清理联系人列表：每月三十分钟

清理联系人列表，按这个顺序修整数据库：先在入口处挡住重复项，再处理已经进来的，标记测试联系人，核对授权，更正或移除退信的记录，并把沉默的人移出常规发送。然后每个月重复三十分钟。

如何清理联系人列表而不搭上一个周末

没有人是因为想清理而清理名单的。你清理它，是因为某个数字对不上了。

报告里是一个数字。送达情况是另一个。一个分组看起来很大，却没人回复。你盯着它，怀疑是数据库的问题，你猜对了。

不舒服的部分是这样的。建在脏数据上的分组，是一个精确的错误答案。数字看起来很有把握。它毫无意义。你可以拥有欧洲最聪明的标签方案，它也只是坐在垃圾上面。

所以学会清理联系人列表，不是做完正事之后才做的杂务。它就是正事。好消息是，其中大部分是一次性的设置，之后是一个简短而无聊的习惯。

知道你要找什么

脏数据有那么几种。每一种让你付出的代价不同，所以每一种需要不同的修法。

六个问题。没有一个是技术问题。要清理联系人列表，你修的是定义和维护上的失误，这正是为什么这周就能做完。

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重复项：先堵住漏水，再拖地

大多数人先去找名单里已经有的重复项。先做错了一头。

重复项不断地到来。同一个人注册了两次。你从两张电子表格里导入。有人在公司填了一个表单，又在家里填了一个。如果你合并今天这一堆，却让大门敞开，下个月你还得再合并一次。

所以按这个顺序做：

1. 决定匹配键。对个人来说，几乎总是邮箱地址。对公司来说，是名称或网站域名。
2. 让每条进入的途径都遵守它。导入和表单应该识别已有的记录，而不是再创建第二条。
3. 然后，才处理已经进来的。选择哪一条记录保留，把历史带过去，删掉另一条。

预防比清理便宜得多。而且当一个月进来上千个新线索时，手动清理是不可能的。你会输。

沉默的那些人：缩小名单，换来更高的回应

这是人们抗拒的一步。感觉像是在失去联系人。

恰恰相反。长时间沉默的联系人什么也带不来，把他们留在每一次发送里，却会消耗你的发送信誉。之后的一切邮件，送达都变得稍微不那么可靠，包括你最好的客户一直在等的那些。

做法很简单。发一次诚恳的召回，让人容易留下，也容易离开。仍然没有回应的人，移出常规发送。他们没有被删除。他们是在休息。

你换回来的，是之后一切邮件更高的互动。一份会读你邮件的较小名单，胜过一份不读的较大名单。如果你想看看召回以及其余的信息，针对每个分组该是什么样，如何对每个分组发送不同的信息里有讲。

测试联系人与授权：两条规则，设置一次

你自己的邮箱，是最隐蔽的问题。你测试一个表单。你点一遍一个序列。你的测试邮箱现在看起来像你最活跃的联系人，并悄悄扭曲你读到的每一份报告。

给每个测试联系人同一个标记，并按规则把这个标记从评分、分组和报告中排除。不要靠记忆。你会在一个疲惫的晚上、恰好最不该忘的时候忘掉。

授权则反过来。它是每个营销受众的第一道筛选，所以在对方到来的那一刻，就把它记成结构化信息，让每个受众自动遵守。如果你得记着去检查它，你迟早会给不该发的人发邮件。

错误的记录与过期的阶段

有些联系人不是沉默。他们是出错了。换了工作，公司关了，地址退信。留着他们，就是在你之后读到的每一个计数里留下一个悄悄的扭曲。

所以，如果你知道新的真相，就更正这条记录。如果不知道，就移除。不要把它留成幽灵。

阶段也是这样腐烂的。一个联系人以“线索”的身份卡了不合常理的长时间，什么也没发生，这说明阶段是靠你的记忆在移动，而不是靠事件。修的是原因，不是联系人。用发生的事情来定义每个阶段，比如填了表单、要了报价或完成了购买，这样阶段在事件发生时就移动。阶段准确的库，用少数几条规则就能合理细分。阶段过期的库，再多标签也救不回来。如果你还在决定要在上面建哪些分组，数据库干净之后的下一步是如何选择你的第一批分组。

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按顺序做第一遍，清理联系人列表

第一次清理会超过三十分钟。按这个顺序做，如果晚上时间用完了，就在步骤之间停下。

1. 选定匹配键，修整导入和表单。
2. 标记你的测试联系人，并按规则排除。
3. 让授权成为每个联系人身上的一条记录。
4. 合并已经进来的重复项。
5. 发出那一封召回，然后让沉默的人休息。
6. 更正或移除退信的记录。

顺序很重要，因为前面的步骤，在你整理旧的脏数据时，挡住了新的脏数据进来。颠倒过来，你就是水龙头还开着，却在舀船里的水。

每次发送前，读一读那个差距

这是最便宜的清理习惯。发送前，看两个数字：谁符合这个分组，谁会真正收到。

它们从来不会相同。两者之间是没有营销授权的人、已退订的人、退信的地址、没有地址的联系人，以及共用一个地址的重复项。一个忽略它们的计数，是一个你兑现不了的承诺。

如果差距小而稳定，放心。如果它大，或者在增长，先别发。弄清楚为什么。大差距几乎总是数据库在告诉你它需要清理。把它当成你早就拥有的一个烟雾报警器。

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每月三十分钟的例行检查

这些没有一件是难的。每一件都很容易被推迟，尤其是晚上时间很短的时候。所以把它订下来。一个固定的约会，每月一次，三十分钟。

• 标签。看看几乎没有联系人的标签。通常是拼写错误或被放弃的试验。合并或移除它们。给你解释不了的写说明，或者让它退役。这在如何命名CRM标签里有专门的讲解。
• 记录。新的重复项、退信、明显已经离开的人。
• 测试联系人。仍然被排除吗？
• 阶段。有没有人在一个阶段里待了不合常理的长时间？
• 差距。分组规模与实际收件人之间的差距。稳定，还是在增长？

在你整理标签名之前，有一个警告。评分规则、序列触发器和已保存的分组依赖标签名，它们会悄无声息地坏掉。它们继续运行，不报任何错误，也不匹配任何人。在改名或删除标签之前，先检查什么依赖它。

每月清理联系人列表，数据库就保持可信。一年清理一次，它就变成一个你永远找不到周末去做的项目。

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常见问题

应该多久清理一次联系人列表？

每个月做一次简短的检查，在固定的时间花三十分钟。把匹配键和入口规则设置一次，这样大部分的脏数据根本不会进来。一年只清理一次的名单，会变成一个你不断推迟的项目。

我应该删除从不打开我邮件的联系人吗？

不要马上删。发一次诚恳的召回，让人容易留下或离开。仍然没有回应的人，移出常规发送。这样既保护了你的发送信誉，也往往会提高之后一切邮件的互动。

找出重复项最好的办法是什么？

先预防。选一个匹配键，对个人通常是邮箱地址，并让导入和表单识别已有的记录。然后合并已经进来的，保留存活记录的历史完整。

为什么我的分组显示的人数比收到邮件的人多？

因为有没有营销授权的人、退订的人、退信的地址、没有地址的联系人，以及共用一个地址的重复项。小而稳定的差距是正常的。大的或在增长的差距，是数据库在告诉你它需要清理。

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