自动化常见错误：九种把可靠变成风险的方式

自动化常见错误有九个，没有一个和软件有关。它们是选择、设计和关注上的失败：自动化一个猜测，自动化人际关系，忘了出口，放任重新进入，以及从不关闭任何东西。

自动化常见错误：九种把可靠变成风险的方式

先说好消息。几乎没有人是因为工具不好才把自动化搞砸的。

他们搞砸，是因为三件事。他们选了自动化什么。他们怎么设计。他们事后看得有多少。这三件都是决定，而且都是你的。

也就是说，这张清单上的每个错误都是可以避免的。我按它们咬人的时间分了组：搭之前，搭的时候，上线之后。按顺序读。早期的最贵，因为等你在编辑器里遇到它们时，伤害已经被设计进去了。

搭之前：选择上的错误

错误一：自动化一个手动从没跑通的流程

你不是在自动化一个流程。你是在自动化一个猜测。你的客户会替你找出它的缺陷。

解决办法很无聊。手动做，直到你知道好的结果是什么样子，直到你能用几句话描述它，直到你不再在里面做判断。自动化会放大它运行的一切，包括糟糕的流程。

错误二：自动化人际关系，而不是跟进

投诉。坏消息。谈判。与认真的潜在客户的第一次真正对话。这些属于你。

在这些时刻，模板读起来就是冷漠，而且恰恰落在对方全神贯注的那一刻。开始之前，先写下你永远不会自动化的清单，因为诱惑随着每次工具更新而增长，你累的时候增长得更快。完整的论述在独立创业者永远不该自动化什么里。

错误三：从对外的消息开始

给自己的任务出了错，谁也不会知道。给客户的消息出了错，是当众出错。

所以从只碰你自己桌面的工作流开始：通知我，建个任务，给记录打标签。先对你的触发条件建立信任，再把它们指向外面的人。许多最好的工作流，从不给客户发任何东西。

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搭的时候：设计上的错误

错误四：设计了入口，忘了出口

人们仔细设计开头，却忘了结尾。客户就是这样在付款两天后收到“只是问候一下”的。

在你决定启动它的事件的同一时刻，决定终结工作流的目标。回复、预约、购买：不论是哪个，达成它就把人移出去。

错误五：允许悄无声息地重新进入

两个事件触发了。同一个人被纳入两次。他们把所有东西都收到两遍。

重复的消息非常精确地告诉收件人：没有人在留意。默认情况下，已经在里面的人不应该被再次纳入。只在明确有意的地方允许重新进入，比如续费。见如何阻止自动化重复发送。

错误六：根据你没有的数据来分叉

你一半的联系人某个字段是空的。你却在它上面建了条件。一半的联系人因为错误的原因走了“否”的路径，而你永远不会发现。

分叉之前，先查这个字段到底有多少是真正填了的。然后把两条路径都定义好。只有“是”路径的条件，是人们悄无声息地掉出你流程的地方。

错误七：搭一个什么都干的长工作流

长链条难读、难改、容易坏，因为前面的一个错误会传遍后面的一切。

搭几个互相交接的短工作流。每个动作一件事。让链条短到你能看出是哪一步出了毛病。触发、条件、动作是该坚持的形状。

上线之后：关注上的错误

错误八：衡量它有没有运行，而不是有没有起作用

一个执行得完美却没有推动结果的工作流，就是带着进度条的额外负担。

在打开它之前，测量你在意的那个结果，几周后再测一次。如果什么都没动，你要在搭三个同样的之前就知道。

错误九：从不关闭任何东西

工作流会比它们的流程和用途活得更久。它们在你早已不记得为什么的很久之后，仍在替你向人说话。

让一个退役是维护，不是失败。把这个问题放进你的月度复查：这些每一个是干什么的，它还需要存在吗？

九个错误一览

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这九个自动化常见错误为什么总在重演

看看这些自动化常见错误的规律。没有一个是技术故障。

软件完全照吩咐办了事。是吩咐错了，或者不完整，或者从没被重新看过。这就是为什么换工具什么也解决不了。更好的编辑器，只会把你的坏主意搭得更漂亮。

这也解释了为什么独自经营的人比团队更脆弱。公司是在两个人之间掉交接。你是在两个版本的自己之间掉：设计工作流的那个你，和度过漫长一周的那个你。没有人来接住这一失误。所以接住它的机制必须建进去，成为习惯。

如果你已经有工作流在运行

多数读者不是从零开始。你已经有几样东西在运行了，是某个周日搭的，记得一半。

别推倒重来。对照这张清单逐个审查，按最疼的顺序。

先查出口和重新进入，因为这两项产生的错误，是你的客户最先看到的。对每个工作流问：什么能把人从里面移出去，同一个人会不会进来两次？答不上来，今天就在自己身上测一遍。

然后查条件。打开几条真实记录，看你的分支所依赖的字段是不是真的在。这只要几分钟，而令人不舒服的意外往往就藏在这里。

最后，问退役的问题。你能用一句话说出每一个是干什么的吗？任何你解释不了的，关掉。你随时可以再打开。但你不能撤回它在你没留意时发出去的东西。

做一次，是清理。每月做，是一套系统。选系统，因为错误不会因为你修了第一批就停止到来。表单会被重建，阶段会被改名，春天还完好的工作流，到秋天已经悄悄出错了。

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一页纸版本

如果这周你只做几件事，就做这些。

• 列出真正掉了的交接，靠一周的留意，而不是凭记忆。
• 挑一个手动已经行得通的。
• 用两三句平实的话把它写下来，连同它的出口。
• 在别人看到之前，先在自己身上跑一遍。这里讲了如何在上线前测试自动化。
• 在日历里留半小时，去读它到底做了什么。

这个顺序，不需要任何聪明，就能避开这九个里的大多数。

底下的原则才是值得留下的。让机器守约。关系自己留着。永远不要让任何一方去干另一方的活。

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常见问题

哪个错误代价最大？

早期的那些。自动化一个猜测或自动化人际关系，是在你打开任何工具之前就决定了的，之后搭的一切都继承了这个缺陷。先修选择。

这些错误在上线后还能修吗？

大多数能。加上出口，禁止重新进入，缩短链条，开始衡量。但已经收到错误内容的人，无法撤回那条消息，这就是为什么测试要放在最前面。

我需要更好的工具来避免它们吗？

不需要。这些自动化常见错误，是选择、设计和关注上的失败。更好的工具只会把同样的错误搭得更快。更好的决定来自你。

多少个工作流算太多？

超出你一个人能复查的数量。如果你没法用一句话说出每个在用的工作流是干什么的，你就超出了上限，其中一些已经出了问题。工作流越少，要找的自动化常见错误就越少。

完整的方法和清单，都在《自动化手册》（自动化工作流实战手册(The Automation Playbook)）里，这是一份免费的 21 页手册。