Limpar uma lista de contactos em trinta minutos por mês

Para limpar uma lista de contactos, corrige a base por esta ordem: pára os duplicados à porta, resolve os que já estão dentro, marca os contactos de teste, verifica o consentimento, corrige ou remove os registos que dão bounce e tira do envio regular os que estão em silêncio. Depois repete durante trinta minutos todos os meses.

Como limpar uma lista de contactos sem perder um fim de semana

Ninguém limpa uma lista porque lhe apetece. Limpa-se porque um número deixou de bater certo.

O relatório diz uma cifra. A entrega diz outra. Um segmento parece enorme e ninguém responde. Ficas a olhar para ele e suspeitas da base, e tens razão.

Eis a parte desconfortável. Um segmento construído sobre uma base suja é uma resposta errada e precisa. A contagem parece confiante. Não significa nada. Podes ter o esquema de etiquetas mais engenhoso da Europa e ele assenta em lixo.

Por isso aprender a limpar uma lista de contactos não é burocracia que fazes depois do trabalho a sério. É o trabalho a sério. E a boa notícia é que a maior parte é uma configuração única seguida de um hábito curto e aborrecido.

Sabe o que andas à procura

A sujidade vem em poucos tipos. Cada um custa-te uma coisa diferente, por isso cada um precisa de uma correção diferente.

Seis problemas. Nenhum é um problema de tecnologia. Para limpar uma lista de contactos, corriges falhas de definição e de manutenção, e é exatamente por isso que é possível fazê-lo esta semana.

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Duplicados: pára a fuga antes de passares o esfregão

A maioria começa por caçar os duplicados que já estão na lista. Pela ponta errada.

Os duplicados chegam constantemente. A mesma pessoa inscreve-se duas vezes. Importas de duas folhas de cálculo. Alguém preenche um formulário no trabalho e outro em casa. Se juntares o monte de hoje e deixares a porta aberta, vais juntar de novo no mês seguinte.

Por isso faz por esta ordem:

1. Decide a chave de correspondência. Para pessoas, quase sempre o endereço de email. Para empresas, o nome ou o domínio do site.
2. Faz com que todas as entradas a respeitem. Importações e formulários devem reconhecer um registo existente em vez de criar um segundo.
3. Só então, resolve o que já está dentro. Escolhe que registo sobrevive, passa o histórico para ele, remove o outro.

Prevenir é muito mais barato do que limpar. E quando chegam mil leads novos num mês, não há limpeza à mão que resista. Vais perder.

Os silenciosos: encolhe a lista para aumentar a resposta

Este é o passo a que as pessoas resistem. Parece perder contactos.

É o contrário. Contactos que ficam em silêncio durante muito tempo não te dão nada, e mantê-los em cada envio custa-te reputação de envio. Tudo o que vem a seguir é entregue com um pouco menos de fiabilidade, incluindo o correio que os teus melhores clientes esperavam.

O gesto é simples. Envia uma recuperação honesta que torne fácil ficar e fácil sair. Quem continuar sem responder sai do envio regular. Não são apagados. São descansados.

O que recuperas é mais envolvimento em tudo o que vem depois. Uma lista mais pequena que lê o teu correio vale mais do que uma maior que não lê. Se queres ver como devem ser a recuperação e as restantes mensagens por grupo, como enviar mensagens diferentes a cada segmento trata disso.

Contactos de teste e consentimento: duas regras, definidas uma vez

Os teus próprios endereços são o problema mais traiçoeiro. Testas um formulário. Percorres uma sequência com cliques. O teu endereço de teste passa a parecer o teu contacto mais envolvido e distorce em silêncio todos os relatórios que lês.

Dá a todos os contactos de teste a mesma marca e exclui essa marca da pontuação, dos segmentos e dos relatórios por regra. Não de memória. Vais esquecer-te, numa noite cansada, exatamente no pior momento.

O consentimento funciona ao contrário. É o primeiro filtro de todas as audiências de marketing, por isso regista-o como facto estruturado no momento em que alguém chega e deixa que cada audiência o respeite automaticamente. Se tens de te lembrar de o verificar, um dia vais enviar email a quem não devias.

Registos errados e etapas desatualizadas

Alguns contactos não ficam em silêncio. Ficam errados. Mudaram de emprego, o negócio fechou, o endereço dá bounce. Deixá-los lá dentro é uma distorção silenciosa em cada contagem que leres depois.

Por isso corrige o registo se sabes a nova verdade. Remove-o se não sabes. Não o deixes como um fantasma.

As etapas apodrecem da mesma maneira. Um contacto parado como "lead" durante um tempo inverosímil, sem que nada aconteça, é sinal de que a etapa se move pela tua memória e não por eventos. Resolve a causa, não o contacto. Define cada etapa por algo que acontece, como um formulário preenchido, um orçamento pedido ou uma compra feita, para a etapa se mover quando o evento se move. Uma base com etapas rigorosas segmenta-se com sensatez com um punhado de regras. Uma com etapas desatualizadas não se salva com nenhum número de etiquetas. Se ainda estás a decidir que grupos construir por cima, como escolher os teus primeiros segmentos é o passo seguinte quando a base estiver limpa.

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A tua primeira passagem para limpar uma lista de contactos, por ordem

A primeira limpeza demora mais do que trinta minutos. Faz por esta ordem e pára entre passos se a noite acabar.

1. Escolhe a chave de correspondência e corrige importações e formulários.
2. Marca os teus contactos de teste e exclui-os por regra.
3. Faz do consentimento um facto registado em cada contacto.
4. Junta os duplicados que já estão dentro.
5. Envia a única recuperação, depois descansa os silenciosos.
6. Corrige ou remove os registos que dão bounce.

A ordem importa porque os primeiros passos impedem que chegue confusão nova enquanto arrumas a antiga. Inverte-a e estás a despejar um barco com a torneira ainda aberta.

Lê a diferença antes de cada envio

Eis o hábito de limpeza mais barato que existe. Antes de enviares, olha para dois números: quem corresponde ao segmento e quem vai mesmo receber.

Nunca são iguais. Entre eles estão pessoas sem consentimento de marketing, pessoas que cancelaram a subscrição, endereços que deram bounce, contactos sem endereço e duplicados que partilham um. Uma contagem que as ignora é uma promessa que não vais cumprir.

Se a diferença é pequena e estável, descansa. Se é grande ou está a crescer, não envies ainda. Descobre porquê. Uma diferença grande é quase sempre a base a dizer-te que precisa de limpeza. Pensa nisso como um alarme de incêndio que já tens.

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A passagem mensal de trinta minutos

Nada disto é difícil. Tudo é fácil de adiar, sobretudo quando a noite é curta. Por isso marca. Um compromisso fixo, uma vez por mês, trinta minutos.

• Etiquetas. Olha para as etiquetas com quase nenhuns contactos. Normalmente gralhas ou experiências abandonadas. Junta-as ou remove-as. Descreve ou reforma as que não consegues explicar. Isto tem tratamento próprio em como nomear etiquetas do CRM.
• Registos. Duplicados novos, bounces, pessoas que claramente seguiram em frente.
• Contactos de teste. Continuam excluídos?
• Etapas. Alguém parado numa etapa durante um tempo inverosímil?
• A diferença. Entre o tamanho do segmento e os destinatários reais. Estável, ou a crescer?

Um aviso antes de arrumares o nome de uma etiqueta. As regras de pontuação, os gatilhos de sequências e os segmentos guardados dependem dos nomes das etiquetas, e partem-se em silêncio. Continuam a correr, não reportam erro e não correspondem a ninguém. Verifica o que depende de uma etiqueta antes de a renomear ou apagar.

Limpa uma lista de contactos todos os meses e a base mantém-se fiável. Limpa-a uma vez por ano e torna-se um projeto para o qual nunca vais encontrar o fim de semana.

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Perguntas frequentes

Com que frequência devo limpar uma lista de contactos?

Faz uma passagem curta todos os meses, trinta minutos a uma hora fixa. Define a chave de correspondência e as regras de entrada uma vez, para a maior parte da confusão nunca chegar. Uma lista limpa só uma vez por ano transforma-se num projeto que continuas a adiar.

Devo apagar contactos que nunca abrem os meus emails?

Não de imediato. Envia uma recuperação honesta que torne fácil ficar ou sair. Os que continuarem sem responder saem do envio regular. Isso protege a tua reputação de envio e costuma subir o envolvimento em tudo o que vem depois.

Qual é a melhor maneira de encontrar duplicados?

Previne-os primeiro. Escolhe uma chave de correspondência, normalmente o endereço de email para pessoas, e faz com que importações e formulários reconheçam registos existentes. Depois junta o que já está dentro, mantendo intacto o histórico do registo que sobrevive.

Porque é que o meu segmento mostra mais pessoas do que as que recebem o email?

Por causa de pessoas sem consentimento de marketing, cancelamentos de subscrição, endereços com bounce, contactos sem endereço e duplicados que partilham um. Uma diferença pequena e estável é normal. Uma grande ou a crescer é a base a dizer-te que precisa de limpeza.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Segmentação de Contactos, um manual gratuito de 21 páginas.