Errores de automatización:nueve formas de fallar

Los errores de automatización que debes evitar son nueve, y ninguno tiene que ver con el software. Son fallos de selección, de diseño y de atención: automatizar una suposición, automatizar la relación, olvidar la salida, permitir la reentrada y no apagar nunca nada.

Errores de automatización que evitar: nueve formas de convertir la fiabilidad en riesgo

Primero, la buena noticia. Casi nadie se equivoca con la automatización porque la herramienta fuera mala.

Se equivocan por tres cosas. Qué eligieron automatizar. Cómo lo diseñaron. Lo poco que lo miraron después. Las tres son decisiones, y las tres son tuyas.

Lo que significa que todos los errores de esta lista se pueden evitar. Los he agrupado por el momento en que muerden: antes de construir, mientras construyes y después de ponerlo en marcha. Léelos en orden. Los primeros son los caros, porque cuando te los encuentras en el editor, el daño ya está diseñado.

Antes de construir: errores de selección

Error uno: automatizar un proceso que nunca funcionó a mano

No estás automatizando un proceso. Estás automatizando una suposición. Tus clientes te encontrarán sus fallos.

La solución es aburrida. Hazlo a mano hasta que sepas cómo es un buen resultado, hasta que puedas describirlo en unas pocas frases, hasta que ya no tomes decisiones de criterio dentro de él. La automatización amplifica lo que ejecuta, incluido un mal proceso.

Error dos: automatizar la relación en lugar del seguimiento

Quejas. Malas noticias. Negociación. La primera conversación de verdad con un cliente potencial serio. Esto es tuyo.

Una plantilla en esos momentos se lee como indiferencia justo cuando la otra persona presta atención. Escribe la lista de lo que nunca automatizarás antes de empezar, porque la tentación crece con cada actualización de herramienta, y más rápido cuando estás cansado. El argumento completo está en lo que un solopreneur nunca debería automatizar.

Error tres: empezar por los mensajes hacia fuera

Una tarea para ti puede estar mal y nadie lo sabrá jamás. Un mensaje a un cliente puede estar mal en público.

Así que empieza por los flujos que solo tocan tu propia mesa: avísame, crea una tarea, etiqueta el registro. Gana primero confianza en tus disparadores y luego apúntalos a la gente de fuera. Muchos de los mejores flujos nunca envían nada a un cliente.

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Mientras construyes: errores de diseño

Error cuatro: diseñar la entrada y olvidar la salida

La gente diseña el principio con cuidado y olvida el final. Así es como un cliente acaba con un «solo para saber cómo vas» dos días después de pagar.

Decide el objetivo que termina el flujo en el mismo momento en que decides el evento que lo inicia. Respuesta, reserva, compra: sea cual sea, alcanzarlo saca a la persona.

Error cinco: permitir la reentrada silenciosa

Saltan dos eventos. La misma persona se inscribe dos veces. Recibe todo dos veces.

Los mensajes duplicados le dicen al destinatario, con mucha precisión, que nadie está prestando atención. Por defecto, quien ya está dentro no debería inscribirse otra vez. Permite la reentrada solo donde esté claramente prevista, como una renovación. Mira cómo evitar que una automatización envíe dos veces.

Error seis: bifurcar por datos que no tienes

La mitad de tus contactos no tiene valor en un campo. Construyes una condición sobre él. La mitad de tus contactos toma el camino del «no» por la razón equivocada, y nunca lo descubres.

Comprueba con qué frecuencia se rellena realmente un campo antes de bifurcar por él. Luego define los dos caminos. Una condición con solo camino del «sí» es un lugar donde la gente se cae en silencio de tu proceso.

Error siete: construir un flujo largo que lo haga todo

Una cadena larga es difícil de leer, difícil de cambiar y fácil de romper, porque un error temprano viaja por todo lo que viene después.

Construye varios flujos cortos que se pasen el relevo. Un trabajo por acción. Mantén la cadena lo bastante corta para ver qué paso se portó mal. Disparador, condición, acción es la forma a la que ceñirte.

Después de ponerlo en marcha: errores de atención

Error ocho: medir que se ejecutó en vez de si funcionó

Un flujo que se ejecuta a la perfección sin mover el resultado es sobrecarga con barra de progreso.

Mide el resultado que te importaba antes de encenderlo, y otra vez unas semanas después. Si nada se movió, quieres saberlo antes de construir tres más iguales.

Error nueve: no apagar nunca nada

Los flujos sobreviven a sus procesos y a su propósito. Siguen hablando con la gente en tu nombre mucho después de que recuerdes por qué.

Retirar uno es mantenimiento, no fracaso. Mete la pregunta en tu revisión mensual: ¿para qué sirve cada uno, y todavía necesita existir?

Los nueve de un vistazo

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Por qué se repiten estos nueve errores de automatización

Mira el patrón de estos errores de automatización. Ninguno es un fallo técnico.

El software hizo exactamente lo que le dijeron. La instrucción era errónea, o incompleta, o nunca se revisó. Por eso cambiar de herramienta no resuelve nada. Un editor mejor construirá tu mala idea de forma más bonita.

También explica por qué un operador en solitario está más expuesto que un equipo. Una empresa deja caer un relevo entre dos personas. Tú lo dejas caer entre dos versiones de ti mismo: la que diseñó el flujo y la que ha tenido una semana larga. No hay nadie que pille el descuido. Así que hay que incorporar el pillarlo, como hábito.

Si ya tienes flujos en marcha

La mayoría de los lectores no parte de cero. Ya tienes algunas cosas funcionando, construidas un domingo, medio recordadas.

No las derribes. Audítalas contra esta lista, de una en una, en el orden que más duela.

Empieza por la salida y la reentrada, porque esas dos producen los errores que tus clientes ven primero. Pregunta de cada flujo: ¿qué saca a una persona de él, y puede la misma persona entrar dos veces? Si no sabes responder, pruébalo contigo hoy.

Luego revisa las condiciones. Abre un puñado de registros reales y comprueba si los campos en los que se apoyan tus ramas están realmente. Lleva minutos y suele ser donde vive la sorpresa incómoda.

Por último, haz la pregunta de la retirada. ¿Puedes decir en una línea para qué sirve cada uno? Lo que no puedas explicar, apágalo. Siempre puedes volver a encenderlo. No puedes deshacer el envío de lo que mandó mientras no mirabas.

Hacerlo una vez es una limpieza. Hacerlo cada mes es un sistema. Elige el sistema, porque los errores no dejan de llegar solo porque arreglaste el primer lote. Los formularios se reconstruyen, las etapas cambian de nombre, y un flujo que era sólido en primavera está mal en silencio en otoño.

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La versión de una página

Si solo actúas sobre unas pocas cosas esta semana, actúa sobre estas.

• Haz la lista de los relevos que de verdad se caen, a partir de una semana de observación y no de memoria.
• Elige uno que ya funcione a mano.
• Escríbelo en dos o tres frases sencillas, con su salida.
• Ejecútalo contigo antes de que lo vea nadie más. Así se prueba una automatización antes de ponerla en marcha.
• Pon media hora en tu calendario para leer lo que hizo de verdad.

Esa secuencia evita la mayoría de los nueve sin ninguna genialidad.

El principio de fondo es el que merece la pena conservar. Deja que la máquina cumpla la promesa. Quédate tú con la relación. Nunca pidas a ninguno de los dos que haga el trabajo del otro.

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Preguntas frecuentes

¿Qué error es el más costoso?

Los primeros. Automatizar una suposición o automatizar la relación se decide antes de abrir ninguna herramienta, y todo lo que se construye después hereda el fallo. Arregla primero la selección.

¿Puedo corregir estos errores tras el lanzamiento?

La mayoría, sí. Añade la salida, bloquea la reentrada, acorta la cadena, empieza a medir. Pero a la gente que ya recibió lo equivocado no se le puede desenviar el mensaje, y por eso probar va primero.

¿Necesito una herramienta mejor para evitarlos?

No. Estos errores de automatización son fallos de selección, de diseño y de atención. Una herramienta mejor construirá el mismo error más rápido. Las mejores decisiones vienen de ti.

¿Cuántos flujos son demasiados?

Más de los que puedes revisar tú solo. Si no puedes decir en una línea para qué sirve cada flujo activo, has pasado el límite y algunos ya están en apuros. Con menos flujos hay menos errores de automatización que encontrar.

El método completo, con las listas de comprobación, está en El Playbook de Automatización de Marketing, un playbook gratuito de 21 páginas.