, uma escolha, uma ligação. Não empilhes "podes confirmar, e também apresentar-me o teu colega, e dizer-me o orçamento". Cada pedido extra é mais uma razão para deixar para depois.
E torna óbvia a resposta mais fácil. Uma resposta de uma só palavra deve bastar. Se precisa de um parágrafo, reescreve.
A forma mais forte é a escolha. Duas datas vencem "quando te dá jeito?". Repara como isso também passa o próximo passo para as tuas mãos. Já não estás à espera que se lembrem de ti. Seguras uma ação seguinte com data, que é onde o vendedor deve estar sempre.
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Tudo o que está acima pressupõe que o comprador é lento. Às vezes desapareceu.
Se alguns emails ficaram sem resposta, outro provavelmente não chega. As pessoas têm pontos cegos: algumas nunca leem a caixa de entrada e respondem a tudo no telemóvel. Muda para uma chamada curta ou uma mensagem onde se conheceram, e mantém as mesmas regras. Algo útil, fácil de responder.
Depois, passado o limite que combinaste contigo, envia a última nota. Honesta, calorosa, com uma saída fácil. Não tiveste resposta, assumes que o momento não é o certo, vais fechar o processo por agora, e são bem-vindos a voltar. Muitas vezes obtém a resposta que as outras não obtiveram, porque finalmente pede algo fácil. O raciocínio por trás disso está em como fazer follow-up a um lead que não responde.
Modelos, sem soar a modelo
Escrever cada email de raiz é como as respostas se tornam lentas. Guarda alguns modelos curtos para as situações comuns: uma primeira resposta a um pedido, um resumo pós-reunião, um contacto na data combinada, o encerramento final.
Depois quebra uma regra dos modelos: reescreve sempre a primeira linha. Uma resposta obviamente automática perde a maior parte do benefício de ser rápida. O corpo pode ser reutilizado. A abertura tem de provar que um humano leu a mensagem deles.
Isto importa mais num pedido novo, onde o padrão é simples. Reconhece-os. Responde à parte mais fácil do que perguntaram. Propõe um passo seguinte, normalmente uma conversa, com dois horários concretos ou uma ligação de marcação. Não tens de responder a tudo na primeira mensagem. Uma resposta curta, humana e pronta vence sempre uma perfeita e tardia.
Para que não serve um email de follow-up
Não serve para provar que trabalhaste muito. Não serve para exprimir desilusão por não terem respondido. Não serve para culpa, nem para pressão.
Cada uma dessas coisas transforma o email em algo sobre ti. O leitor sente-o. Um follow-up sobre o problema deles, a decisão deles e o próximo passo fácil deles é lido. Um sobre a tua ansiedade é saltado.
Há um teste simples. Relê o rascunho e pergunta: se eu fosse o comprador, com a caixa de entrada cheia e uma prioridade que mudou na terça-feira, isto seria mais fácil de responder do que de ignorar? Se a resposta honesta for não, não está pronto.
E lembra-te do limite honesto. Um email perfeito não salva um negócio sem problema real, sem orçamento ou sem autoridade por trás. O que um follow-up bem escrito faz é fazer a verdade chegar mais cedo, num sentido ou noutro. Continua a ser um bom retorno para uns minutos de reflexão.
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- Leva uma resposta, um exemplo, um raciocínio, uma escolha ou uma razão real?
- O pedido é uma só coisa, respondível em segundos?
- A primeira linha usa algo que me disseram?
- Evitei "só a ver como estás" e "há novidades"?
- Tem um passo seguinte com data?
Cinco visto. Se falhares um, corrige o email de follow-up, não as tuas esperanças.
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O que deve conter um email de follow-up?
Um bom email de follow-up leva algo de valor ou uma forma fácil de responder. As opções incluem uma resposta a uma pergunta que levantaram, um exemplo relevante, um raciocínio curto e concreto sobre a situação deles, uma escolha simples de datas, ou uma razão genuína para o momento importar.
Porque não funcionam os emails "só a ver como estás"?
Pedem ao leitor que componha um relatório de situação sem oferecer nada em troca. Uma pessoa ocupada deixa-os para depois, e o depois muitas vezes nunca chega.
Que extensão deve ter um email de follow-up?
Curta. Se não tens nada a acrescentar, sê breve e concreto sobre o passo seguinte. O objetivo é um só pedido, respondível em segundos.
Devo personalizar todos os follow-ups?
Sim, pelo menos a primeira linha. Lê o histórico antes de escreveres e abre com algo que te disseram. Uma mensagem obviamente automática perde a maior parte do benefício.
O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de follow-up de vendas, um guia gratuito de 21 páginas.
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