أخطاء الأتمتة التي يجب تجنبها:تسع طرق للفشل

أخطاء الأتمتة التي يجب تجنبها تسعة، ولا واحد منها عن البرنامج. إنها إخفاقات في الاختيار والتصميم والانتباه: أتمتة تخمين، وأتمتة العلاقة، ونسيان المخرج، والسماح بإعادة الدخول، وعدم إيقاف أي شيء أبدًا.

أخطاء الأتمتة التي يجب تجنبها: تسع طرق تحوّل الموثوقية إلى خطر

الخبر الجيد أولًا. يكاد لا أحد يخطئ في الأتمتة لأن الأداة كانت سيئة.

يخطئون لثلاثة أسباب. ما اختاروا أتمتته. وكيف صمموه. وقلة نظرهم إليه بعد ذلك. الثلاثة قرارات، والثلاثة قراراتك.

مما يعني أن كل خطأ في هذه القائمة قابل للتجنب. جمعتها بحسب متى تلدغ: قبل أن تبني، وأثناء البناء، وبعد أن تعمل. اقرأها بالترتيب. الأولى هي الأغلى، لأنك حين تلقاها في المحرر يكون الضرر قد صُمم فيها أصلًا.

قبل أن تبني: أخطاء الاختيار

الخطأ الأول: أتمتة عملية لم تنجح يدويًا قط

أنت لا تؤتمت عملية. أنت تؤتمت تخمينًا. وسيجد عملاؤك عيوبه نيابة عنك.

العلاج ممل. نفّذها يدويًا حتى تعرف كيف تبدو النتيجة الجيدة، وحتى تستطيع وصفها في بضع جمل، وحتى تتوقف عن اتخاذ قرارات تقديرية داخلها. الأتمتة تضخّم ما تشغّله، بما فيه العملية السيئة.

الخطأ الثاني: أتمتة العلاقة بدل المتابعة

الشكاوى. الأخبار السيئة. التفاوض. الحديث الحقيقي الأول مع عميل جاد. هذه لك.

القالب في تلك اللحظات يُقرأ لامبالاة في اللحظة بالضبط التي ينتبه فيها الطرف الآخر. اكتب قائمة ما لن تؤتمته أبدًا قبل أن تبدأ، لأن الإغراء يزداد مع كل تحديث للأداة، وأسرع حين تكون متعبًا. الحجة الكاملة في ما لا يجب على رائد الأعمال المنفرد أتمتته.

الخطأ الثالث: البدء بالرسائل الخارجة

مهمة لنفسك قد تكون خاطئة ولا يعرف أحد أبدًا. أما رسالة إلى عميل فقد تكون خاطئة أمام الجميع.

فابدأ بسير العمل التي تمس مكتبك وحده: أخبرني، أنشئ مهمة، ضع وسمًا على السجل. اكسب الثقة بمحفّزاتك أولًا، ثم وجّهها إلى الناس في الخارج. كثير من أفضل سير العمل لا يرسل إلى العميل شيئًا.

دليل مجاني · 21 صفحةاحفظ الوعد.ماذا تسلّم للآلة أولاً، وكيف تبنيها لتعمل كما ينبغي، وكيف تعرف متى توقفها.احصل على الدليل المجاني →

أثناء البناء: أخطاء التصميم

الخطأ الرابع: تصميم المدخل ونسيان المخرج

يصمم الناس البداية بعناية وينسون النهاية. هكذا يتلقى عميل "أتحقق فقط" بعد يومين من دفعه.

قرر الهدف الذي ينهي سير العمل في اللحظة نفسها التي تقرر فيها الحدث الذي يبدؤه. ردّ، أو حجز، أو شراء: أيًّا كان، بلوغه يزيل الشخص.

الخطأ الخامس: السماح بإعادة الدخول الصامتة

ينطلق حدثان. يُسجَّل الشخص نفسه مرتين. فيتلقى كل شيء مرتين.

الرسائل المكررة تخبر المتلقي، بدقة كبيرة، أن لا أحد منتبه. افتراضيًا، من هو داخل أصلًا لا ينبغي تسجيله مجددًا. اسمح بإعادة الدخول فقط حيث تكون مقصودة بوضوح، مثل التجديد. انظر كيف توقف الأتمتة عن الإرسال مرتين.

الخطأ السادس: التفرع على بيانات لا تملكها

نصف جهات اتصالك بلا قيمة في حقل. تبني شرطًا عليه. فيسلك نصف جهات اتصالك مسار "لا" لسبب خاطئ، ولا تكتشف ذلك أبدًا.

تحقق كم مرة يُملأ الحقل فعلًا قبل أن تتفرع عليه. ثم عرّف المسارين. شرط بمسار "نعم" فقط موضع يسقط فيه الناس بصمت من عمليتك.

الخطأ السابع: بناء سير عمل طويل واحد يفعل كل شيء

السلسلة الطويلة يصعب قراءتها، ويصعب تغييرها، ويسهل كسرها، لأن الخطأ المبكر يسري في كل ما بعده.

ابنِ عدة سير عمل قصيرة يسلّم بعضها بعضًا. مهمة واحدة لكل إجراء. أبقِ السلسلة قصيرة بما يكفي لترى أي خطوة أساءت التصرف. المحفّز والشرط والإجراء هو الشكل الذي يجب أن تلتزم به.

بعد أن تعمل: أخطاء الانتباه

الخطأ الثامن: قياس أنها عملت بدل هل نجحت

سير عمل يُنفَّذ بإتقان ولا يحرك النتيجة هو عبء إضافي بشريط تقدم.

قِس النتيجة التي كانت تهمك قبل أن تشغّله، ومرة أخرى بعد بضعة أسابيع. إن لم يتحرك شيء، فأنت تريد أن تعرف قبل أن تبني ثلاثة أخرى مثله.

الخطأ التاسع: ألا توقف أي شيء أبدًا

تعيش سير العمل أكثر من عملياتها وغايتها. وتواصل الكلام مع الناس نيابة عنك طويلًا بعد أن تنسى لماذا.

إحالة واحد إلى التقاعد صيانة، لا فشل. ضع السؤال في مراجعتك الشهرية: لماذا يوجد كل واحد من هذه، وهل ما زال يحتاج إلى الوجود؟

التسعة بنظرة واحدة

تقييم مجانيإلى أي حد أنت محاصر فعلاً؟أجرِ مؤشر الاختناق الوظيفي، التقييم المجاني لمعرفة مدى استعدادك لتصبح رائد أعمال منفرداً.ابدأ التقييم ←

لماذا تتكرر أخطاء الأتمتة التسعة هذه

انظر إلى النمط في أخطاء الأتمتة هذه. ولا واحد منها عطل تقني.

البرنامج فعل بالضبط ما قيل له. والتعليمة كانت خاطئة، أو ناقصة، أو لم تُراجَع أبدًا. ولهذا تبديل الأدوات لا يحل شيئًا. محرر أفضل سيبني فكرتك السيئة بجمال أكبر.

وهذا يفسر أيضًا لماذا المشغّل المنفرد أكثر عرضة من الفريق. الشركة تُسقط التسليم بين شخصين. أنت تُسقطه بين نسختين منك: التي صممت سير العمل، والتي مرّ عليها أسبوع طويل. لا أحد يلتقط الزلة. فيجب أن يكون الالتقاط مبنيًا، كعادة.

إن كانت لديك سير عمل تعمل أصلًا

معظم القراء لا يبدؤون من الصفر. لديك بضعة أشياء تعمل أصلًا، بُنيت يوم أحد، ومتذكَّرة نصف تذكر.

لا تهدمها. دقّقها مقابل هذه القائمة، واحدًا في كل مرة، بترتيب الأكثر إيلامًا.

ابدأ بالمخرج وإعادة الدخول، لأن هذين ينتجان الأخطاء التي يراها عملاؤك أولًا. اسأل عن كل سير عمل: ما الذي يزيل شخصًا منه، وهل يمكن للشخص نفسه أن يدخل مرتين؟ إن لم تستطع الجواب، فاختبره على نفسك اليوم.

ثم افحص الشروط. افتح حفنة من السجلات الحقيقية وانظر هل الحقول التي تعتمد عليها فروعك موجودة فعلًا. يستغرق هذا دقائق، وكثيرًا ما تسكن هنا المفاجأة غير المريحة.

أخيرًا، اطرح سؤال التقاعد. هل تستطيع القول بسطر واحد لماذا يوجد كل واحد؟ أي شيء لا تستطيع شرحه، أوقفه. تستطيع دائمًا إعادة تشغيله. لكنك لا تستطيع سحب ما أرسله وأنت غافل.

فعل هذا مرة واحدة تنظيف. وفعله شهريًا نظام. اختر النظام، لأن الأخطاء لا تتوقف عن الوصول لمجرد أنك أصلحت الدفعة الأولى. النماذج تُعاد بناءً، والمراحل يُغيَّر اسمها، وسير عمل كان سليمًا في الربيع يصير خاطئًا بهدوء في الخريف.

دليل مجاني · 21 صفحةاحفظ الوعد.ماذا تسلّم للآلة أولاً، وكيف تبنيها لتعمل كما ينبغي، وكيف تعرف متى توقفها.احصل على الدليل المجاني →

النسخة ذات الصفحة الواحدة

إن لم تتصرف إلا في بضعة أشياء هذا الأسبوع، فتصرف في هذه.

• اذكر التسليمات التي تسقط فعلًا، من أسبوع من الملاحظة لا من الذاكرة.
• اختر واحدًا ينجح يدويًا أصلًا.
• اكتبه في جملتين أو ثلاث جمل بسيطة، مع مخرجه.
• شغّله على نفسك قبل أن يراه أحد. إليك كيف تختبر أتمتة قبل أن تعمل.
• ضع نصف ساعة في تقويمك لقراءة ما فعله فعلًا.

هذا التسلسل يتجنب معظم التسعة دون أي ذكاء على الإطلاق.

والمبدأ الذي تحته هو الجدير بالاحتفاظ. دع الآلة تحفظ الوعد. واحفظ العلاقة بنفسك. ولا تطلب من أحدهما أبدًا أن يؤدي عمل الآخر.

تقييم مجانيإلى أي حد أنت محاصر فعلاً؟أجرِ مؤشر الاختناق الوظيفي، التقييم المجاني لمعرفة مدى استعدادك لتصبح رائد أعمال منفرداً.ابدأ التقييم ←

الأسئلة الشائعة

أي خطأ هو الأعلى كلفة؟

الأولى. أتمتة تخمين أو أتمتة العلاقة تُحسم قبل أن تفتح أي أداة، وكل ما يُبنى بعدها يرث العيب. أصلح الاختيار أولًا.

هل أستطيع إصلاح هذه الأخطاء بعد الإطلاق؟

معظمها، نعم. أضف المخرج، وامنع إعادة الدخول، وقصّر السلسلة، وابدأ القياس. لكن الذين تلقوا الشيء الخطأ أصلًا لا يمكن سحب الرسالة منهم، ولهذا يأتي الاختبار أولًا.

هل أحتاج إلى أداة أفضل لتجنبها؟

لا. أخطاء الأتمتة هذه إخفاقات في الاختيار والتصميم والانتباه. أداة أفضل ستبني الخطأ نفسه أسرع. القرارات الأفضل تأتي منك.

كم سير عمل أكثر من اللازم؟

أكثر مما تستطيع مراجعته وحدك. إن لم تستطع القول بسطر واحد ما غاية كل سير عمل نشط، فقد تجاوزت الحد وبعضها بالفعل في ورطة. قلة سير العمل تعني أخطاء أتمتة أقل لتجدها.

الطريقة الكاملة مع قوائم التحقق في دليل أتمتة الأعمال، دليل مجاني من 21 صفحة.