Automazione che invia due volte:come fermarla

Come fermare un'automazione che invia due volte: imposta una regola di rientro voluta, così chi è già dentro un workflow non può essere iscritto di nuovo, dai a ogni workflow un obiettivo che toglie le persone, e controlla che nessun altro workflow scriva alla stessa persona nello stesso momento.

Come fermare un'automazione che invia due volte

Succede così. Qualcuno compila il tuo modulo. Più tardi, perché ha dimenticato qualcosa o perché sono scattati due eventi, lo compila di nuovo. Il tuo workflow vede un nuovo trigger. Viene iscritto una seconda volta. Ora riceve ogni messaggio due volte.

È l'imbarazzo automatico più comune che esista. Ed è del tutto evitabile.

Ecco cosa dice un duplicato a chi lo riceve: nessuno sta facendo attenzione. È un messaggio preciso, e l'opposto di quello che il workflow doveva mandare. Un'email ripetuta pesa più di una mancante, perché una mancante è invisibile.

La soluzione è una regola, presa di proposito, per ogni workflow. Non un'impostazione lasciata a quello che lo strumento aveva di default.

Il default: nessuno entra due volte

Parti da qui. Di default, una persona che è già dentro un workflow non dovrebbe essere iscritta di nuovo.

Parti da lì e ammetti eccezioni solo dove sono chiaramente volute. L'eccezione classica è un workflow che deve davvero girare ogni volta che qualcosa si ripete, come ogni volta che un cliente rinnova. Un promemoria di rinnovo che scatta una volta e mai più sarebbe un bug a sé.

Quindi la domanda non è mai "i rientri vanno permessi?" in generale. È "per questo workflow, cosa deve succedere se la stessa persona lo attiva di nuovo?". Le risposte sono davvero solo tre:

• Ignora il secondo trigger. Giusto per l'onboarding, i messaggi di benvenuto e tutto ciò che deve accadere una volta per persona.
• Falla rientrare dopo che è uscita. Giusto dove l'evento si ripete davvero e la prima esecuzione è finita.
• Falla rientrare, con un percorso diverso. Giusto dove una ripetizione significa qualcosa, come chi chiede di nuovo e merita un'attività per te invece di una seconda conferma.

Scrivi la risposta accanto alla nota di una riga su a cosa serve il workflow. Ti servirà quando lo rivedrai più avanti.

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Da dove arrivano davvero i doppioni

Conoscere le cause aiuta a riconoscerle. Ecco la diagnosi breve.

Nota che solo le prime tre righe sono duplicati in senso stretto. Le altre sono cugine di un'automazione che invia due volte. Danno tutte lo stesso risultato: la tua automazione continua a parlare dopo che la conversazione è andata avanti.

Dati obsoleti: l'altra automazione che invia due volte

Un messaggio può essere un duplicato nello spirito anche se inviato una sola volta. Il follow-up che arriva dopo che qualcuno ha comprato. Il promemoria di prenotare a chi ha prenotato ieri. Ripete ciò che hanno già fatto, e annuncia che nessuno ascoltava.

È la regola d'uscita della fase di progetto, fatta rispettare. Ogni workflow che invia nel tempo dovrebbe essere fermato dall'obiettivo per cui esiste. Se la persona raggiunge l'obiettivo, esce, qualunque sia il passo a cui era.

Ecco perché un buon workflow ha due righe scritte prima di avere qualsiasi passo: cosa lo avvia e cosa lo conclude. Progetta la fine insieme all'inizio. Se vuoi il metodo completo, come progettare un workflow trigger condizione azione percorre la versione in frasi.

Poi fai la domanda sull'attesa: cosa dovrebbe succedere se la situazione è cambiata mentre aspettavano? Una pausa tra i passi è il nascondiglio perfetto per un messaggio obsoleto. La persona converte durante l'attesa, e il passo successivo scatta lo stesso. Inserisci il controllo, oppure concludi il workflow sull'obiettivo.

Workflow che si parlano sopra

I workflow singoli ricevono tutta l'attenzione. Il problema è spesso tra due.

Costruisci una sequenza di benvenuto. Più tardi costruisci un follow-up per i nuovi lead. Una nuova persona si qualifica per entrambi. Riceve un benvenuto e un "volevo solo sentirti" nello stesso pomeriggio, con toni diversi, forse in contraddizione. Nessuno dei due workflow è sbagliato. Lo è la sovrapposizione.

Prima di accendere qualsiasi cosa, chiediti: questa persona potrebbe già essere dentro un altro workflow in questo momento? Cosa direbbe quello? Se la risposta è sì e i messaggi sono in conflitto, restringi una delle regole d'ingresso, oppure fai in modo che un workflow concluda l'altro quando una persona si qualifica.

È anche un argomento silenzioso per tenere piccolo il numero di workflow. Ne puoi tenere a mente una manciata. Non ne puoi tenere dozzine, e nessun altro lo farà. Più ne gestisci, più sovrapposizioni crei senza accorgertene.

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L'interruttore in mano ai destinatari

Un tipo di ripetizione non è solo imbarazzante. È una violazione.

Chiunque riceva i tuoi messaggi di marketing deve poter smettere di riceverli, facilmente, e tu devi rispettarlo senza eccezioni. Significa una disiscrizione funzionante su ogni messaggio di marketing e un controllo prima di ogni invio. Compresi gli invii da workflow costruiti prima che la persona si disiscrivesse.

È quest'ultima parte che va storta. Hai costruito il workflow in primavera. La persona si è disiscritta in estate. Il workflow non lo sa, a meno che il controllo avvenga al momento dell'invio. In molti posti sbagliare è illegale, e danneggia la tua capacità di raggiungere tutti gli altri.

Trattalo come l'unica voce non negoziabile della lista. Se stai scegliendo cosa tenere in mano a una persona, cosa un solopreneur non dovrebbe mai automatizzare include i momenti in cui un messaggio ripetuto fa più danni.

Perché un duplicato costa più di quanto sembri

È facile alzare le spalle. Due email, e allora. Ma pensa a chi colpisce.

Colpisce chi ha risposto. Chi ha compilato il tuo modulo è il tuo contatto più caldo, e il modulo è il trigger. Una ripetizione arriva prima a loro. Hanno fatto qualcosa, e ciò che hanno ricevuto è la prova che il tuo sistema non stava guardando.

Colpisce anche in serie. Una persona che riceve un doppio è un fastidio. Un trigger che iscrive due volte lo fa a tutti quelli che lo incontrano, in silenzio, ogni giorno, finché non guardi. Per la maggior parte non riceverai un reclamo. La gente non scrive. Si fida un po' meno di te, e basta.

Per questo rientra nella tua occhiata settimanale a ciò che i workflow hanno fatto davvero. Se gli ingressi sono più del numero di persone realmente arrivate, qualcosa sta iscrivendo due volte. Se i numeri ti sorprendono, c'è quasi sempre un motivo che vale la pena trovare.

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Controllalo prima che vada online

Non coglierai ogni duplicato pensandoci. Li cogli provando su te stesso.

Fai girare il workflow da capo a fondo su un contatto che controlli. Poi attivalo una seconda volta, come farebbe una persona vera. Ti iscrive di nuovo? Ricevi tutto due volte? Il secondo passaggio fa ciò che avevi deciso? Tieni presente che in molti strumenti un test è un'esecuzione reale, ed è proprio per questo che quel contatto dovresti essere tu.

Poi leggi i record. Controlla quante persone sono entrate, quante hanno raggiunto ogni passo e quante hanno finito. Un conteggio che sembra troppo alto è un indizio. E quando il workflow è online, guarda un campione dei messaggi usciti. Come testare un'automazione prima di attivarla dà la routine completa.

Infine, una checklist di cinque righe prima di accendere:

1. Ho deciso, di proposito, se una persona può entrare più di una volta?
2. C'è un obiettivo che toglie la persona, qualunque sia il passo a cui è?
3. Le attese tengono conto del fatto che la situazione può cambiare?
4. Nessun altro workflow manda a questa persona un messaggio in conflitto nello stesso momento?
5. Ogni messaggio di marketing ha un modo funzionante per smettere, ed è controllato prima di ogni invio?

Cinque caselle. Spuntale con onestà o non accenderlo.

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Domande frequenti

Perché un cliente ha ricevuto due volte la stessa email?

Di solito sono scattati due eventi per la stessa persona, oppure ha compilato di nuovo un modulo, e il workflow l'ha iscritta una seconda volta. Blocca il rientro finché qualcuno è dentro un workflow, e decidi di proposito quando una ripetizione è ammessa.

Devo mai permettere alle persone di rientrare in un workflow?

Sì, dove l'evento si ripete davvero, come un rinnovo. Fanne una scelta voluta per quel workflow e non un default dello strumento.

Come evito che i messaggi arrivino dopo che qualcuno ha comprato?

Dai al workflow un obiettivo che toglie le persone quando lo raggiungono. Chi converte esce subito, qualunque sia il passo a cui era, e il messaggio successivo non scatta mai.

E se due dei miei workflow contattano la stessa persona?

Controlla le sovrapposizioni prima di accendere qualsiasi cosa. Restringi le regole d'ingresso, oppure lascia che un workflow concluda l'altro quando una persona si qualifica. Meno workflow rendono più facile vedere un'automazione che invia due volte.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook di Automazione Marketing, una guida gratuita di 21 pagine.