منع الرسائل المكررة في الأتمتة (أو المتأخرة)

منع الرسائل المكررة في الأتمتة: ضع قاعدة إعادة دخول مقصودة حتى لا يُسجَّل مرة ثانية شخص داخل سير العمل أصلًا، وأعطِ كل سير عمل هدفًا يُخرج الناس، وتأكد ألا يراسل سير عمل آخر الشخص نفسه في اللحظة نفسها.

منع الرسائل المكررة في الأتمتة

يحدث الأمر هكذا. يملأ أحدهم نموذجك. بعد ذلك، لأنه نسي شيئًا أو لأن حدثين انطلقا، يملؤه مرة أخرى. يرى سير عملك محفّزًا جديدًا. فيُسجَّل مرة ثانية. والآن يصله كل رسالة مرتين.

إنه أشيع إحراج مؤتمت على الإطلاق. وهو قابل للمنع تمامًا.

هذا ما تقوله الرسالة المكررة لمن يتلقاها: لا أحد منتبه. رسالة دقيقة، وعكس التي بنيت سير العمل لترسلها. بريد مكرر يؤلم أكثر من بريد غائب، لأن الغائب غير مرئي.

العلاج قاعدة، تُوضع عن قصد، لكل سير عمل. لا إعدادًا تتركه على ما كانت الأداة تفترضه.

الافتراضي: لا أحد يدخل مرتين

ابدأ من هنا. افتراضيًا، الشخص الموجود داخل سير عمل لا ينبغي تسجيله فيه مجددًا.

ابدأ من هناك، ولا تسمح بالاستثناءات إلا حيث تكون مقصودة بوضوح. الاستثناء الكلاسيكي سير عمل يجب أن يعمل فعلًا كل مرة يتكرر فيها شيء، مثل كل مرة يجدد فيها عميل. تذكير تجديد يُطلق مرة ولا يعود سيكون خللًا بحد ذاته.

فالسؤال ليس أبدًا "هل ينبغي السماح بالتكرار؟" عمومًا. بل "في سير العمل هذا، ماذا يجب أن يحدث لو أطلقه الشخص نفسه مرة أخرى؟" وليس هناك فعلًا سوى ثلاثة أجوبة:

• تجاهل المحفّز الثاني. صحيح للإعداد ورسائل الترحيب وأي شيء يُراد حدوثه مرة لكل شخص.
• دعهم يدخلون بعد أن يخرجوا. صحيح حيث يتكرر الحدث فعلًا وانتهى التشغيل الأول.
• دعهم يدخلون مجددًا، بمسار مختلف. صحيح حيث يعني التكرار شيئًا، كمستفسر عائد يستحق مهمة لك بدل تأكيد ثانٍ.

اكتب الجواب بجانب الملاحظة ذات السطر الواحد عن غاية سير العمل. ستريده حين تراجع سير العمل لاحقًا.

دليل مجاني · 21 صفحةاحفظ الوعد.ماذا تسلّم للآلة أولاً، وكيف تبنيها لتعمل كما ينبغي، وكيف تعرف متى توقفها.احصل على الدليل المجاني →

من أين تأتي المضاعفات فعلًا

معرفة الأسباب تساعد على رصدها. إليك التشخيص المختصر.

لاحظ أن الصفوف الثلاثة الأولى فقط تكرار بالمعنى الصارم. والبقية أبناء عم لأتمتة ترسل مرتين. كلها تعطي النتيجة نفسها: أتمتتك تواصل الكلام بعد أن تحولت المحادثة.

الجمود: النوع الآخر من الأتمتة التي ترسل مرتين

الرسالة قد تكون مكررة بالروح حتى لو أُرسلت مرة واحدة. المتابعة التي تصل بعد أن اشترى أحدهم. التذكير بالحجز لمن حجز أمس. إنها تكرر ما فعلوه أصلًا، وتعلن أن لا أحد كان يستمع.

هذه قاعدة المخرج من مرحلة التصميم، منفَّذة. كل سير عمل يرسل عبر الزمن يجب أن يوقفه الهدف الذي وُجد لتحقيقه. إن بلغ الشخص الهدف، خرج، أيًّا كانت الخطوة التي بلغها.

لهذا يملك سير العمل الجيد سطرين مكتوبين قبل أن تكون له أي خطوات: ما يبدؤه، وما ينهيه. صمم النهاية في الوقت نفسه الذي تصمم فيه البداية. وإن أردت الطريقة الكاملة لذلك، فإن تصميم سير عمل آلي بمحفّز وشرط وإجراء يمر على نسخة الجملة.

ثم اسأل سؤال الانتظار: ماذا يجب أن يحدث لو تغير الوضع وهم ينتظرون؟ الإيقاف المؤقت بين الخطوات مخبأ مثالي لرسالة قديمة. يتحول الشخص إلى عميل أثناء الانتظار، والخطوة التالية تنطلق على أي حال. ابنِ الفحص، أو أنهِ سير العمل عند الهدف.

سير عمل يتكلم بعضها فوق بعض

سير العمل المنفردة تنال كل الانتباه. والمشكلة كثيرًا ما تكون بين اثنين.

تبني تسلسل ترحيب. ثم تبني لاحقًا متابعة للعملاء المحتملين الجدد. شخص جديد يستوفي الاثنين. يتلقى ترحيبًا و"أتحقق فقط" في العصر نفسه، بنبرتين مختلفتين، وربما متناقضتين. لا أحد من سير العمل مخطئ. التداخل هو الخطأ.

قبل أن تشغّل أي شيء، اسأل: هل يمكن أن يكون هذا الشخص داخل سير عمل آخر الآن؟ ماذا سيقول ذلك؟ إن كان الجواب نعم والرسالتان متعارضتان، فضيّق أحد قواعد الدخول، أو اجعل أحد سير العمل ينهي الآخر حين يستوفي الشخص الشرط.

وهذه أيضًا حجة هادئة لإبقاء عدد سير العمل صغيرًا. تستطيع أن تحمل بضعة في رأسك. لا تستطيع أن تحمل عشرات، ولن يحملها غيرك. وكلما شغّلت أكثر، خلقت تداخلات أكثر دون أن تلاحظ.

تقييم مجانيإلى أي حد أنت محاصر فعلاً؟أجرِ مؤشر الاختناق الوظيفي، التقييم المجاني لمعرفة مدى استعدادك لتصبح رائد أعمال منفرداً.ابدأ التقييم ←

مفتاح الإيقاف الذي يمسكه المتلقون

نوع واحد من التكرار ليس محرجًا فحسب. إنه انتهاك.

كل من يتلقى رسائلك التسويقية يجب أن يستطيع التوقف عن تلقيها، بسهولة، ويجب أن تحترم ذلك دون استثناء. وهذا يعني إلغاء اشتراك يعمل في كل رسالة تسويقية، وفحصًا قبل كل إرسال. بما في ذلك الإرسالات من سير عمل بُنيت قبل أن ينسحب الشخص.

هذا الجزء الأخير هو موضع الخطأ. بنيت سير العمل في الربيع. وألغى الشخص اشتراكه في الصيف. سير العمل لا يعلم إلا إن جرى الفحص وقت الإرسال. وفي أماكن كثيرة الخطأ في هذا غير قانوني، ويضر بقدرتك على الوصول إلى الجميع.

تعامل مع هذا كالبند الوحيد غير القابل للتفاوض في القائمة. وإن كنت تختار ما تُبقي فيه إنسانًا، فإن ما لا يجب على رائد الأعمال المنفرد أتمتته يشمل اللحظات التي تُحدث فيها الرسالة المكررة أكبر ضرر.

لماذا تكلف الرسالة المكررة أكثر مما يبدو

من المغري أن تهز كتفيك. بريدان، فماذا. لكن فكّر فيمن يصيبه.

يصيب الذين استجابوا. من ملأوا نموذجك هم أدفأ جهات اتصالك، والنموذج هو المحفّز. والتكرار يقع عليهم أولًا. لقد فعلوا شيئًا، وما عاد إليهم دليل على أن نظامك لم يكن يراقب.

ويصيب على نطاق واسع أيضًا. شخص واحد يتلقى مضاعفة إزعاج. أما محفّز يسجّل مرتين فيفعل ذلك بكل من يستوفيه، بصمت، كل يوم، حتى تنظر. لن تتلقى شكوى من معظمهم. الناس لا يكتبون. إنهم فقط يثقون بك قليلًا أقل.

ولهذا ينتمي هذا إلى نظرتك الأسبوعية إلى ما فعلته سير العمل فعلًا. إن كانت الإدخالات أعلى من عدد الأشخاص الذين وصلوا فعلًا، فشيء يسجّل مرتين. وإن فاجأتك الأرقام، فهناك دائمًا تقريبًا سبب يستحق البحث عنه.

دليل مجاني · 21 صفحةاحفظ الوعد.ماذا تسلّم للآلة أولاً، وكيف تبنيها لتعمل كما ينبغي، وكيف تعرف متى توقفها.احصل على الدليل المجاني →

افحصه قبل أن يعمل

لن تلتقط كل رسالة مكررة بالتفكير. تلتقطها بالاختبار على نفسك.

شغّل سير العمل من طرفه إلى طرفه على جهة اتصال تتحكم بها. ثم أطلقه مرة ثانية، كما يفعل شخص حقيقي. هل يسجلك مجددًا؟ هل يصلك كل شيء مرتين؟ هل يفعل المرور الثاني ما قررت أنه يجب أن يفعله؟ وانتبه أن الاختبار في أدوات كثيرة تشغيل حقيقي، وهذا بالضبط سبب أن تكون جهة الاتصال هي أنت.

ثم اقرأ السجلات. تحقق من عدد من دخلوا، وعدد من بلغوا كل خطوة، وعدد من أنهوا. رقم يبدو مرتفعًا جدًا دليل. وحين يعمل سير العمل فعلًا، انظر إلى عينة من الرسائل التي خرجت. كيف تختبر أتمتة قبل أن تعمل يعطي الروتين الكامل.

أخيرًا، قائمة من خمسة أسطر قبل أن تشغّل:

1. هل قررت، عن قصد، هل يستطيع الشخص الدخول أكثر من مرة؟
2. هل هناك هدف يزيل الشخص، أيًّا كانت الخطوة التي بلغها؟
3. هل تحسب فترات الانتظار تغيّر الوضع؟
4. هل يرسل أي سير عمل آخر إلى هذا الشخص رسالة متعارضة في اللحظة نفسها؟
5. هل تحمل كل رسالة تسويقية وسيلة عاملة للتوقف، وهل تُفحص قبل كل إرسال؟

خمسة مربعات. علّمها بصدق وإلا فلا تشغّله.

تقييم مجانيإلى أي حد أنت محاصر فعلاً؟أجرِ مؤشر الاختناق الوظيفي، التقييم المجاني لمعرفة مدى استعدادك لتصبح رائد أعمال منفرداً.ابدأ التقييم ←

الأسئلة الشائعة

لماذا تلقى عميل البريد نفسه مرتين؟

عادةً انطلق حدثان للشخص نفسه، أو ملأ نموذجًا مرة أخرى، فسجّله سير العمل مرة ثانية. امنع إعادة الدخول ما دام أحدهم داخل سير عمل، وقرر عن قصد متى يُسمح بالتكرار.

هل أسمح أبدًا للناس بإعادة الدخول إلى سير عمل؟

نعم، حيث يتكرر الحدث فعلًا، مثل التجديد. اجعل ذلك اختيارًا مقصودًا لذلك السير لا افتراضًا في الأداة.

كيف أوقف وصول الرسائل بعد أن يشتري أحدهم؟

أعطِ سير العمل هدفًا يزيل الناس حين يبلغونه. كل من يتحول إلى عميل يخرج فورًا، أيًّا كانت الخطوة، ولا تنطلق الرسالة التالية أبدًا.

ماذا لو كان اثنان من سير عملي يتصلان بالشخص نفسه؟

افحص التداخل قبل تشغيل أي شيء. ضيّق قواعد الدخول، أو دع أحدهما ينهي الآخر حين يستوفي الشخص الشرط. قلة سير العمل تجعل الأتمتة التي ترسل مرتين أسهل رصدًا.

الطريقة الكاملة مع قوائم التحقق في دليل أتمتة الأعمال، دليل مجاني من 21 صفحة.